w sprawie wprowadzenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów EDICTA w Urzędzie Gminy Lidzbark Warmiński.
Informacje dodatkowe:
Zarządzenie Nr 308/2021
Wójta Gminy Lidzbark Warmiński
z dnia 31 maja 2021 r.
w sprawie wprowadzenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów EDICTA
w Urzędzie Gminy Lidzbark Warmiński.
Na podstawie art.33 ust.1 i 3 ustawy z dnia 08 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. 2015 nr 0 poz. 1515 z póżn. zm) oraz Rozdz. I § 1 ust. 3, § 2 ust.2 i § 42 ust.3 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz.U. Nr 14, poz.67) zarządza się , co następuje:
§ 1.
1. Zarządzenie określa szczegółowe zasady wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów elektronicznych w Urzędzie Gminy Lidzbark Warmiński, zwanym dalej „Urzędem”, z wykorzystaniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów EDICTA, zwanym dalej „system EDICTA”.
§ 2.
2. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie jest system tradycyjny. Funkcjonujący w Urzędzie elektroniczny system obiegu dokumentów jest systemem wspomagającym system tradycyjny.
§ 3.
1. W zakresie dotyczącym obiegu korespondencji nieuregulowanym w niniejszym zarządzeniu mają zastosowanie zasady zawarte w instrukcji kancelaryjnej.
§ 4.
1. Ustala się, że system elektronicznego obiegu dokumentów EDICTA, jest systemem wspomagającym obieg tradycyjny w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych.
2. Czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w systemie EDICTA, wykorzystuje się ten system, w szczególności do:
1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
2) wykonywania dekretacji;
3) tworzenie projektów pism wychodzących;
4) wykonywania akceptacji, w szczególności poprzez podpisanie dokumentów elektronicznych podpisem elektronicznym;
5) wysyłanie podpisanych dokumentów elektronicznych podpisem elektronicznym na platformę ePUAP;
6) prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EDICTA, innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych
w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw winnych systemach teleinformatycznych niż system EDICTA;
7) tworzenia możliwych do zrealizowania w ramach systemu EDICTA raportów dotyczących przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw;
8) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw, wszelkich dokumentów elektronicznych (w tym odwzorowań cyfrowych), mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw;
3. System EDICTA działa równolegle do obiegu dokumentacji prowadzonego w systemie tradycyjnym, który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, wykonywania czynności kancelaryjnych oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów.
§ 5.
1. System EDICTA jest obowiązkowy do stosowania przez wszystkich pracowników Urzędu.
2. System EDICTA nie ma zastosowania do spraw dotyczących:
1) dokumentacji kadrowej;
2) dokumentacji rejestrowanej w odrębnych systemach informatycznych stosowanych
w Urzędzie, dedykowanych do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw;
3) informacji niejawnych;
4) inne.
3. Wyjątki, o których mowa w ust. 3, wskazuje się, jeżeli:
1) udokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania określonych rodzajów spraw lub realizacji określonych usług elektronicznych może być dokonywane w dedykowanym systemie teleinformatycznym;
2) jest to uzasadnione procesem stopniowego wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów.
§ 6.
1. Wyznacza się Sekretarza Gminy do sprawowania nadzoru nad wdrożeniem i stosowaniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów, w szczególności do:
1) bieżącego nadzoru nad eksploatacją systemu EDICTA;
2) bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych
w systemie;
3) standaryzacji pracy w systemie;
4) zgłaszania kierownikowi Urzędu problemów z wdrożeniem i stosowaniem systemu.
Ogólne zasady kancelaryjne
§ 7.
1. W urzędzie prowadzone są w systemie EDICTA następujące centralne rejestry:
1) rejestr przesyłek wpływających;
2) rejestr pism wewnętrznych;
3) rejestr przesyłek wychodzących.
2. Do oznaczania wszystkich dokumentów i spraw prowadzonych w urzędzie, przyjmuje się identyfikator generowany przez system EDICTA.
Rejestracja i obieg przesyłek wpływających
§ 8.
1. Wszystkie przesyłki adresowane do Urzędu, niezależnie od postaci i kanału komunikacji jakim zostały przesłane, podlegają rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających w systemie EDICTA.
2. W Urzędzie prowadzony jest jeden centralny rejestr przesyłek wpływających.
3. Przesyłki, których adresatem jest Urząd, traktowane są jako korespondencja urzędowa są otwierane w kancelarii Urzędu, z wyłączeniem przesyłek:
1) adresowanych imiennie do pracowników Urzędu, z zastrzeżeniem przekazania „do rąk własnych”;
2) przesyłek sądowych adresowanych imiennie do osób zatrudnionych w Urzędzie;
3) stanowiących oferty składane na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.);
4) stanowiących oferty składane na podstawie obowiązującego w Urzędzie regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie równej i nie przekraczającej 130.000 złotych;
5) będących ofertami zatrudnienia w Urzędzie.
4. Pismo przewodnie zarejestrowanej przesyłki okleja się samoprzylepną etykietą wpływu zastępującą pieczęć wpływu. Na etykiecie wpływu znajduje się identyfikator nadany przez system.
5. W przypadku przesyłek określonych w ust. 3, etykietę wpływu nakleja się na kopercie przesyłki.
6. W przypadku braku możliwości wydrukowania etykiety wpływu, dopuszcza się oznaczenie przesyłki ręcznie, poprzez naniesienie danych o rejestracji przesyłki wygenerowanych przez system EDICTA.
4. Na pieczęć wpływu przepisywany jest unikatowy identyfikator (numer) nadany przez system.
§ 9.
1. Przesyłki na nośniku papierowym w formacie do A4 posiadające objętość do 10 stron
w sprawach objętych podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, po zaewidencjonowaniu w EDICTA oraz naniesieniu unikatowego identyfikatora, podlegają odwzorowaniu cyfrowemu (skanowaniu) w całości z zastrzeżeniem ust. 3 i 4.
2. Skanowanie przesyłek wykonuje pracownik rejestrujący przesyłkę urzędu.
3. Skanowaniu podlega tylko pismo przewodnie przesyłki dla przesyłek:
1) zawierających strony o formatach większych niż A4;
2) posiadających formę publikacji;
3) zawierających dane wrażliwe;
4) zawierających liczbę stron większą niż 10;
5) nieczytelną treść;
6) postać inną niż papierową;
7) postać lub formę niemożliwą do skanowania.
4. Skanowaniu nie podlegają:
1) dokumenty niejawne;
2) korespondencja dotycząca ewidencji ludności i dowodów osobistych;
3) oferty składane na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.);
4) oferty składane na podstawie obowiązującego w Urzędzie regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie równej i nie przekraczającej 130.000 złotych;
5) oferty zatrudnienia w Urzędzie.
5. Pracownik wykonujący skanowanie ma obowiązek sprawdzenia, czy wszystkie strony przesyłki zostały odwzorowane.
§ 10.
1. Korespondencję nadesłaną drogą email, związaną z prowadzonymi sprawami lub wszczynającą nową sprawę, nadesłaną na adres ogólny urzędu lub adresy komórek organizacyjnych należy:
1) zarejestrować w systemie EDICTA;
2) skierować do obiegu elektronicznego wewnątrz urzędu tak jak każdą inną przesyłkę;
3) korespondencję nadesłaną drogą email, związaną z prowadzonymi sprawami lub wszczynającą nową sprawę, nadesłaną na adres osobisty pracownika należy zarejestrować w systemie EDICTA.
2. E-mail drukuje pracownik merytoryczny prowadzący sprawę i włącza do dokumentacji sprawy.
3. W przypadku otrzymania informacji o niedoręczeniu wysłanej wcześniej przesyłki e-mail, należy zarejestrować ją w systemie EDICTA i dołączyć do dokumentacji sprawy.
§ 11.
1. Korespondencję nadesłaną poprzez platformę ePUAP, związaną z prowadzonymi sprawami lub wszczynającą nową sprawę, odbiera, drukuje i rejestruje kancelaria urzędu. Korespondencję należy:
1) zarejestrować w systemie EDICTA;
2) skierować do obiegu elektronicznego wewnątrz urzędu tak jak inne przesyłki;
3) skierować do obiegu tradycyjnego wewnątrz urzędu tak jak inne przesyłki.
Sposób doręczania dokumentów elektronicznych do urzędu
§ 12.
Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 roku w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów
i kopii dokumentów elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 180) - Urząd przyjmuje następujące sposoby doręczania dokumentów w postaci elektronicznej:
1. Przesłanie na adres elektronicznej skrzynki podawczej urzędu (ESP), za pomocą której można doręczać dokumenty elektroniczne na udostępnionych formularzach XML: https://epuap.gov.pl
2. W celu złożenia wniosku do Urzędu konieczne jest posiadanie bezpłatnego konta użytkownika na platformie ePUAP lub na elektronicznej skrzynce podawczej urzędu.
3. Skuteczne doręczenie dokumentów potwierdzane jest automatycznym wydaniem urzędowego poświadczenia przedłożenia zwanym dalej UPP.
4. Przesłanie na adres poczty elektronicznej Urzędu, za pomocą której można doręczać dokumenty elektroniczne (bez potwierdzania UPP): gminalidzbark@pnet.pl
5. Dostarczenie dokumentów osobiście - w godzinach pracy urzędu do Kancelarii urzędu w na następujących nośnikach danych:
1) pendrive
2) karta pamięci SD
3) płyta CD/DVD.
6. Dostarczone pliki dokumenty na nośnikach podlegają skanowaniu na obecność wirusów. Wykrycie wirusów może skutkować odmową przyjęcia nośnika.
7. Dostarczone nośniki zostają zatrzymane przez urząd.
8. Dokumenty dostarczone na nośnikach danych lub dołączone jako załączniki do poczty elektronicznej muszą być sporządzone w jednym z następujących formatów: doc, docx, rtf, txt, pdf, odt, xls.
9. Na żądanie klienta wystawione zostanie UPP w postaci elektronicznej i przesłane na wskazany przez niego adres email, zapisane na dodatkowym informatycznym nośniku klienta lub w postaci papierowej.
§ 13.
1. Przesyłki mające postać elektroniczną powinny być zarejestrowane, wydrukowane, przy czym na pierwszej stronie wydruku nanosi pieczęć wpływu z identyfikatorem nadanym przez system EDICTA.
2. W przypadku, gdy nie ma możliwości lub nie jest zasadne wydrukowanie treści przesyłki w postaci elektronicznej (np. z uwagi na wielkości pliku – gdy jest to materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne itp.), wówczas drukuje się tylko część tej przesyłki (np. pierwszą stronę) lub sporządza się notatkę o przyjęciu takiej przesyłki oraz nanosi identyfikator na pierwszej stronie wydruku lub notatce.
3. Jeśli przesyłka ma postać elektroniczną i zawiera podpis elektroniczny, wówczas na pierwszej stronie wydruku opatrzonego pieczęcią wpływu należy nanieść informację następującej treści: „podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu …[data]; wynik weryfikacji: … (ważny, nieważny, brak możliwości weryfikacji) oraz pieczęć i podpis osoby sporządzającej wydruk.”
Obieg korespondencji wewnętrznej
§ 14.
1. Korespondencję wewnętrzną przesyłaną pomiędzy komórkami organizacyjnymi urzędu, związaną z prowadzonymi sprawami lub wszczynającą nową sprawę, sporządza się w systemie EDICTA i poprzez ten system przesyła.
2. Korespondencję wewnętrzną uznaje się za podpisaną przez upoważnionego pracownika, jeżeli w historii widnieje wpis o akceptacji powiązany z loginem pracownika lub pismo jest podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym kwalifikowanym certyfikatem.
3. Korespondencję wewnętrzną drukuje pracownik merytoryczny prowadzący sprawę i włącza do dokumentacji sprawy.
4. Korespondencji wewnętrznej związanej z prowadzonymi sprawami lub wszczynającej nową sprawę, nie należy sporządzać w formie e-mail.
Dekretacja i przekazywanie przesyłek
§ 15.
1. Dekretacja przesyłek wpływających i wewnętrznych odbywa się w sposób tradycyjny oraz w systemie EDICTA.
2. Dekretacji w systemie EDICTA nie podlegają przesyłki stanowiące:
1) faktury;
2) oferty składane na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.);
3) oferty składane na podstawie obowiązującego w Urzędzie regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie równej i nie przekraczającej 130.000 złotych;
4) dokumenty niejawne;
5) korespondencja dotycząca ewidencji ludności i dowodów osobistych;
6) oferty zatrudnienia w Urzędzie;
3. Przesyłki niepodlegające dekretacji przekazuje się bezpośrednio zgodnie z właściwością.
4. Dokument w formie tradycyjnej i dokument w systemie EDICTA są przekazywane pracownikowi równolegle.
Dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw
§ 16.
1. W celu chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Urzędzie, prowadzi się spisy spraw, na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67); , zwaną dalej ”instrukcją kancelaryjną”.
2. Spisy spraw o których mowa w ust. 1 odkłada się do właściwych teczek aktowych zawierających dokumentację spraw zakończonych.
3. Każda teczka aktowa powinna być opisana zgodnie z wymaganiami określonymi w instrukcji kancelaryjnej.
§ 17.
1. Dokumentacja spraw prowadzonych w systemie EDICTA w ramach podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu spraw (system tradycyjny) gromadzi odwzorowania cyfrowe dokumentów lub informacje o dokumentach gromadzonych w postaci papierowej oraz dekretacje i akceptacje w formie elektronicznej.
2. Dla spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, wykorzystywanie narzędzi informatycznych, w szczególności systemu EDICTA i innych systemów dedykowanych nie zwalnia z obowiązku prowadzenia akt w postaci papierowej.
§ 18.
1. Dokumentacja tworząca akta sprawy otrzymuje znak sprawy.
2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy i zawiera następujące elementy, umieszczane po sobie wg podanej kolejności i oddziela kropką w następujący sposób: AB-I.123.77.2015, gdzie:
1) AB-I to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 123 to symbol klasyfikacyjny z rzeczowego wykazu akt;
3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 roku w komórce organizacyjnej oznaczonej AB-I, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
4) 2015 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
3. W przypadku konieczności wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt
w osobne zbiory (podteczka), znak sprawy konstruuje się następująco: AB-I.123.77.4.2021, gdzie 4 to liczba określająca czwartą sprawę w ramach wydzielonej grupy spraw, oznaczonej liczbą 77.
§ 19.
1. Pracownik na stanowisku właściwym do załatwienia sprawy ma obowiązek rejestrować sprawy w systemie EDICTA.
2. Pracownik merytoryczny ma obowiązek dbać o kompletność metadanych sprawy w systemie. Prowadzący sprawę ma obowiązek:
1) nadania sprawie znaku;
2) nadania sprawie tytułu;
3) określenia daty wszczęcia;
4) określenia daty ostatecznego załatwienia sprawy;
5) określenia strony postępowania;
6) określenia status sprawy (w toku, oczekująca, oczekująca na uprawomocnienie, załatwiona).
§ 20.
3. Dokumentacja spraw prowadzonych w systemie EDICTA gromadzi odwzorowania cyfrowe dokumentów lub informacje o dokumentach gromadzonych w postaci papierowej oraz dekretacje i akceptacje w formie elektronicznej.
§ 21.
Po zakończeniu postępowania administracyjnego, należy sporządzić metrykę sprawy według zasad, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia
6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz.U., poz. 250) oraz
w rozporządzeniu Ministra Finansów dnia 5 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz.U., poz. 246).
Dokumentacja nietworząca akt spraw
§ 22.
1. Wyodrębnia się dokumentację nietworzącą akt spraw, która nie została przyporządkowana do spraw, a jedynie do klasy z wykazu akt.
2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, stanowią w szczególności:
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, o ile nie stanowią części akt sprawy;
2) niezamawiane przez podmiot oferty, z których podmiot nie korzysta;
3) opracowania, raporty, analizy;
4) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
5) dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe);
6) listy obecności;
7) karty urlopowe;
8) dokumentacja magazynowa;
9) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;
10) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań (np. dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr);
11) rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych);
§ 23.
1. Znak teczki gromadzącej dokumentację nietworzącą akt spraw zawiera następujące elementy: AB-I.123.2021, gdzie:
1) AB-I to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 123 to symbol klasyfikacyjny z rzeczowego wykazu akt;
3) 2021 to oznaczenie roku, w którym dokument powstał.
Akceptacja treści dokumentów
§ 24.
1. Treść dokumentów do akceptacji przygotowuje się w systemie EDICTA w postaci elektronicznej.
2. Akceptacja dokumentów odbywa się w systemie EDICTA. Do akceptacji przedstawiany jest dokument elektroniczny.
3. Akceptacja może być wieloszczeblowa i kończy się akceptacją ostateczną.
4. Pismo uznaje się za zaakceptowane przez upoważnionego pracownika, jeżeli w historii widnieje wpis o akceptacji powiązany z loginem pracownika lub pismo jest podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym kwalifikowanym certyfikatem.
5. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący:
1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;
2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy).
6. Jeżeli dokument przedstawiony do akceptacji ostatecznej zostanie odrzucony, jego treść należy zachować w dokumentacji sprawy.
Korespondencja wychodząca
§ 25.
1. Pisma do wysyłania przygotowuje się w systemie EDICTA. Dopuszcza się wysyłanie pism
w sposób tradycyjny.
2. Akceptacja pism i podpisywanie pism wysyłanych elektronicznie - odbywa się w systemie EDICTA. Dopuszcza się akceptację pism i podpisywanie pism w sposób tradycyjny.
3. W dokumentacji sprawy przechowywany jest podpisany dokument papierowy, a w systemie EDICTA podpisany dokument elektroniczny.
§ 26.
Przesyłki wychodzące w ramach prowadzonych spraw rejestrują w systemie EDICTA, kopertują
i adresują pracownicy merytoryczni prowadzący sprawy.
§ 27.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2021 r.