1) Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

• za pośrednictwem operatora pocztowego na adres: Urząd Gminy Lidzbark Warmiński
  ul. Krasickiego 1, 11-100 Lidzbark Warmiński. Pismo należy przekazać w zaklejonej kopercie z klauzulą „poufne do rąk Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń” i umieścić w kolejnej zaklejonej kopercie z adresem jednostki.
• za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@gminalidzbark.com
• poprzez fizyczne, osobiste dostarczenie pisma do sekretariatu jednostki. Pismo należy przekazać w zaklejonej kopercie z klauzulą „poufne do rąk Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń” i umieścić w kolejnej zaklejonej kopercie z adresem jednostki.
• osobiście u Koordynator ds. obsługi zgłoszeń, gdy zgłaszający wystąpi z wnioskiem
  o zorganizowanie bezpośredniego spotkania, w terminie 14 dni, od dnia otrzymania zgłoszenia. Ze spotkania zostanie sporządzony protokół.
• telefonicznie pod nr telefonu: 89 767 32 74 w. 24. Z rozmowy wówczas zostanie sporządzony protokół.

 

2) Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

1. Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.

2. Status Sygnalisty uzyskuje każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia, daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary). W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.

3. Decyzję o nadaniu statusu Sygnalisty podejmuje Koordynator ds. obsługi zgłoszeń.

 

3) Zgłoszenie nieprawidłowości powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać przynajmniej następujące informacje:

• dane osoby, której dotyczy zgłoszenie,
• datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji
  o nieprawidłowości,
• opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości,
• czy dokonujący zgłoszenia oczekuje zorganizowania bezpośredniego spotkania,
• dane osoby dokonującej zgłoszenia, w tym status tej osoby oraz dane osobowe, z wyjątkiem, gdy zgłoszenie dokonywane jest anonimowo,
• wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości,
• wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości,
• wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.

 

4) Organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty. Informacja zawiera potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz klauzulę informacyjną z art. 13 ust. 1 i 2 RODO.

 

5) Ochrona danych osobowych sygnalisty w ramach zgłoszenia:

• W celu zapewnienia należytej ochrony danych osobowych sygnalistów, a także zapewnienia właściwego stosowania przepisów z zakresu ochrony danych osobowych,
  w szczególności RODO, w odniesieniu do ich danych, ustanawia się zasady ochrony danych osobowych sygnalistów w ramach zgłoszenia.
• Określone zasady ochrony danych osobowych sygnalistów mają na celu ograniczenie ryzyka naruszenia danych osobowych osoby zgłaszającej naruszenie, w tym negatywnych konsekwencji ze strony osób i podmiotów, do których odnosiło się zgłoszenie.
• Dane sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego
  i jednoznacznego przyzwolenia ze strony Sygnalisty.
• Zasady ochrony danych Sygnalisty, polegają przede wszystkim na tym, że:
  • Tworzy się odrębny rejestr spraw zgłoszonych przez Sygnalistów, prowadzony przez przyjmującego zgłoszenie.
  • Sygnalistą jest każda osoba, która zgłasza nieprawidłowości, która nie robi tego
    ze względu na swój własny interes prawny lub obowiązek.
  • Osoba otrzymująca zgłoszenie, rejestruje wniosek jako odrębną sprawę, z sygnaturą odpowiednią dla zgłoszeń Sygnalistów, aby zminimalizować ryzyko ujawnienia danych Sygnalisty na dalszych etapach postępowania.
  • Sygnalista nie staje się uczestnikiem ani stroną postępowania, w sprawie toczącej się na skutek otrzymanego od niego zgłoszenia.
  • Danych Sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania
    i nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych z postępowaniem.
  • Od Sygnalisty nie żąda się dodatkowych danych osobowych, niż te które zostały przez niego wskazane w przekazanym zgłoszeniu, nawet jeżeli nie pozwalają one
    na jednoznaczną identyfikację.
  • Dane osobowe, które nie maja znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy.
  • Na skutek zgłoszenia otrzymanego od Sygnalisty jest wszczynane postępowanie wyjaśniające.
  • Dane Sygnalisty nie są ujawnianie w żadnym z dokumentów związanych
    z postępowaniem.
  • W postępowaniu można odwołać się do numeru sprawy, pod którą zostało zarejestrowane zgłoszenie od Sygnalisty, bez ujawniania danych Sygnalisty.
  • Sygnalista jest informowany o przebiegu i wyniku postępowania, które zostało wszczęte na skutek jego zgłoszenia, w zakresie w jakim informacja stanowi informację publiczną w ramach sprawy zarejestrowanej w związku z przekazanym przez niego zgłoszeniem.
  • Sygnalista oraz każdy świadek naruszenia zawarty w zgłoszeniu w miarę możliwości przy pierwszym kontakcie jest informowany przez Administratora zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 o jego przetwarzaniu danych osobowych.
  • Osoba, której dotyczy zgłoszenie jest informowana przez Administratora zgodnie
    z art. 14 ust. 1 i 2 o jej przetwarzaniu danych osobowych, z wyłączeniem art. 14 ust. 2 lit. f, chyba że sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
  • Przyjmujący zgłoszenie posiada stosowne upoważnienia do przetwarzania danych.

 

6) Działanie następcze:

1. Organ publiczny po przyjęciu zgłoszenia zewnętrznego dokonuje jego weryfikacji polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego
   do podjęcia działań następczych.
2. Organ publiczny rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu. Następnie podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przekazuje sygnaliście informację zwrotną.
3. W sytuacji, gdy zgłoszenie nie należy do zakresu działania organu, wówczas przekazuje zgłoszenie do właściwego organu niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie
   30 dni. Informację o przekazaniu zgłoszenia właściwemu organowi, organ publiczny przekazuje sygnaliście.
4. Organ publiczny odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa.
5. Organ publiczny informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
6. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, organ publiczny może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym
   w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom
   do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.
7. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu. Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu oraz nie jest możliwe jego ustalenie na podstawie podanych danych, wówczas organ publiczny nie realizuje obowiązków, o których mowa w art. 32 ust. 5, 37, 38, 40 ust. 2 zdanie drugie oraz art. 41 ustawy o ochronie sygnalistów.
8. Sposoby zgłaszania nieprawidłowości zostały opisane w § 6 Procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych obowiązującej w Urzędzie Gminy Lidzbark Warmiński.
9. Organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
10. Na żądanie sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie.
11. Organ publiczny może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji. W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ publiczny może przekazać zgłoszenie zewnętrzne:
    
    1) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
    2) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
    
    Organ publiczny przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.
12. Organ publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Organ publiczny informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. Fakt ten organ publiczny odnotowuje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
13. Organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa powyżej.  Organ publiczny informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

 

7) Ochrona sygnalisty:

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, w szczególności ochrona przed:
   
   1) odmową nawiązania stosunku pracy,
   2) wypowiedzeniem lub rozwiązaniem bez wypowiedzenia stosunku pracy,
   3) nie zawarciem umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas próbny, nie zawarciem kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
   4) obciążeniem wynagrodzenia za pracę,
   5) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
   6) pominięciem przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń,
   7) przeniesieniem pracownika na niższe stanowisko pracy,
   8) zawieszeniem w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
   9) przekazaniem innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
   10) niekorzystną zmianą miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
   11) negatywną oceną wyników pracy lub negatywną opinią o pracy,
   12) nałożeniem lub zastosowaniem środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
   13) przymusem, zastraszaniem lub wykluczeniem,
   14) mobbingiem,
   15) dyskryminacją,
   16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniem,
   17) wstrzymaniem udziału lub pominięciem przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
   18) nieuzasadnionym skierowaniem na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
   19) działaniem zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
   20) spowodowaniem straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu,
   21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty,

• chyba, że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

3. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.
4. Kto wbrew przepisom ustawy podejmuje działania odwetowe wobec osoby, która dokonała zgłoszenia, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli sprawca wskazanych czynów działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
5. Każda osoba przed zgłoszeniem nieprawidłowości ma prawo skorzystania z poufnej porady pod numerem telefonu 89 767 32 74 w. 24 lub podczas spotkania, po wcześniejszym jego umówieniu. 

 

8) Dokonanie przez Sygnalistę zgłoszenia zewnętrznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności
za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych
w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

 

9) W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej jednostki, zachęca się do dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

 

10) Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich