Informacje dodatkowe:

Zarządzenie Nr 529/2022

Wójta Gminy Lidzbark Warmiński

z dnia 30 grudnia 2022r

 

 

w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych  zasad (polityki) rachunkowości dla Urzędu Gminy w Lidzbarku Warmińskim.

 

Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2021 roku, poz.217 ze zm.) i art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. 2021r. poz. 305 ze zm.),  Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 poz. 342), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planu kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 208 poz. 1375), zarządzam, co następuje:

 

 

                                                                       § 1

Wprowadzam zasady (polityki) rachunkowości dla Urzędu Gminy w Lidzbarku Warmińskim, zgodnie z załącznikami.

 

§ 2

 

Traci moc Zarządzenie Nr 128/2019 Wójta Gminy Lidzbark Warmiński z dnia 29 listopada 2019r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla Urzędu Gminy w Lidzbarku Warmińskim.

 

 

                                                                       § 3

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 1 października 2022 roku.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 128/2019

Wójta Gminy Lidzbark Warmiński

z dnia 29 listopada 2019r.

 

 

 

 

OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

 

 

Urząd Gminy oraz  Gmina (organ) posiadają odrębne rachunki.

W jednostce samorządu terytorialnego prowadzi się ewidencję księgową budżetu gminy (organu) (przychodów, dochodów i rozchodów gminy jako organu, ewidencję środków przekazywanych podległym jednostkom organizacyjnym - budżetowym oraz inne wydatki, wynikające z prowadzonej działalności).

W jednostce budżetowej (Urząd Gminy Lidzbark Warmiński) istnieją, między innymi, niżej   wymienione rodzaje działalności:

1. Dochody i wydatki
2. Inwestycje
3. Fundusz Socjalny
4. Sumy depozytowe
5. Niewygasające wydatki

 

Kolejne działalności tworzone są z chwilą podpisania umowy na projekty, programy, które wymagają otwarcia wydzielonego rachunku bankowego oraz wyodrębnionej ewidencji księgowej.

 

Dowody księgowe w oryginale, dokumentujące wydatki inwestycyjne z udziałem środków z funduszy Unii Europejskiej, przechowywane są w Referacie Finansowym w oddzielnych segregatorach, natomiast kserokopie tych dowodów potwierdzone „za zgodność” przechowywane są pod wyciągiem bankowym dokumentującym zapłatę.

 

1. Miejsce prowadzenie ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe Urzędu Gminy Lidzbark Warmiński prowadzone są w siedzibie Urzędu Gminy ul. Krasickiego 1 w Lidzbarku Warmińskim.

 

2. Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych

1. Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia.
2. Najkrótszym okresem sprawozdawczym jest miesiąc.
3. Inne okresy sprawozdawcze :kwartalne, półroczne i roczne wynikają z przepisów szczególnych w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych.
4. Dniem bilansowym jest 31 grudnia.
5. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki następuje w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

 

Sprawozdawczość:

   

1. Zakładowy plan kont zapewnia sporządzenie sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych oraz innych sprawozdań określonych odrębnymi przepisami.

2. Sprawozdania finansowe obejmujące bilans, rachunek zysków i strat jednostki,          zestawienie zmian w funduszu oraz informację dodatkową sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (dzień bilansowy).

3. Sprawozdanie finansowe sporządza się na podstawie własnych ksiąg rachunkowych
 i sporządza się je w złotych i groszach.

4. Sprawozdanie finansowe sporządza się w terminach i  wg wzoru określonego
w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości.

5. Sprawozdanie finansowe podpisane przez kierownika jednostki i Skarbnika Gminy /względnie Zastępcę Wójta i/lub/ Zastępcę Skarbnika Gminy/ przekazywane jest w formie dokumentu i w formie elektronicznej w ustawowych terminach do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie.

6. Sprawozdania budżetowe sporządzane są w sposób i w terminach przewidzianych przepisami obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów. Do podpisywania i sposobu przekazywania sprawozdań budżetowych stosuje się odpowiednio punkt poprzedni.

III .Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki budżetowej

Ewidencję księgową prowadzi się komputerowo w języku polskim i w walucie polskiej. Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

• dziennik,
• księgę główną,
• księgi pomocnicze,
• zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych.

 

Księgi rachunkowe prowadzi się w celu uzyskania odpowiednich danych wykorzystywanych do sporządzenia sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych oraz rozliczeń z budżetem państwa i z ZUS, do których jednostka została zobowiązana.

Ewidencja podatków jest integralną częścią ewidencji księgowej Urzędu Gminy i jest prowadzona z wykorzystaniem kont syntetycznych planu kont jako jednostki budżetowej, kont analitycznych i kont szczegółowych ksiąg pomocniczych prowadzonych w ramach konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych".

Dziennik prowadzony jest w sposób następujący :

• zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie,
• zapisy są kolejno numerowane w okresie roku co pozwala, na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi,
• sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły,
• jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald księgi głównej.

 

Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie obrotów dzienników. ( W celu zapewnienia ochrony zbiorów ksiąg rachunkowych, kompletne księgi rachunkowe drukuje się nie później niż na koniec roku obrotowego; za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy niż 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

 

Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady:

• podwójnego zapisu,
• systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które ujmowane są w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą,
• powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.

 

 

Księgi pomocnicze ( konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Konto analityczne składa się z symbolu konta syntetycznego, a następny człon analityki w zależności od potrzeb. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Ich forma dostosowywana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego.

Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednostronny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem ani innym urządzeniem ewidencyjnym.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia Nr 128/2019

Wójta Gminy Lidzbark Warmiński

z dnia 29 listopada 2019r.

 

                                                                      

METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ USTALANIE WYNIKU FINANSOWEGO

 

Sposoby i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wynikają z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości oraz z obowiązującej w jednostce  instrukcji inwentaryzacyjnej.

1. Metody wyceny aktywów i pasywów

 

Aktywa i pasywa jednostki wycenia się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości oraz w przepisach wydanych na podstawie ustawy o finansach publicznych według niżej przedstawionych zasad:

 

a) środki trwałe w budowie – w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Są to koszty poniesione w okresie budowy, montażu, przystosowania, ulepszenia i nabycia podstawowych środków trwałych oraz koszty nabycia pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie nowych obiektów, zliczone do dnia bilansowego lub do dnia zakończenia inwestycji, w tym również:

• niepodlegający odliczeniu podatek VAT oraz podatek akcyzowy,
• koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice    kursowe, pomniejszone o przychody z tego tytułu,
• opłaty notarialne, sądowe i inne,
• odszkodowania dla osób fizycznych i prawnych wynikłe do zakończenia budowy,
• dokumentacji projektowej,
• nabycia gruntów i innych składników majątku, związanych z budową,
• badań geodezyjnych i innych dotyczących określenia właściwości geologicznych terenu,
• przygotowania terenu pod budowę,
• opłat za użytkowanie gruntów i terenów w okresie budowy,
• nadzoru autorskiego i inwestorskiego,
• założenia stref ochronnych i zieleni,
• ubezpieczeń obiektów w trakcie budowy,
• sprzątania obiektów poprzedzającego oddanie do użytkowania,
• inne koszty bezpośrednio związane z inwestycją.

 

Środki trwałe w budowie wycenia się na dzień bilansowy w wysokości ogółu poniesionych kosztów w związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszone o odpisy z tytułu trwałej utraty ich wartości.

 

b) środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne ^[1]o wartości początkowej powyżej

10 000,00 zł, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne i zdatne do użytku w momencie oddania do używania, przeznaczone na potrzeby działalności jednostki, w trakcie roku obrotowego wprowadza się do ewidencji według ich wartości początkowej, która wyceniana jest w zależności od sposobu ich nabycia:

w przypadku zakupu – według ceny nabycia ^[2]  lub ceny zakupu, jeśli koszty zakupu nie stanowią istotnej wartości,

w przypadku wytworzenia we własnym zakresie – według kosztu wytworzenia, zaś w przypadku trudności z ustaleniem kosztu wytworzenia – według wyceny dokonanej przez rzeczoznawcę,

w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji – według posiadanych dokumentów z uwzględnieniem zużycia, a przy ich braku według wartości godziwej^[3],

w przypadku spadku lub darowizny – według wartości godziwej z dnia otrzymania lub w niższej wartości określonej w umowie o przekazaniu,

w przypadku otrzymania w sposób nieodpłatny od Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego – w wysokości określonej w decyzji o przekazaniu,

w przypadku otrzymania środka na skutek wymiany środka niesprawnego – w wysokości wynikającej z dowodu dostawcy, z podaniem cech szczególnych nowego środka.

Jeśli w decyzji o nabyciu nie określono wartości środka trwałego (np. działki), zastosowanie znajdzie art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że gdy nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym drodze darowizny, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. Za ustalenie wartości środka trwałego w Urzędzie Gminy odpowiedzialni są Kierownicy poszczególnych referatów.

 

Określona powyżej wartość początkowa (powyżej 10 000,00 zł) i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji wyceny zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki aktualizacji są odnoszone na fundusz.

Wartość początkowa środków trwałych ulega podwyższeniu o wartość nakładów poniesionych na ich ulepszenie. Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków trwałych powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 10 000,00 zł. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku obrotowym przekracza 10 000,00 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania.

Na dzień bilansowy środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wycenia się w wartości początkowej pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne oraz ewentualne odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

c) pozostałe środki trwałe oraz pozostałe wartości niematerialne i prawne, niespełniające powyższych kryteriów środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, a jednocześnie spełniające warunek zamiaru użytkowania przez jednostkę tych składników majątkowych przez okres dłuższy niż jeden rok, wycenia się według ceny nabycia lub kosztów wytworzenia. Postanowienia dotyczące wyceny darowizny lub przekazania przez właściwy organ stosuje się odpowiednio.

Nie traktuje się jako pozostałych środków trwałych i nie ewidencjonuje się na koncie 013, odpisując w koszty w momencie zakupu, takich składników majątku jak :

- materiały biurowe (spinacze, kalkulatory, aparaty telefoniczne, czajniki, długopisy, dziurkacze, zszywacze, nożyce, pendrive, itp.),

-  odzież roboczą,,

-  części zamienne wmontowane bezpośredni do samochodów, maszyn i urządzeń,

-  wyposażenie apteczki,

-  materiały okolicznościowe:  kwiaty sztuczne, wazony, puchary, łyżeczki, talerzyki szklanki itp.

-  narzędzia gospodarcze (grabie, szpadle, wiadra, miotły, szczotki, taczki itp.),

 

Prowadzi się ewidencję ilościowo-wartościową dla pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych umarzanych w 100% których wartość jest nie niższa niż 500,00 zł za wyjątkiem nw środków trwałych:

- meble biurowe

- sprzęt audiowizualny

- sprzęt fotograficzny

- elektronarzędzia,

- lodówki,

- odkurzacze,

- sprzęt informatyczny.

 

Środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, pozostałe środki trwałe i pozostałe wartości niematerialne i prawne oraz materiały ujawnione w wyniku inwentaryzacji wycenia się w wartości wynikającej z posiadanych dokumentów, natomiast gdy ich brak – uwzględniając ich aktualną wartość rynkową i ewentualne dotychczasowe zużycie.

 

d) odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe) dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się jednorazowo (w grudniu) za okres całego roku obrotowego przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Amortyzacja rozpoczyna się z następnym miesiącem po miesiącu, w którym przyjęto środek trwały lub wartość niematerialną i prawną do używania. Przyjmuje się liniową metodę amortyzacji.

Pozostałe środki trwałe oraz pozostałe wartości niematerialne i prawne umarza się jednorazowo w 100% przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania. Pozostałe środki trwałe ujmuje się w ewidencji ilościowo-wartościowej na koncie 013.

Nie umarza się gruntów oraz dóbr kultury.

 

e) krajowe środki pieniężne (złote polskie) wycenia się i ujmuje się w księgach rachunkowych w wartości nominalnej.

 

f) środki pieniężne w walutach obcych wykazuje się bieżąco w księgach rachunkowych w wartości nominalnej przeliczonej przez bank na złote polskie według kursu kupna lub sprzedaży walut stosowanego w tym dniu przez bank, z którego usług jednostka korzysta. Na koniec kwartału (wg zasad obowiązujących na dzień bilansowy) środki pieniężne w walutach obcych wycenia się po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ustalonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski.

Należności i zobowiązania oraz inne składniki aktywów i pasywów wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału według zasad obowiązujących na dzień bilansowy zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Operacje gospodarcze wyrażone w walutach obcych na dzień ich przeprowadzenia ujmowane będą odpowiednio po kursie:

– faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji – w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań,

– średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień – w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu faktycznego, a także w przypadku pozostałych operacji.

 

g) należności i zobowiązania na dzień ich powstania wycenia się i ewidencjonuje w księgach rachunkowych według wartości nominalnej. Na koniec każdego kwartału i na dzień bilansowy wycenia się je w kwocie wymaganej zapłaty – należności (z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny), natomiast zobowiązania w kwocie wymagającej zapłaty.

 Ustala się następujące zasady dokonywania odpisów aktualizujących wartość należności:

1) Odpisów aktualizujących wartość należności dokonuje się w przypadkach określonych w art. 35b ust.1 ustawy o rachunkowości, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty, w odniesieniu do:

a) należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości – do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym,

b) należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej wysokości należności,

c) należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna – do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności,

d) należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania,

e) należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

2) Za ocenę sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika oraz stopnia prawdopodobieństwa nieściągalności należności przyjmuje się negatywny wynik postępowania egzekucyjnego w stosunku do całości lub części należności.

3) Ustala się metodę wyceny należności z uwagi na ich wiek, zależnie od okresu zalegania z płatnością w miesiącach. Zasadę powyższą stosuje się do podatków, opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi:

- do 1 roku zalegania z płatnością – bez odpisu aktualizującego,

- powyżej 1 roku zalegania z płatnością – odpis aktualizujący w wysokości 25 % należności,

 - powyżej 3 lat zalegania z płatnością – odpis aktualizujący w wysokości 35 % należności,

 - powyżej 5 lat zalegania z płatnością – odpis aktualizujący w wysokości 100% należności.

4) Nie stosuje się zasady określonej w pkt. 3 do niżej wymienionych należności:

 - należności od dłużników alimentacyjnych,

- opłat za najem i dzierżawę składników majątkowych

 - należności z tytułu trwałego zarządu, użytkowania i użytkowania wieczystego nieruchomości, przekształcenia prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności:

5) Odpisów aktualizujących wartość należności dokonuje się wg stanu na dzień 31 grudnia każdego roku.

 6) Podstawą do ujęcia odpisów aktualizujących wartość należności w księgach rachunkowych Referatu Podatków i Opłat lokalnych oraz Referatu Budżetowo-Księgowego jest wystawiony dokument wewnętrzny - „Nota księgowa”.

7) Dokonane odpisy aktualizujące wartość należności mają znaczenie wyłącznie dla celów bilansowych. Dokonanie odpisów aktualizujących wartość należności nie ma żadnego wpływu na wartość należności wykazywanych w księgach rachunkowych. Należność nadal będzie figurować na koncie 221 i będzie podlegać wykazaniu w sprawozdaniu budżetowym Rb – 27S.

8) Dokonane odpisy aktualizujące wartość należności będą pomniejszane o wartość otrzymanych wpływów z tytułu należności. Należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość.

9) Nie podlegają odpisowi aktualizującemu należności zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym.

10) Dokonanie odpisów aktualizujących wartość należności nie zwalnia od działań zmierzających do wyegzekwowania tych należności.

11) Odpisy aktualizujące wartość należności:

 a) z tytułu dochodów budżetowych będą zaliczane do kosztów finansowych,

b) z tytułu rozchodów budżetu będą zaliczane do wyników na pozostałych operacjach niekasowych,

 

Odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

 

 

 

8. fundusze oraz pozostałe aktywa i pasywa wycenia się w wartości nominalnej.

 

2.  Zasady ewidencji środków trwałych i wartości materialno prawnych o wartości powyżej 10 000,00 zł

 

1. do rozliczenia zakupu  gotowych środków trwałych oraz środków trwałych w budowie (inwestycyjne) służy konto 080 „Środki trwałe w budowie”.
2. w celu udokumentowania przyjęcia środka trwałego do używania należy sporządzić  dokument OT.

Obowiązek wystawiania dokumentu powstaje w momencie:

- zakupu (podstawą do sporządzenia jest faktura otrzymana od dostawcy,

- nieodpłatnego nabycia ( podstawą jest umowa spadku bądź darowizny),

- ujawnienia środka trwałego w trakcie inwentaryzacji ( na podstawie spisu z natury i protokołu komisji inwentaryzacyjnej),

- wytworzenia środka trwałego we własnym zakresie,

-  środków trwałych w budowie ( na podstawie  ogółu poniesionych kosztów w związku z ich nabyciem lub wytworzeniem).

 

Zapisów dotyczących środków trwałych dokonuje się w ewidencji środków trwałych i  wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. W związku z tym dokument OT powinien odpowiadać dacie przyjęcia  do używania. W przypadku gdy zakup środka trwałego lub wytworzenie środka trwałego składa się z kilku płatności to dokument OT należy sporządzić do końca miesiąca w którym nastąpiło całkowite rozliczenie  zobowiązań z tytułu nabycia środka trwałego.

 

 

3.  odpisanie kosztów inwestycji, które nie przyniosły zamierzonego efektu tzw. inwestycje bez efektu rozlicza się w korespondencji z kontem 800.

 

3.  Szczególne zasady wyceny aktywów i pasywów

 

Uwzględniając zakres i specyfikę działalności Urzędu Gminy Lidzbark Warmiński oraz zasadę istotności, przyjmuje się szczególne zasady wyceny aktywów i pasywów polegające na następujących uproszczeniach, które nie wywierają istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego:

 

1. Opłacane z góry: prenumeraty, wszelkie abonamenty, ubezpieczenia majątkowe nie podlegają rozliczeniom w czasie za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów, księguje się je w koszty miesiąca, w którym zostały poniesione.
2. Opłaty za energię elektryczną płatne z góry podlegają zaliczeniu w koszty miesiąca, w którym zostały zapłacone.

 

3. Opłaty obejmujące okresy przełomowe miesięcy, nie dzieli się kosztów na miesiące, których dotyczą, a księguje się je w całości w miesiącu otrzymania faktury przez referat finansowy.
4. W księgach rachunkowych danego miesiąca ujmowane są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych w tym miesiącu, które wpłyną do Referatu  Finansowego po opisie merytorycznym do 5 dnia następnego miesiąca kalendarzowego (włącznie), a w przypadku końca roku obrachunkowego do dnia 20 stycznia. O zaliczeniu zobowiązań do danego okresu sprawozdawczego decyduje data wpływu dokumentu do Urzędu Gminy.

 

5. W planie finansowym Urzędu ujmuje się wszystkie wydatki nie ujęte w planie innych jednostek budżetowych oraz wszystkie dochody budżetowe nie objęte planem innych jednostek budżetowych.

 

6. Materiały zakupione na potrzeby administracyjno-gospodarcze, w tym paliwo do samochodów, maszyn i urządzeń, materiały biurowe, gospodarcze, środki czystości,  odpisuje się w ciężar kosztów w momencie zakupu po rzeczywistych cenach zakupu. Wyżej wymienione materiały nie podlegają inwentaryzacji na koniec roku.

 

7. Uzyskane przez jednostkę zwroty wydatków dokonanych w tym samym roku budżetowym przyjmowane są na rachunek bieżący wydatków i zmniejszają wykonanie wydatków w danym roku budżetowym.
8. Refundacja przez Powiatowy Urząd Pracy poniesionych wydatków za organizację prac interwencyjnych robót publicznych oraz wywóz nieczystości płynnych z budynków komunalnych  przyjmowana jest na dochody urzędu. 

 

Metoda ustalania wyniku finansowego

 

• W jednostce obowiązuje ewidencja kosztów w układzie rodzajowym. W związku z tak zorganizowaną ewidencją kosztów jednostka stosuje porównawczy wariant ustalenia wyniku finansowego.
• Wynik finansowy jednostki ustalany jest na koniec roku obrotowego na koncie 860 „Wynik finansowy”. Saldo Wn oznacza stratę netto, saldo Ma – zysk netto. Saldo przenoszone jest w roku następnym  na konto 800 „Fundusz jednostki”.
• Księgowania na koncie w ciągu roku obrotowego oraz w końcu roku przedstawia się przy opisie konta 860 w zakładowym planie kont.
• Wynik finansowy brutto pomniejszony o obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego stanowi wynik finansowy netto.
• W bilansie wykazuje się wynik finansowy netto. Ponieważ jednostka nie płaci podatku dochodowego od osób prawnych, wynik finansowy netto jest równy wynikowi finansowemu brutto.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 3

do Zarządzenia Nr 128/2019

Wójta Gminy Lidzbark Warmiński

z dnia 29 listopada 2019r.

 

 

PLAN KONT KSIĘGI GŁÓWNEJ DLA BUDŻETU GMINY (ORGAN)

Konta bilansowe

Zespół  1 - Środki pieniężne

 

133. - Rachunek budżetu
134. - Kredyty bankowe
135. - Rachunek środków na niewygasające wydatki

140-  Środki pieniężne w drodze

 

Zespół  2 - Rozrachunki i rozliczenia

 

1. 222. - Rozliczenie dochodów budżetowych
   223. - Rozliczenie wydatków budżetowych
   224. - Rozrachunki budżetu
   225. – Rozliczenie niewygasających wydatków

  240 - Pozostałe rozrachunki

  250- Należności finansowe

260 - Zobowiązania finansowe

290 - Odpisy aktualizujące należności

 

Zespół  9 - Dochody i wydatki, rozliczenia międzyokresowe i wyniki budżetu

 

1. 1. 901. - Dochody budżetu
      902. - Wydatki budżetu
      903. - Niewykonane wydatki
      904. - Niewygasające wydatki

909 -  Rozliczenia międzyokresowe

1. 1. 1. 960. - Skumulowane wyniki budżetu
         961. - Wynik wykonania budżetu
         962. - Wynik na pozostałych operacjach

 

1. 1. 1. 1. 2. Konta pozabilansowe

 

1. 1. 1. 1. 1. 991. - Planowane dochody budżetu
               992. - Planowane wydatki budżetu
               993. - Rozliczenia z innymi budżetami

 

 

Zasady funkcjonowania kont dla budżetu Gminy

 

 

Konto 133 – „Rachunek budżetu”

 

Konto 133 służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na bankowych rachunkach budżetu.

Na tym rachunku gromadzi się dochody budżetowe realizowane przez jednostki budżetowe oraz urząd jst i bezpośrednio  wpływające na ten rachunek dochody, m.in. z tytułu subwencji i dotacji otrzymywanych przez jednostkę0 samorządu terytorialnego. Z tego rachunku przekazywane są jednostkom budżetowym i urzędowi jst środki na realizację wydatków budżetowych. Z rachunku podstawowego jednostki samorządu terytorialnego bezpośrednio nie ponosi się wydatków.

 

Na koncie 133 „Rachunek budżetu” księguje się także środki ujmowane na wydzielonych rachunkach bankowych prowadzonych dla środków otrzymywanych z budżetu Unii Europejskiej oraz środków pomocy zagranicznej niepodlegających zwrotowi.

 

 Jeżeli umowy przyznające te środki jednostce samorządu terytorialnego przewidują gromadzenie ich na wydzielonych rachunkach bankowych, to takie rachunki zalicza się do rachunku budżetu, a dysponentem środków zgromadzonych na tych rachunkach jest organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego.

Zapisy na koncie 133 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność  zapisów między jednostką a bankiem.  W razie stwierdzenia błędu w dokumencie bankowym podane w nim sumy księguje się na koncie 133 zgodnie z wyciągiem, natomiast

różnicę wynikającą z błędu odnosi się na konto 240. Różnicę tę wyksięgowuje się na podstawie dokumentu bankowego zawierającego sprostowanie błędu. Na stronie Wn konta 133 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunek budżetu oraz wpływy kredytów przelanych przez bank na rachunek budżetu, w korespondencji z kontem 134.

Na stronie Ma konta 133 ujmuje się wypłaty z rachunku budżetu oraz wypłaty z tytułu spłaty kredytu przelanego przez bank na rachunek budżetu, w korespondencji z kontem 134.

Na koncie 133 ujmuje się również lokaty dokonywane ze środków rachunku budżetu. Lokaty wyodrębnia się na kontach analitycznych do konta 133 według poszczególnych umów lokat i księguje Wn 133 Ma 133.

Konto 133 może wykazywać saldo Wn lub saldo Ma. Saldo Wn konta 133 oznacza stan środków pieniężnych na rachunku budżetu, a saldo Ma konta 133 – kwotę wykorzystanego kredytu bankowego

udzielonego przez bank na rachunku budżetu.

 

       Na stronie Wn konta 133 ujmuje się wpływy środków pieniężnych

 

1. 1. wpływ udziałów we wpływach w dochodach budżetu państwa, pobieranych przez urzędy skarbowe na rzecz JST w korespondencji z kontem 224 „Rozrachunki budżetu”,
   2. wpływ dochodów gmin z tytułu podatków i opłat pobieranych przez urzędy skarbowe na rzecz JST  w korespondencji z kontem 224 „Rozrachunki budżetu”,
   3. wpływ udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych na konto JST za m-c marzec, czerwiec i wrzesień i grudzień  w korespondencji z kontem 224 „Rozrachunki budżetu”, a w pozostałych miesiącach w korespondencji z kontem 901
   4. wpływ subwencji i dotacji (z wyjątkiem otrzymanej w grudniu za styczeń następnego roku), w korespondencji z kontem  901 „Dochody budżetu”,
   5. wpływy subwencji i dotacji otrzymanej w grudniu za styczeń następnego roku, w korespondencji z kontem 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,
   6. wpływ środków z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi ze źródeł zagranicznych, w korespondencji z kontem 901 „Dochody budżetu”,
   7. okresowe przelewy dochodów realizowanych przez jednostki budżetowe, w korespondencji z kontem 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”,
   8. wpływ odsetek od rachunków bankowych, w korespondencji z kontem 901 „Dochody budżetu”,
   9. wpływ z tytułu zaciągniętych pożyczek, w korespondencji z kontem 260 „Zobowiązania finansowe”,
   10. spłaty pożyczek udzielonych, w korespondencji z kontem 250 „Należności finansowe”,
   11. wpływ z tytułu zaciągniętych kredytów bankowych, w korespondencji z kontem 134 „Kredyty bankowe”,
   12. wpływy kredytów przelanych przez bank na rachunek budżetu, w korespondencji z kontem 134 „Kredyty bankowe”,
   13. wpływ środków niewykorzystanych z rachunku środków wydatków niewygasających, w korespondencji z kontem 135 „Rachunek środków na niewygasające wydatki”,
   14. obciążenia z tytułu omyłek i błędów bankowych oraz ich korekt, w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”
   15. Wyciąg bankowy potwierdzający wpływ środków na rachunek budżetu, które wcześniej uznane zostały za środki pieniężne w drodze w korespondencji z kontem 140

 

            Na stronie Ma konta 133 ujmuje się:

 

1. okresowe przelewy na wydatki urzędu i innych jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, 
2. zwrot dotacji celowych, w korespondencji z kontem 224 „Rozrachunki budżetu”, 
3. spłaty zaciągniętych pożyczek, w korespondencji z kontem 260 „Zobowiązania finansowe”, 
4. wypłaty z tytułu pożyczek udzielonych, w korespondencji z kontem 250 „Należności finansowe”, 
5. spłaty kredytów bankowych, w korespondencji z kontem 134 „Kredyty bankowe”, 
6. wykup wyemitowanych papierów wartościowych, w korespondencji z kontem 260 „Zobowiązania finansowe”,  
7. przelew środków ujętych w planie wydatków niewygasających na wyodrębnione konto tych środków, w korespondencji z kontem 135 „Rachunek środków na niewygasające wydatki”, 
8. uznania z tytułu omyłek i błędów bankowych oraz ich korekt, w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”

 

Saldo Wn konta 133 oznacza stan środków pieniężnych na rachunku budżetu.

 

Konto 134 – „Kredyty bankowe”

 

Konto 134 służy do ewidencji kredytów bankowych zaciągniętych na finansowanie budżetu.

Na stronie Wn konta 134 ujmuje się spłatę kredytu lub umorzenie kredytu.

Na stronie Ma konta 134 ujmuje się zaciągnięte kredyty bankowe na sfinansowanie budżetu oraz odsetki od kredytu bankowego.

Konto 134 może wykazywać saldo Ma, oznaczające zadłużenie z tytułu kredytów zaciągniętych na finansowanie budżetu (tj. kredyt i odsetki od kredytu). Na koncie ujmuje się przypis odsetek za miesiąc grudzień, których termin zapłaty przypada w następnym roku budżetowym w korespondencji z kontem 909.

 

Do konta 134 prowadzi się ewidencję analityczną odrębnie dla każdego pobranego kredytu i banku udzielającego kredytu.

 

Konto 135 – “Rachunek środków na niewygasające wydatki”

 

Konto 135 służy do ewidencji operacji pieniężnych na rachunku bankowym środków na niewygasające wydatki.

Zapisy na koncie 135 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między jednostką a bankiem.

Na stronie Wn konta 135 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunek środków na niewygasające wydatki, w korespondencji z kontem 133.

Na stronie Ma konta 135 ujmuje się wypłaty z rachunku środków na niewygasające wydatki na pokrycie wydatków niewygasających, w korespondencji z kontem 225.

Konto 135 może wykazywać saldo Wn oznaczające stan środków pieniężnych na rachunku środków na niewygasające wydatki.

 

Konto 140- „Środki pieniężne w drodze”

 

Konto 140 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze, w tym:

1) środków otrzymanych z innych budżetów w przypadku gdy środki te zostały przekazane w poprzednim okresie sprawozdawczym i są objęte wyciągiem bankowym z datą następnego okresu sprawozdawczego;

stosownie do przyjętej techniki księgowania środki pieniężne w drodze są ewidencjonowane na bieżąco.

Na stronie Wn konta 140 ujmuje się zwiększenia stanu środków pieniężnych w drodze, a na stronie Ma – zmniejszenia stanu środków pieniężnych w drodze.

Na koncie 140 księguje się przelewy między poszczególnymi rachunkami bankowymi budżetu.

Konto 140 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze.

 

 

Konto 222 – „Rozliczenie dochodów budżetowych”

 

Konto 222 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych.

            Na stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe zrealizowane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań jednostek budżetowych,  w korespondencji z kontem 901.

            Na stronie Ma konta 222 ujmuje się przelewy dochodów budżetowych na rachunek budżetu, dokonane przez jednostki budżetowe, w korespondencji z kontem 133.

            Konto 222 może wykazywać dwa salda.

Saldo Wn konta 222 oznacza stan dochodów budżetowych zrealizowanych przez jednostki budżetowe i objętych okresowymi sprawozdaniami, lecz nieprzekazanych na rachunek budżetu.

Saldo Ma konta 222 oznacza stan dochodów budżetowych przekazanych przez jednostki budżetowe na rachunek budżetu, lecz nieobjętych okresowymi sprawozdaniami.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konto 222 umożliwia ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami.

 

 

 

Konto 223 – „Rozliczenie wydatków budżetowych”

Konto 223 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu dokonanych przez te jednostki wydatków budżetowych.

            Na stronie Wn konta 223 ujmuje się środki przelane z rachunku budżetu na pokrycie wydatków jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 133.

            Na stronie Ma konta 223 ujmuje się wydatki dokonane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek, w korespondencji z kontem 902.

            Ewidencję szczegółową do konta 223 prowadzi się według  poszczególnych jednostek budżetowych z tytułu przelanych na ich rachunki środków budżetowych przeznaczonych na pokrycie realizowanych przez nie wydatków budżetowych.

Saldo Wn konta 223 oznacza stan przelanych środków na rachunki bieżące jednostek budżetowych, lecz niewykorzystanych na pokrycie wydatków budżetowych.

 

Konto 224 – „Rozrachunki budżetu”

 

Konto 224 służy do ewidencji rozrachunków z innymi budżetami, a w szczególności:

 

1. rozliczeń dochodów budżetowych realizowanych przez urzędy skarbowe na rzecz budżetu jednostki samorządu terytorialnego,

2. rozrachunków z tytułu udziałów w dochodach innych budżetów,

3. rozrachunków z tytułu dotacji i subwencji,

4. rozrachunków z tytułu dochodów pobranych na rzecz budżetu państwa.

 

Ewidencję szczegółową do konta 224 prowadzi się wg źródeł należności i zobowiązań oraz ich tytułów.

Konto 224 może wykazywać dwa salda.

Saldo Wn konta 224 oznacza stan należności, a saldo Ma konta 224 – stan zobowiązań budżetu z tytułu pozostałych rozrachunków.

 

Konto  225 - "Rozliczenie niewygasających wydatków"

 

Konto 225 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki niewygasających wydatków.

Na stronie Wn konta 225 ujmuje się środki przelane z rachunku budżetu na pokrycie niewygasających wydatków jednostek budżetowych.

Na stronie Ma konta 225 ujmuje się wydatki zrealizowane przez jednostki budżetowe w korespondencji z kontem 904 oraz przelewy środków niewykorzystanych w korespondencji z kontem 135.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 225 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych im środków na realizację niewygasających wydatków.

Konto 225 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan nierozliczonych środków przekazanych jednostkom budżetowym na realizację niewygasających wydatków.

 

Konto 240 – „Pozostałe rozrachunki”

 

Konto 240 służy do ewidencji innych rozrachunków związanych z realizacją budżetu,
z wyjątkiem rozrachunków i rozliczeń ujmowanych na kontach 222, 223, 224, 225, 250, 260.

Konto 240 służy do ewidencji księgowej:

1. błędów w wyciągach bankowych popełnionych przez bank,
2. nienależnych wpłat na rachunek bankowy budżetu zamiast na inny rachunek bankowy.

Ewidencję szczegółową do konta 240 prowadzi się według poszczególnych tytułów do których odnoszą się rozrachunki.

Konto 240 może wykazywać dwa salda.

Saldo Wn konta 240 oznacza stan należności, a saldo Ma konta 240 stan zobowiązań z tytułu pozostałych rozrachunków.

 

Konto 250 - "Należności  finansowe"

 

Konto 250 służy do ewidencji należności zaliczanych do należności finansowych, a w szczególności z tytułu udzielonych pożyczek.

Na stronie Wn konta 250 ujmuje się powstanie i zwiększenie należności finansowych, a na stronie Ma - ich zmniejszenie.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 250 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności z poszczególnymi kontrahentami według tytułów należności.

Konto 250 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności finansowych, a saldo Ma - stan nadpłat z tytułu należności.

 

Konto 260 – „Zobowiązania finansowe”

 

Konto 260 służy do ewidencji zobowiązań zaliczanych do zobowiązań finansowych, z wyjątkiem kredytów bankowych, a w szczególności z tytułu zaciągniętych pożyczek i wyemitowanych instrumentów finansowych. Ewidencja na koncie 260 obejmuje także naliczone odsetki od zaciągniętych pożyczek i wyemitowanych instrumentów finansowych (np. obligacji). Na koncie ujmuje się przypis odsetek za miesiąc grudzień, których termin zapłaty przypada w następnym roku budżetowym w korespondencji z kontem 909.

Na stronie Wn konta 260 ujmuje się wartość spłaconych zobowiązań finansowych, a na stronie Ma ujmuje się wartość zaciągniętych zobowiązań finansowych.

Ewidencję szczegółową prowadzi się do konta 260 wg poszczególnych podmiotów (jednostek) i wg tytułów zobowiązań.

Konto 260 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan nadpłaconych zobowiązań finansowych, a saldo Ma stan zaciągniętych zobowiązań finansowych.

 

Konto 290 “Odpisy aktualizujące należności"

 

Konto 290 służy do ewidencji odpisów aktualizujących należności.

Na stronie Wn konta 290 ujmuje się zmniejszenie wartości odpisów aktualizujących należności, a na stronie Ma zwiększenie wartość odpisów aktualizujących należności.

Saldo konta 290 oznacza wartość odpisów aktualizujących należności.

 

Konto 901 – „Dochody budżetu”

 

Konto 901 służy do ewidencji dochodów budżetu.

Na stronie Ma konta 901 ujmuje się dochody budżetu:

• na podstawie miesięcznych sprawozdań finansowych jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 222,
• na podstawie sprawozdań urzędów skarbowych, w korespondencji z kontem 224,
• inne dochody budżetowe, w szczególności subwencje i dotacje, w korespondencji z kontem 133 (nie ujmuje się otrzymanej w grudniu subwencji oświatowej należnej za styczeń następnego roku, subwencja ta jest księgowana na stronie Ma konta 901 w styczniu, w korespondencji z kontem 909)
• z tytułu rozrachunków z innymi budżetami za dany rok budżetowy, w korespondencji z kontem 224,
• własne, w korespondencji z kontem 133,
• pochodzące ze źródeł zagranicznych nie podlegające zwrotowi, w korespondencji z kontem 133,
• pochodzące z budżetu Unii Europejskiej, w korespondencji z kontem 133.

Ewidencję szczegółową do konta 901 prowadzi się wg stanu poszczególnych dochodów budżetu według podziałek klasyfikacji budżetowej.

Saldo Ma konta 901 oznacza sumę osiągniętych dochodów budżetu za dany rok.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 901 przenosi się na konto 961.

 

Konto 902 – „Wydatki budżetu”

 

Konto 902 służy do ewidencji dokonanych wydatków budżetu.

Na stronie Wn konta 902 ujmuje się w szczególności wydatki:

• jednostek budżetowych na podstawie miesięcznych sprawozdań budżetowych, w korespondencji z kontem 223,
• realizowane z kredytu uruchomionego w formie realizacji zleceń płatniczych, w korespondencji z kontem 134.

Ewidencja szczegółowa do konta 902 prowadzona jest wg podziałek klasyfikacji budżetowej.

Saldo Wn konta 902 oznacza sumę dokonanych wydatków budżetu za dany rok.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 902 przenosi się na konto 961.

 

 

Konto 903 - "Niewykonane wydatki"

 

Konto 903 służy do ewidencji niewykonanych wydatków zatwierdzonych do realizacji w latach następnych.

Na stronie Wn konta 903 ujmuje się wartość niewykonanych wydatków zatwierdzonych do realizacji w latach następnych w korespondencji z kontem 904.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 903 przenosi się na konto 961.

 

Konto 904 - "Niewygasające wydatki"

 

Konto 904 służy do ewidencji niewygasających wydatków.

Na stronie Wn konta 904 ujmuje się:

1)   wydatki jednostek budżetowych dokonane w ciężar planu niewygasających wydatków, na podstawie ich sprawozdań budżetowych w korespondencji z kontem 225;

2)   przeniesienie niewykorzystanych niewygasających wydatków na dochody budżetowe.

Na stronie Ma konta 904 ujmuje się wielkość zatwierdzonych niewygasających wydatków.

Konto 904 może wykazywać saldo Ma do czasu zrealizowania planu niewygasających wydatków lub do czasu wygaśnięcia planu niewygasających wydatków.

 

Konto 909 – „Rozliczenia międzyokresowe”

 

Konto 909 służy do ewidencji rozliczeń międzyokresowych.

Na stronie Wn konta 909 ujmuje się w szczególności koszty finansowe stanowiące wydatki przyszłych okresów, a na stronie Ma – przychody finansowe stanowiące dochody przyszłych okresów (np. subwencje i dotacje przekazane w grudniu dotyczące następnego roku budżetowego).Odsetki od zaciągniętych kredytów i pożyczek ujmowane są w wartościach planowanych za miesiąc grudzień w korespondencji z kontami 134 lub 260. Ewidencja szczegółowa do konta 909 powinna umożliwiać ustalenie stanu rozliczeń międzyokresowych według ich tytułów.

Konto 909 może wykazywać saldo Wn i Ma.

 

Konto 960 – „Skumulowane wyniki budżetu”

 

Konto  960  służy  do  ewidencji  stanu  skumulowanych wyników budżetu .

Pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu na stronie Wn lub Ma konta 960 ujmuje się odpowiednio przeniesienie sald kont 961 i 962.

W ciągu roku konto 960 przeznaczone jest do ewidencji operacji dotyczących zmniejszenia lub zwiększenia skumulowanych wyników budżetu .

Konto 960 może wykazywać saldo Wn lub saldo Ma.

Saldo Wn konta 960 oznacza stan skumulowanego deficytu budżetu, a saldo Ma konta 960 – stan skumulowanej nadwyżki budżetu.

 

Konto 961 – „Wynik wykonania budżetu”

 

Konto 961 służy do ewidencji wyniku wykonania budżetu.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego:

• na stronie Wn konta 961 ujmuje się przeniesienie poniesionych w ciągu roku wydatków budżetu, odpowiednio w korespondencji z kontem 902, oraz niewykonanych wydatków z korenspodencji z kontem 903
• na stronie Ma konta 961 ujmuje się przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku dochodów budżetu, odpowiednio w korespondencji z kontem 901.

Do konta 961 prowadzi się ewidencję szczegółową wg źródeł zwiększeń i rodzajów zmniejszeń stosownie do potrzeb sprawozdawczości.

Na koniec roku konto 961 może wykazywać saldo Wn lub Ma. Saldo Wn oznacza stan deficytu budżetu, a saldo Ma stan nadwyżki.

W roku następnym, pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, saldo konta 961 przenosi się na konto 960.

 

Konto 962 – „Wynik na pozostałych operacjach”

 

Konto 962 służy do ewidencji pozostałych operacji niekasowych wpływających na wynik wykonania budżetu.

Na stronie Wn konta 962 ujmuje się w szczególności koszty finansowe oraz pozostałe koszty operacyjne związane z operacjami budżetowymi.

Na stronie Ma konta 962 ujmuje się w szczególności przychody finansowe oraz pozostałe przychody operacyjne związane z operacjami budżetowymi.

W roku następnym pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu koszty przenosi się na konto 960,

 

 

Konta pozabilansowe

 

Konto 991 – „Planowane dochody budżetu”

 

Konto 991 służy do ewidencji planu dochodów budżetu oraz jego zmian.

Na stronie Wn konta 991 ujmuje się zmiany budżetu zmniejszające plan dochodów budżetu.

Na stronie Ma konta 991 ujmuje się planowane dochody budżetu oraz zmiany budżetu zwiększające planowane dochody.

Saldo Ma konta 991 określa w ciągu roku wysokość planowanych dochodów budżetu.

Zapisy na koncie dokonywane są na podstawie noty księgowej automatycznie generowanej  z modułu budżetu zawierającej wszystkie dokonane zmiany w budżecie.

 

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na stronie Wn konta 991.

 

Konto 992 – „Planowane wydatki budżetu”

 

Konto 992 służy do ewidencji planu wydatków budżetu oraz jego zmian.

Na stronie Wn konta 992 ujmuje się planowane wydatki budżetu oraz zmiany budżetu zwiększające planowane wydatki.

Na stronie Ma konta 992 ujmuje się zmiany budżetu zmniejszające plan wydatków budżetu lub wydatki zablokowane.

Saldo Wn konta 992 określa w ciągu roku wysokość planowanych wydatków budżetowych.

Zapisy na koncie dokonywane są na podstawie noty księgowej automatycznie generowanej  z modułu budżetu zawierającej wszystkie dokonane zmiany w budżecie.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na stronie Ma konta 992.

 

Konto 993 – „Rozliczenia z innymi budżetami”

 

Konto 993 służy do pozabilansowej ewidencji rozliczeń z innymi budżetami w ciągu roku, które nie podlegają ewidencji na koncie bilansowym /224/

Na stronie Wn ujmuje się należności od innych budżetów oraz spłatę zobowiązań wobec innych budżetów.

Na stronie Ma konta 993 ujmuje się zobowiązania wobec innych budżetów oraz wpłaty należności otrzymane od innych budżetów.

Konto 993 może wykazywać dwa salda.

Saldo Wn konta 993 oznacza stan należności od innych budżetów, a saldo Ma konta 993 – stan zobowiązań.

                                                                                  

 

 

 

 

Załącznik Nr 4

do Zarządzenia Nr 128/2019

Wójta Gminy Lidzbark Warmiński

 z dnia 29 listopada 2019r.

 

 

PLAN KONT KSIĘGI GŁÓWNEJ DLA BUDŻETU GMINY LIDZBARK WARMIŃSKI

 

 

Zespół 0 - Majątek trwały

 

011 - Środki trwałe

013 - Pozostałe środki trwałe

020 - Wartości niematerialne i prawne

030 - Długoterminowe aktywa finansowe

 071 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych,  wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych

073- Odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe

080 - Środki trwałe w budowie (inwestycje)

Zespół 1 - Środki pieniężne i rachunki bankowe

101- Kasa

130- Rachunek bieżący jednostki

135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia

139. - Inne rachunki bankowe
140. - Krótkoterminowe aktywa finansowe

141 - Środki pieniężne w drodze

Zespół 2 - Rozrachunki i rozliczenia

201- Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

221- Należności z tytułu dochodów budżetowych

222- Rozliczenie dochodów budżetowych

223- Rozliczenie wydatków budżetowych

224- Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich

225- Rozrachunki z budżetami

226- Długoterminowe należności budżetowe

229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

240 - Pozostałe rozrachunki

290 - Odpisy aktualizujące należności

Zespół 3 - Materiały i towary

310. – Materiały

Zespół 4 - Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

400-Amortyzacja

401- Zużycie materiałów i energii

402- Usługi obce

403- Podatki i opłaty

404- Wynagrodzenia

405- Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

409 - Pozostałe koszty rodzajowe

 

 

Zespół 7 - Przychody , dochody i koszty

720- Przychody z tytułu dochodów budżetowych

750. - Przychody finansowe
751. - Koszty finansowe

760. - Pozostałe przychody operacyjne

761 - Pozostałe koszty operacyjne

 

 

Zespół 8 - Fundusze, rezerwy i wynik finansowy

800 - Fundusz jednostki

810 - Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje

840 - Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów

851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

860 - Wynik finansowy

Konta pozabilansowe:

 

091- Środki trwałe w likwidacji

920- Wkład własny niepieniężny

976 - Wzajemne rozliczenia między jednostkami

980. - Plan finansowy wydatków budżetowych
981. - Plan finansowy niewygasających wydatków

998- Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

999 - Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

 

 

 

 

 

 

 

Zasady funkcjonowania kont dla budżetu jednostki  Urzędu Gminy.

 

 

1. Konta bilansowe:

 

Zespół 0 – „Majątek trwały”

 

Konta zespołu 0 „Majątek trwały” służą do ewidencji:

• rzeczowego majątku trwałego,
• wartości niematerialnych i prawnych,
• finansowego majątku trwałego,
• umorzenia majątku,
• inwestycji.

 

Konto 011 – „Środki trwałe”

Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych służących działalności podstawowej jednostki oraz jej działalności finansowo wyodrębnionej, które nie podlegają ujęciu na kontach 013.

Na stronie Wn konta 011 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma - wszelkie zmniejszenia stanu i wartości początkowej środków trwałych (z wyjątkiem umorzenia środków trwałych, które ujmuje się na koncie 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych").

 

Na stronie Wn konta 011 ujmuje się w szczególności:

1. przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych  

      środków trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość  

      początkową środków trwałych,

-    przychody środków trwałych nowo ujawnionych,

2. nieodpłatne przyjęcie środków trwałych,
3. zwiększenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny.

 

Na stronie Ma konta 011 ujmuje się w szczególności:

-    wycofanie środków trwałych z używania na skutek ich likwidacji z powodu zniszczenia  

      lub zużycia, sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania,

-    ujawnione niedobory środków trwałych,

4. zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 011 umożliwia:

- ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych,

- ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe,

- należyte obliczenie umorzenia i amartyzacji.

Konto 011 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych w wartości początkowej.

Na koncie 011 ujmowane są składniki majątkowe, których wartość początkowa przekracza  10 000,00 zł.

 

Konto 013 – „ Pozostałe środki trwałe”

Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych nie podlegających ujęciu na koncie 011 wydanych do używania na potrzeby działalności podstawowej jednostki lub działalności finansowo wyodrębnionej, które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania. Na stronie Wn konta 013 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma - wszelkie zmniejszenia stanu i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu (z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych").

Na stronie Wn konta 013 ujmuje się w szczególności:

- środki trwałe przyjęte do używania z zakupu lub inwestycji,

- nadwyżki środków trwałych w używaniu,

- nieodpłatne otrzymanie środków trwałych.

Na stronie Ma konta 013 ujmuje się w szczególności:

- wycofanie środków trwałych z używania na skutek likwidacji, zniszczenia lub zużycia, sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania,

- ujawnione niedobory środków trwałych w używaniu.

Ewidencja szczegółowa do konta 013 prowadzona jest przy pomocy programu komputerowego Puma moduł Środki Trwałe. Ewidencja umożliwia:

- ustalenie wartości początkowej środków trwałych oddanych do używania,

Ewidencja prowadzona jest z podziałem na osoby oraz na poszczególne pokoje i pomieszczenia (np. sala konferencyjna, archiwum, korytarze) w których znajdują się pozostałe środki trwałe.

Konto 013 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych znajdujących się w używaniu w wartości początkowej.

W ewidencji ilościowo wartościowej pozostałych środków trwałych ujmuje się przedmioty, których wartość przekracza 500 a nie przekracza 10 000,00 zł. Bez względu na wartość w ewidencji ilościowo- wartościowej ujmuje się:

- meble biurowe

- sprzęt audiowizualny

- sprzęt fotograficzny

- elektronarzędzia,

- lodówki,

- odkurzacze,

- sprzęt informatyczny.

 

Konto 020 – „Wartości niematerialne i prawne”

 

Konto 020 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, do których zalicza się w szczególności programy komputerowe o przewidywanym okresie używania dłuższym niż 1 rok, nabyte spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu oraz inne nabyte prawa majątkowe.

Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma - wszelkie zmniejszenia stanu wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niema­terialnych i prawnych" lub 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych".

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 020 umożliwia należyte obliczanie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych.

Konto 020 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych w wartości początkowej.

 

Konto 030 – „Długoterminowe aktywa finansowe”

 

            Konto 030 służy do ewidencji długoterminowych aktywów finansowych, a w szczególności:

1) akcji i udziałów w obcych podmiotach gospodarczych;

2) akcji i innych długoterminowych papierów wartościowych, traktowanych jako lokaty o terminie wykupu dłuższym niż rok;

3) innych długotrwałych aktywów finansowych.

            Na stronie Wn konta 030 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma - zmniejszenia stanu długoterminowych aktywów finansowych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 030 powinna zapewnić ustalenie wartości poszczególnych składników długoterminowych aktywów finansowych według tytułów.

            Konto 030 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość długoterminowych aktywów finansowych.

 

Konto 071 – „Umorzenie środków trwałych oraz wartości materialnych i prawnych”

 

Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę lub  określonych w przepisach do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z tytułu dokonanego umorzenia.

Stosuje się stawki wynikające z przepisów podatkowych.

Na stronie Ma konta 071 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Wn - wszelkie zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Ewidencję szczegółową do konta 071 prowadzi się według zasad podanych w wyjaśnieniach do kont 011 i 020.

Konto 071 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

 

 

Konto 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych”

 

Konto 072 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlegających umorzeniu w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania.

Umorzenie jest księgowane w korespondencji z kontem 401.

Na stronie Ma konta 072 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Wn - wszelkie zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych umorzonych w pełnej wartości w miesiącu oddania do używania.

Na stronie Wn konta 072 ujmuje się w szczególności:

- odpisy umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zlikwidowanych z powodu zużycia lub zniszczenia, sprzedanych oraz przekazanych nieodpłatnie,

            -  odpisy umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych   

                stanowiących niedobór lub szkodę.

Na stronie Ma konta 072 ujmuje się w szczególności:

- odpisy umorzenia nowych, wydanych do używania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obciążające odpowiednie koszty,

- odpisy umorzenia dotyczące nadwyżek środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

6. odpisy umorzenia dotyczące nowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych nieodpłatnie.

Konto 072 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych umorzonych w pełnej wartości w miesiącu wydania ich do używania.

Konto 073 - Odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe

Konto 073 służy do ewidencji odpisów aktualizujących długoterminowe aktywa finansowe i jest kontem korygującym do konta 030. Konto może wykazywać saldo Ma, które oznacza wartość odpisów aktualizujących długoterminowe aktywa finansowe.

Konto 080 – Środki trwałe w budowie (inwestycje)

 

Konto 080 służy do ewidencji kosztów środków trwałych w budowie oraz do rozliczenia kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane efekty inwestycyjne.

Na stronie Wn konta 080 ujmuje się w szczególności:

- poniesione koszty dotyczące środków trwałych w budowie w ramach prowadzonych inwestycji zarówno przez obcych wykonawców, jak i we własnym zakresie,

-  poniesione koszty dotyczące przekazanych do montażu, lecz jeszcze nie oddanych do używania maszyn, urządzeń itp., zakupionych od kontrahentów oraz wytworzonych w ramach własnej działalności gospodarczej,

- poniesione koszty ulepszenia środka trwałego (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja lub modernizacja), które powodują zwiększenie wartości użytkowej środka trwałego,

- wynagrodzenie osób fizycznych (umowy zlecenia, umowy o dzieło) związane z realizowanymi środkami trwałymi w budowie,

- nieodpłatne świadczenia na rzecz inwestycji (środków trwałych w budowie), w korespondencji z kontem 800 „Fundusz jednostki” (czyn społeczny)

- nieodpłatne otrzymanie środków trwałych w budowie, w korespondencji z kontem 800 „Fundusz jednostki”,

 

Na stronie Ma konta 080 ujmuje się wartość uzyskanych efektów, w szczególności:

- środków trwałych,

- wartości niematerialnych i prawnych,

- wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych inwestycji,

- rozliczenie budowy środka trwałego (inwestycji) bez efektów majątkowych

Na koncie 080 można księgować również rozliczenie kosztów dotyczących zakupów gotowych środków trwałych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 080 powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów środków trwałych w budowie według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Konto 080 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość kosztów środków w budowie i ulepszeń.

 

Zespół 1 - "Środki pieniężne i rachunki bankowe"

 

Konta zespołu 1 "Środki pieniężne i rachunki bankowe" służą do ewidencji:

1) krajowych i zagranicznych środków pieniężnych, przechowywanych w kasach,

2) krótkoterminowych papierów wartościowych,

3) krajowych i zagranicznych środków pieniężnych, lokowanych na rachunkach w bankach,

4) udzielanych przez banki kredytów w krajowych i zagranicznych środkach pieniężnych,

5) wszelkich innych krajowych i zagranicznych środków pieniężnych.

Zadaniem kont zespołu 1 jest odzwierciedlenie operacji pieniężnych oraz obrotów i stanów środków pieniężnych oraz krótkoterminowych papierów wartościowych.

 

Konto 101 – Kasa

 

Konto 101 służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasach jednostki.

Na stronie Wn konta 101 ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowe, a na stronie Ma - rozchody gotówki i niedobory kasowe. Wartość konta 101 koryguje się o różnice kursowe dotyczące gotówki w obcej walucie.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 101 powinna umożliwić ustalenie:

1 ) stanu gotówki w walucie polskiej,

2) wyrażonego w walucie polskiej i obcej stanu gotówki w walucie zagranicznej, z podziałem na poszczególne waluty obce,

3) wartości gotówki powierzonej poszczególnym osobom za nią odpowiedzialnym.

Konto 101 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan gotówki w kasie.

 

 

Konto 130 - Rachunek bieżący jednostki

 

 Konto 130 służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. 

Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach. Dopuszczalne jest stosowanie innych niż dokumenty bankowe dowodów księgowych, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów.

Uzyskane przez jednostkę zwroty wydatków dokonanych w tym samym roku budżetowym przyjmowane są na rachunek bieżący wydatków i zmniejszają wykonanie wydatków w danym roku budżetowym.

Refundacja przez Powiatowy Urząd Pracy poniesionych wydatków za organizację prac interwencyjnych , robót publicznych przyjmowana jest na dochody urzędu. 

Na koncie 130 obowiązuje zachowanie czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny.

 

Na koniec każdego okresu sprawozdawczego VAT należny od poszczególnych dochodów budżetowych jest ujmowany jako zmniejszenie dochodów wg poszczególnych podziałek klasyfikacji dochodów i ujmowany na koncie analitycznym 130-VAT. Pomniejszana jest kwota dochodów, w których sklasyfikowana została należność niezależnie od tego czy należność ta została zapłacona, czy też nie, nawet, gdyby wystąpiła wartość ujemna.

 

Na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” ujmuje się:.

 

Na stronie Wn  konta 130 ujmuje się:

 

• wpływy środków budżetowych otrzymanych na realizację wydatków budżetowych jednostki zgodnie z planem finansowym, w korespondencji z kontem 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”,
• zwrot środków budżetowych pobranych do kasy, a niewykorzystanych, w korespondencji z kontem 101 „Kasa” lub 141 „Środki pieniężne w drodze”,
• zwroty dotacji budżetowych w roku, w którym zostały przekazane, w korespondencji z kontem 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich

 

Dochody budżetowe:

 

1. 1. wpływy środków budżetowych z tytułu zrealizowanych przez jednostkę budżetową dochodów budżetowych wpłaconych do kasy, w korespondencji z kontem 101 „Kasa” lub 141 „Środki pieniężne w drodze”,
   2. wpływy środków budżetowych z tytułu zrealizowanych przez jednostkę budżetową przypisanych dochodów budżetowych, wpłaconych bezpośrednio na rachunek bankowy, w korespondencji z kontem 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”
   3. wpływy środków budżetowych z tytułu zrealizowanych przez jednostkę budżetową nieprzypisanych dochodów budżetowych, wpłaconych bezpośrednio na rachunek bankowy, w korespondencji z kontami zespołu „7”
   4. naliczone przez bank odsetki z tytułu oprocentowania środków pieniężnych na rachunku bieżącym jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 750 „Przychody finansowe”,
   5. obciążenia z tytułu omyłek i błędów bankowych oraz ich korekt, w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”

 

Na stronie Ma konta 130 ujmuje się:

 

1. Zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki budżetowej:

 

1. środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych,  
2. przelewy z tytułu zapłaty zobowiązań dotyczących wydatków bieżących i majątkowych, ujętych na kontach rozrachunkowych, w korespondencji z właściwymi kontami zespołu „2”, 
3. zapłaty kar, grzywien, odszkodowań i kosztów sądowych, w korespondencji z odpowiednim kontem zespołu „2” lub bezpośrednio z kontem 761 „Pozostałe koszty operacyjne”, 
4. zapłatę odsetek za zwłokę w zapłacie zobowiązań, w korespondencji z odpowiednim kontem zespołu „2” lub bezpośrednio z kontem 751 „Koszty finansowe”, 
5. przekazanie dotacji budżetowych w korespondencji z kontem 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich”, 
6. zwrot środków niewykorzystanych w danym roku na wydatki budżetowe, w korespondencji z kontem 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”.

 

  2. Dochody budżetowe

 

1. okresowe przelewy dochodów budżetowych zrealizowanych przez samorządowe jednostki budżetowe na rachunek budżetu JST, w korespondencji z kontem 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, 
2. uznania z tytułu omyłek i błędów bankowych oraz ich korekt, w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”, 

 

Konto 130 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków budżetowych na rachunku bieżącym jednostki budżetowej. Saldo tego konta równe jest saldu sald wynikających z ewidencji szczegółowej prowadzonej dla kont:

 

1. wydatków budżetowych: konto 130 w zakresie wydatków budżetowych może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków budżetowych otrzymanych na realizację wydatków budżetowych a niewykorzystanych do końca roku, 
2. dochodów budżetowych: konto 130 w zakresie dochodów budżetowych może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków budżetowych z tytułu zrealizowanych dochodów budżetowych, które do końca roku nie zostały przelane do budżetu.

 

Saldo konta 130 ulega likwidacji przez księgowanie:

 

1. przelewu środków pieniężnych niewykorzystanych do końca roku, w korespondencji z kontem 223,
2. przelewu do budżetu dochodów budżetowych pobranych, lecz nieprzelanych do końca roku, w korespondencji z kontem 222.

 

Saldo konta 130 w zakresie zrealizowanych wydatków podlega na koniec roku przeksięgowaniu na stronę Ma konta 800, a w zakresie dochodów  na stronę Wn konta 800.

 

Konto 135 – Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia

 

Konto 135 służy do ewidencji środków funduszy specjalnego przeznaczenia.

Na koncie tym ujmuje się w szczególności:

- środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

- środki funduszy celowych lub innych funduszy specjalnego przeznaczenia.

 

Na stronie Wn konta 135 ujmuje się wpływy środków na rachunki bankowe, a na stronie Ma - wypłaty środków z rachunków banko­wych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 135 powinna umoż­liwić ustalenie stanu środków każdego wyodrębnionego funduszu. Konto 135 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środ­ków pieniężnych na rachunkach bankowych.

Konto 139 – Inne rachunki bankowe

 

Konto 139 służy do ewidencji operacji dotyczących środków pie­niężnych wydzielonych na innych rachunkach bankowych niż rachun­ki bieżące, w tym na rachunkach pomocniczych i rachunkach  specjalnego przeznaczenia.

W szczególności na koncie 139 prowadzi się ewidencję obrotów na wyodrębnionych rachunkach bankowych:

• sum depozytowych – są to obce środki pieniężne przechowywane przez jednostkę przez okres określony w umowie. Obejmują w szczególności kaucje i wadium.
• sum na zlecenie,
• środków obcych na inwestycje

 

Na koncie 139 dokonuje się księgowań wyłącznie na podstawie dowodów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów konta 139 między księgowością jednostki a księ­gowością banku.

Na stronie Wn konta 139 ujmuje się wpływy wydzielonych środków pieniężnych z rachunków bieżących oraz sum depozytowych i na zle­cenie.

Na stronie Ma konta 139 ujmuje się wypłaty środków pieniężnych dokonane z wydzielonych rachunków bankowych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 139 powinna za­pewnić ustalenie stanu środków pieniężnych dla każdego wydzielonego rachunku bankowego.

Konto 139 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środ­ków pieniężnych znajdujących się na innych rachunkach banko­wych.

Konto 140 - Krótkoterminowe aktywa finansowe

Konto 140 służy do ewidencji krótkoterminowych aktywów finansowych, w szczególności akcji, udziałów i innych papierów wartościowych wyrażonych  zarówno w walucie polskiej, jak też w walutach obcych i innych środków pieniężnych, których wartość jest wyrażona zarówno w walucie polskiej, jak i w walucie obcej. Na stronie Wn konta140 ujmuje się zwiększenia a na stronie Ma zmniejszenia stanu krótkoterminowych aktywów finansowych. Ewidencja szczegółowa do konta 140 umożliwia ustalenie:

1. poszczególnych składników krótkoterminowych aktywów finansowych,
2. stanu poszczególnych krótkoterminowych aktywów finansowych wyrażonego w walucie polskiej i obcej, z podziałem na poszczególne waluty obce,
3. wartości krótkoterminowych aktywów finansowych powierzonych poszczególnym osobom za nie odpowiedzialnym.

Na koncie 140 ewidencjonuje się środki znajdujące się między kasą jednostki, a jej rachunkami bankowymi lub odwrotnie. Podjęcie środków pieniężnych z banku do kasy udokumentowane wyciągiem  bankowym wskazującym na rozchód środków pieniężnych z rachunku księguje się na stronie Wn 140 w korespondencji z kontem 130, natomiast przyjęcie do kasy gotówki podjętej z rachunku księguje się na stronie Ma konta 140 w korespondencji z kontem 101.

Konto 140 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan krótkotermiowych aktywów finansowych.

Podjęcie gotówki - pogotowie kasowe na realizację wydatków w kasie jest księgowane w dz.750 rozdz.75023 § 4210.

 

 

Konto 141 - Środki pieniężne w drodze.

 

Konto 141 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze. Na stronie Wn konta 141 ujmuje się zwiększenia stanu środków pieniężnych w drodze, a na stronie Ma zmniejszenia stanu środków pieniężnych w drodze. Konto 141 może wykazywać saldo WN, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze. Środki pieniężne w drodze są księgowane na bieżąco.

ZESPÓŁ 2 - ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA

 

 

Konto 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”

 

Konto 201 służy do ewidencji wszelkich rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finanso­wych. Na koncie 201 nie ujmuje się należności jednostek budżeto­wych zaliczanych do dochodów budżetowych, które ujmowane są na koncie 221.

Konto 201 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz za  spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje za powstałe zobowiąza­nia oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

Na koncie 201 (po stronie Ma księguje się wyłącznie faktury bezgotówkowe. Faktury płatne gotówką księguje się z pominięciem konta 201. Przypisów zobowiązań na koncie 201 dokonuje się do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym, a w przypadku końca roku obrachunkowego do dnia 20 stycznia. O zaliczeniu zobowiązań do danego okresu sprawozdawczego decyduje data wpływu do Referatu Księgowości.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 jest prowadzona wg podziałek klasyfikacji budżetowej oraz powinna za­pewnić możliwość ustalenia należności, zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.

Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należno­ści i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

 

Konto 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”

 

     Konto 221 służy do ewidencji należności jednostek z tytułu dochodów budżetowych, których termin płatności przypada na dany rok budżetowy.

     Na stronie Wn konta 221 ujmuje się ustalone należności z tytułu dochodów budżetowych. Na stronie Ma konta 221 ujmuje się wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych, odpisy (zmniejszenia) należności oraz zwroty nadpłat (ze znakiem ujemnym).

     Należne urzędowi dochody z podatków przypisanych na podstawie decyzji ustalających ich wysokość lub deklaracji podatkowych ujmujemy Wn 221 Ma 720

     Inne dochody urzędu ujmowane są na podstawie faktur, wykazów, polecenia księgowania lub dowodów bankowych.  Przypisy i odpisy z tytułu podatków ujmujemy raz na kwartał w korespondencji z kontem 720, w związku z czym na dany dzień konto 221 nie wykazuje w zakresie należności podatkowych właściwego salda.

Na koncie 221 ujmuje się  zaległości i nadpłaty Urzędów Skarbowych na podstawie kwartalnych sprawozdań w korespondencji z kontem 720. Na koniec roku zaległości i nadpłaty są  przenoszone  na konto 860.  Natomiast  zapisu zaległości i nadpłaty urzędu  w sprawozdaniu Rb 27S (kwartalnie)  dokonuje się na podstawie wykazów z ewidencji podatkowej.

     Ewidencja szczegółowa do konta 221 prowadzona jest według  podziałek klasyfikacji budżetowej. Według dłużników ewidencja prowadzona jest w zakresie wykupu lokali mieszkalnych.

     Konto 221 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności z tytułu dochodów budżetowych, a saldo Ma - stan zobowiązań jednostki budżetowej z tytułu nadpłat w dochodach budżetowych.  

 

 

Konto 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”

 

Konto 222 służy do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę budżetową dochodów budżetowych. 

Na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” ujmuje się:

 

Na stronie Wn : 

przelew dochodów budżetowych pobranych przez jednostkę budżetową na rachunek budżetu gminy,  w korespondencji z kontem 130 „Rachunek bieżący jednostki”

Na stronie Ma

roczne przeniesienia zrealizowanych dochodów budżetowych na podstawie sprawozdań finansowych, w korespondencji z kontem 800 „Fundusz jednostki”.

Konto 222 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan dochodów budżetowych zrealizowanych, ale nieprzelanych na rachunek budżetu.

 

Saldo konta 222 ulega likwidacji poprzez księgowanie przelewu do budżetu dochodów budżetowych pobranych, lecz nieprzelanych do końca roku, w korespondencji z kontem 130 „Rachunek bieżący jednostki”

 

 

Konto 223 – „Rozliczenie wydatków budżetowych”

 

Konto 223 służy do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę wydatków budżetowych, w tym wydatków w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich.

 

Na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” ujmuje się:

 

Na stronie Wn 

- roczne przeniesienia, na podstawie sprawozdań budżetowych, zrealizowanych wydatków budżetowych, w tym wydatków budżetu państwa w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich na konto 800 „Fundusz jednostki”,

 

Na stronie Ma  

okresowe wpływy środków pieniężnych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych jednostki budżetowej, w tym wydatków budżetu państwa w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich, w korespondencji z kontem 130 „Rachunek bieżący jednostki”.

 

Konto 223 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan środków budżetowych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych, lecz niewykorzystanych do końca roku.

 

Saldo tego konta ulega likwidacji poprzez księgowanie przelewu do budżetu jednostki samorządu niewykorzystanych środków do końca roku, w korespondencji z kontem 130 „Rachunek bieżący jednostki”.

 

Konto 224 - "Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich".

 

Konto 224 służy do ewidencji rozliczenia przez organ dotujący udzielonych dotacji budżetowych a także do ewidencji rozliczenia przez instytucje zarządzające i pośredniczące płatności z budżetu środków europejskich.

Na stronie Wn konta 224 ujmuje się:

- wartość dotacji przekazanych przez organ dotujący, w korespondencji z kontem 130,

Na stronie Ma konta 224 ujmuje się:

- wartość dotacji uznanych za wykorzystane i rozliczone, w korespondencji z kontem 810,

- wartość dotacji zwróconych  w tym samych roku budżetowym, w korespondencji
z kontem 130.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 224 powinna zapewniać możliwość ustalenia wartości przekazanych dotacji oraz zaliczek z tytułu płatności z budżetu środków europejskich według jednostek oraz przeznaczenia tych środków.

Konto 224 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość niewykorzystanych, nierozliczonych dotacji lub wartość dotacji należnych do zwrotu oraz niewykorzystanych, nierozliczonych płatności z budżetu środków europejskich w roku, w którym zostały przekazane.

 

 

     Rozliczone i przypisane do zwrotu dotacje, które organ dotujący zalicza do dochodów budżetowych, są ujmowane na koncie 221.

 

Konto 225 – „Rozrachunki z budżetami”

Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami, w szczególności  podatku dochodowego od osób fizycznych, podatku od towarów i usług.

Na stronie Wn konta 225 ujmuje się w szczególności:

- przekazanie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, korekty powodujące zmniejszenie tych zaliczek,

- naliczony podatek VAT podlegający odliczeniu od podatku należnego,

Na stronie Ma konta 225 ujmuje się w szczególności:

- naliczony podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu umów o pracę, umów zleceń i o dzieło i innych świadczeń,

 - należny podatek VAT w wysokości z wystawionych faktur i faktur korygujących,

Ewidencję szczegółową do konta 225 prowadzi się odrębnie dla każdego z tytułów rozrachunków aby możliwe było ustalenie stanu należności i zobowiązań.

 

Konto 225 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, saldo Ma oznacza stan zobowiązań wobec budżetu.

 

W urzędzie jednostki samorządu terytorialnego VAT przekazywany do urzędu skarbowego zmniejsza dochody własne jednostki budżetowej.

 

 

Konto 226 – “Długoterminowe należności budżetowe”

 

Konto 226 służy do ewidencji długoterminowych należności lub długoterminowych rozliczeń z budżetem.

Na stronie Wn konta 226 księguje się:

- należności długoterminowe podlegające zaliczeniu na dochody budżetowe , których termin płatności ustalony w decyzji przypada na lata następne po roku, w którym dokonane są księgowania w korespondencji z kontem 840.

Na stronie Ma konta 226 księguje się:

- przeniesienie należności długoterminowych na krótkoterminowe w wysokości raty należnej za dany rok, oraz należności z tytułu innych dochodów budżetowych, w korespondencji z kontem 221 oraz zapis równoległy Wn 840 Ma 760.

Konto 226 wykazuje saldo Wn, które oznacza wartość należności budżetowych zaliczanych do długoterminowych.

Ewidencja szczegółowa do konta 226 prowadzona jest wg dłużników od których te należności przysługują.

Konto 229 – „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”

 

Konto 229 służy do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu składek ZUS oraz PFRON.

Na stronie Wn konta 229 ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma – zobowiązania z tytułu składek, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznopraw­nych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 229 za­pewnia możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według  podmiotów, z którymi dokonywane są roz­liczenia.

Konta analityczne:

Konto 229-1 – ZUS

Konto 229-2 - PFRON

 

Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań z tytułu naliczonego wynagrodzenia rocznego.

 

 

Konto 231 – „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”

Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami jed­nostki i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, na mocy odrębnych przepisów, do wynagrodzeń, np. należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy,  umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej itp.

Na stronie Wn konta 231 ujmuje się w szczególności:

- wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń,

- wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń,

- wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń,

- potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika,

 

Na stronie Ma konta 231 ujmuje się zobowiązania jednostki z tytu­łu wynagrodzeń.

Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń.

Na koniec roku konto 231 wykazuje saldo Ma „Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń”.

Ewidencja szczegółowa do konta prowadzona jest w programie Puma moduł Płace.

 

Konto 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”

Konto 234 służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z  innych tytułów niż wynagrodzenia.

Na stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności:

- wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydat­ki obciążające jednostkę,

- należności od pracowników z tytułu dokonanych przez jednost­kę świadczeń odpłatnych,

- należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świad­czeń socjalnych ( w tym również emerytom),

- należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód,

- zapłacone zobowiązania wobec pracowników.

Na stronie Ma konta 234 ujmuje się w szczególności:

• wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu jednostki,

• rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych,
• wpływy należności od pracowników.

Zaliczki wypłacone pracownikom w walutach obcych można ujmować, do czasu ich rozliczenia, w równowartości waluty polskiej ustalonej przy wypłacie zaliczki.

Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec pracow­ników.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 za­pewnia możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowią­zań z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków.

 

Konto 240 – „Pozostałe rozrachunki”

Konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należno­ści i roszczeń oraz zobowiązań nie objętych ewidencją na kontach 201-234. Konto 240 może być używane również do ewidencji poży­czek i różnego rodzaju rozliczeń, a także krótko- i długoterminowych należności funduszy celowych.

Na stronie Wn konta 240 ujmuje się powstałe należności i ro­szczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i ro­szczeń.

Konto 240 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należno­ści i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 240 za­pewnia ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczegól­nych tytułów.

Na koncie 240 księgowane są między innymi:

- potrącenia dotyczące wynagrodzenia, np. składki PZU, potrącenia komornicze

- wypłata funduszu socjalnego na konta osobiste emerytów,

- dofinansowanie młodocianych pracowników,

- diety radnych

- rozrachunki z sołtysami

- sumy do wyjaśnienia.

 

Konto 290 – „Odpisy aktualizujące należności”

Konto 290 służy do ewidencji odpisów aktualizujących należności wątpliwych.

 

Odpisów aktualizujących wartość należności dokonuje się w przypadkach określonych w art. 35b ust.1 ustawy o rachunkowości, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty.

Ewidencję szczegółową do konta 290 prowadzi się według klasyfikacji budżetowej.

Saldo konta 290 oznacza wartość odpisów aktualizujących.

 

ZESPÓŁ 3 - ”MATERIAŁY I TOWARY”

Konto 310 – „Materiały”

Konto 310 służy do ewidencji zapasów materiałów, znajdujących się w magazynach oraz we własnym i obcym przerobie. Wartość wszystkich materiałów odnosi się bezpośrednio w ciężar konta kosztów (Wn konta 401). Na ostatni dzień roku budżetowego nie zużyte materiały podlegają zinwentaryzowaniu. Spisane ilości wycenia się według cen zakupu lub nabycia i odnosi się na saldo Wn konta 310, Ma 401.

Na stronie Wn konta 310 ujmuje się zwiększenie ilości i wartości stanu zapasu materiałów, a na stronie Ma - jego zmniejszenia. Konto 310 może wykazywać saldo Wn, które wyraża stan zapasów materiałów, w cenach zakupu, nabycia lub w stałych cenach ewidencyjnych. Ewidencja szczegółowa umożliwia wyodrębnienie poszczególnych rodzajów materiałów. 

W Urzędzie Gminy na koncie 310 ewidencjonuje się spisany spisem z natury na koniec roku  materiały.

 

 

ZESPÓŁ 4 „KOSZTY WEDŁUG RODZAJÓW I ICH ROZLICZENIE"

Konta zespołu 4 służą do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym i ich rozliczenia. Poniesione koszty ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich powstania niezależnie od terminu ich zapłaty.

Ewidencję szczegółową do kont zespołu 4 prowadzi się według podziałek klasyfikacji planu finansowego jednostki w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analiz oraz sprawozdawczości. Paragrafy klasyfikacji budżetowej wydatków zostały przyporządkowane do odpowiednich kont kosztów rodzajowych.

 

Konto 400 – „Amortyzacja”

Konto 400 służy do ewidencji naliczonych odpisów amortyzacji od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe są dokonywane stopniowo wg stawek amortyzacyjnych.

     Na stronie Wn konta 400 ujmuje się naliczone odpisy amortyzacyjne i umorzeniowe, a na stronie Ma ewentualne zmniejszenie odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych, w korespondencji z kontem 071.

Konto 400 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów amortyzacji. Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860. 

 

Konto 401 – „Zużycie materiałów i energii”

Konto 401 służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii na cele działalności podstawowej, pomocniczej i ogólnego zarządu.

     Na stronie Wn konta 401 ujmuje się poniesione koszty z tytułu zużycia materiałów i energii a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenia poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie salda poniesionych w ciągu roku kosztów zużycia materiałów i energii na konto 860.

Ewidencja szczegółowa do konta 401 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji planu finansowego jednostki. Przyporządkowane paragrafy wydatków bieżących to 421, 422, 419, 424, 426 (odpowiednio 4 cyfra).

 

Konto 402 – „Usługi obce”

Konto 402 służy do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki.

Na stronie Wn konta 402 ujmuje się poniesione koszty usług obcych a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenia poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie salda poniesionych kosztów usług obcych na konto 860.

Ewidencja szczegółowa do konta 402 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji planu finansowego jednostki. Przyporządkowane paragrafy wydatków bieżących to 427, 430, 433,  436, 439, 4400 (odpowiednio 4 cyfra).

 

Konto 403 – „Podatki i opłaty”

Konto 403 służy do ewidencji kosztów z tytułu  podatku od środków transportu oraz opłat o charakterze podatkowym a także opłaty notarialnej, skarbowej i administracyjnej.

     Na stronie Wn konta 403 ujmuje się poniesione koszty z w/w tytułów a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie kosztów z tego tytułu na konto 860.

 Ewidencja szczegółowa do konta 403 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji planu finansowego jednostki. Przyporządkowane paragrafy wydatków bieżących to 414, 450, 452 (odpowiednio 4 cyfra).

 

Konto 404 – „Wynagrodzenia”

Konto 404 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń z pracownikami i innymi osobami fizycznymi zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami.

     Na stronie Wn konta 404 ujmuje się kwotę należnego pracownikom i innym osobom fizycznym wynagrodzenia brutto a na stronie Ma ujmuje się korekty uprzednio zewidencjonowanych kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń oraz na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860.

Ewidencja szczegółowa do konta 404 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji planu finansowego jednostki. Przyporządkowane paragrafy wydatków bieżących to  401, 404, 410, 417 (odpowiednio 4 cyfra)

 

 Konto 405 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”

Konto 405 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu różnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na umowę o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń, koszty podróży służbowych, szkolenia pracowników.

     Na stronie Wn konta 405 ujmuje się poniesione koszty z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń z w/w tytułów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenia kosztów z w/w tytułów oraz na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860.

Ewidencja szczegółowa do konta 405 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji planu finansowego jednostki. Przyporządkowane paragrafy wydatków bieżących to 302, 303, 304, 411, 412, 413, 428, 441,442, 444, 470 (odpowiednio 4 cyfra).

 

Konto 409 – „Pozostałe koszty rodzajowe”

Konto 409 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400-405. Na koncie tym ujmuje się, koszty ubezpieczeń osobowych i majątkowych oraz innych kosztów niezaliczanych do kosztów działalności finansowej i pozostałych kosztów operacyjnych.

     Na stronie Wn konta 409 ujmuje się poniesione koszty z w/w tytułów, a na stronie Ma zmniejszenie kosztów oraz na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860.

Ewidencja szczegółowa do konta 409 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji planu finansowego jednostki. Przyporządkowane paragrafy wydatków bieżących to 285, 290, 291, 311, 324,   443, 456 (odpowiednio 4 cyfra).

 

ZESPÓŁ 7 „PRZYCHODY, DOCHODY  I KOSZTY "

 

Konto 720 – „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”.

 

 

            Konto 720 służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych związanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki, w szczególności dochodów do których zalicza się podatki, składki, opłaty oraz inne dochody należne na podstawie odrębnych ustaw lub umów międzynarodowych.

Na stronie Wn konta 720 ujmuje się odpisy z tytułu dochodów budżetowych, a na stronie Ma konta 720 ujmuje się przychody z tytułu dochodów budżetowych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 720 powinna zapewnić wyodrębnienie przychodów z tytułu dochodów budżetowych według pozycji planu finansowego.

W zakresie podatkowych i niepodatkowych dochodów budżetowych ewidencja szczegółowa jest prowadzona według zasad rachunkowości podatkowej, natomiast w zakresie podatków pobieranych przez inne organy ewidencję szczegółową stanowią sprawozdania o dochodach budżetowych sporządzane przez te organy.

W końcu roku obrotowego saldo konta 720 przenosi się na konto 860. Na koniec roku konto 720 nie wykazuje salda.

 

 

Konto 750 - Przychody finansowe

 

Konto 750 służy do ewidencji przychodów finansowych. Na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu operacji finansowych, a w szczególności przychody ze sprzedaży papierów wartościowych, odsetki od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, przychody z udziałów i akcji, dywidendy, oraz odsetki od udzielonych pożyczek, dyskonto weksli, czeków obcych i papierów wartościowych oraz odsetki za zwłokę w zapłacie należności, dodatnie różnice kursowe.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 750 powinna zapewnić wyodrębnienie przychodów finansowych z tytułu udziałów w innych podmiotach gospodarczych, należne jednostce odsetki od pożyczek i zapłacone odsetki za zwłokę od należności. W końcu roku obrotowego przenosi się przychody finansowe na stronę Ma 860 ( Wn konto 750). Na koniec roku konto 750 nie wykazuje salda.

Konto 751 – „Koszty finansowe”.

Konto 751 służy do ewidencji kosztów finansowych. Na stronie Wn konta 751 ujmuje się w szczególności wartość sprzedanych udziałów, akcji i papierów wartościowych, odsetki od obligacji, odsetki od kredytów i pożyczek, odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań z wyjątkiem obciążających środki trwałe w budowie, odpisy aktualizujące wartość należności z tytułu operacji finansowych, dyskonto przy sprzedaży weksli, czeków obcych i papierów wartościowych, ujemne różnice kursowe, z wyjątkiem obciążających środki trwałe w budowie. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 751 zapewnia wyodrębnienie w zakresie kosztów operacji finansowych - zarachowane odsetki od pożyczek i odsetki za zwłokę od zobowiązań. W końcu roku obrotowego przenosi się koszty operacji finansowych na stronę Wn konta 860 (Ma konto 751). Na koniec roku konto 751 nie wykazuje salda.

 

Konto 760 – „Pozostałe przychody operacyjne”.

Konto 760 służy do ewidencji przychodów nie związanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki, w tym wszelkich innych przychodów niż podlegające ewidencji na kontach 700, 720,750.

Konto 760 służy do ewidencji dodatnich skutków finansowych zdarzeń trudnych do przewidzenia, które wystąpiły poza operacyjną działalnością jednostki i nie są związane z ogólnym profilem jej prowadzenia.

 

W szczególności występują przychody związane:

– ze zbyciem środków trwałych, środków trwałych w budowie (inwestycji)

oraz wartości niematerialnych i prawnych,

– ze sprzedażą pozostałości po zlikwidowanych środkach trwałych,

– ze sprzedażą materiałów w wartości ich ceny sprzedaży ustalonej

na poziomie ceny zakupu lub nabycia,

– z odpisaniem zobowiązań przedawnionych i umorzonych, z wyjątkiem

zobowiązań o charakterze publicznoprawnym, nieobciążających kosztów działalności operacyjnej,

–– z korektami odpisów aktualizujących wartość aktywów, z wyjątkiem

odpisów obciążających koszty finansowe,

– z otrzymanymi odszkodowaniami,

– z otrzymanymi karami,

– z odpisaniem niewyjaśnionych nadwyżek aktywów obrotowych, ujawnionych w trakcie inwentaryzacji (niepodlegających kompensacie z niedoborami oraz niekorygującymi kosztów na koncie 401),

– z należnym jednostce wynagrodzeniem płatnika podatku dochodowego i składek ZUS (potrącanym w składanych deklaracjach),

– z wynajmem środków trwałych jednostki, gdy nie stanowi to przedmiotu jej statutowej działalności,

– ze złomowaniem zapasów aktywów obrotowych,

– ze zdarzeniami losowymi.

lub które wystąpiły incydentalnie).

W szczególności na stronie Ma konta 760 ujmuje się:

1. przychody ze sprzedaży materiałów,
2. przychody ze sprzedaży środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych w budowie;
3. pozostałe przychody, do których zalicza się w szczególności: odpisane przedawnione zobowiązania, otrzymane odszkodowania, kary, darowizny i nieodpłatnie otrzymane środki obrotowe.

W końcu roku obrotowego przenosi się pozostałe przychody operacyjne na stronę Ma 860 w korespondencji ze stroną Wn konto 760. Na koniec roku konto 760 nie wykazuje salda.

Konto 761 - Pozostałe koszty operacyjne

Konto 761 służy do ewidencji kosztów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki.

Konto 761 służy do ewidencji ujemnych skutków zdarzeń losowych, trudnych do przewidzenia, które wystąpiły poza działalnością operacyjną jednostki i nie są związane z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia.

W szczególności na stronie Wn konta 761 ujmuje się:

• koszty osiągnięcia pozostałych przychodów w wartości cen zakupu lub nabycia materiałów
• pozostałe koszty operacyjne, do których zalicza się w szczególności kary, odpisane przedawnione, umorzone i nieściągalne należności, odpisy aktualizujące od należności, koszty postępowania spornego i egzekucyjnego oraz nieodpłatnie przekazane środki obrotowe.
•  

W końcu roku obrotowego przenosi się na stronę Wn 860 pozostałe koszty operacyjne, w korespondencji ze stroną Ma konta 761. Na koniec roku konto 761 nie wykazuje salda.

 

ZESPÓŁ 8 „FUNDUSZE, REZERWY I WYNIK FINANSOWY"

 

Konta zespołu 8 "Fundusze, rezerwy i wynik finansowy" służą do:

- ewidencji funduszy,

- ewidencji wyniku finansowego,

- ewidencji dotacji budżetowych,

- ewidencji rezerw i rozliczeń międzyokresowych przychodów.

 

Konto 800 – „Fundusz jednostki”

 

Konto 800 służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego jednostki i ich zmian.

          Na stronie Wn konta 800 ujmuje się zmniejszenia funduszu, a na stronie Ma - jego zwiększenia, zgodnie z odrębnymi przepisami regulującymi gospodarkę finansową jednostki.

Na stronie Wn konta 800 ujmuje się w szczególności:

1. 1. przeksięgowanie, pod datą sprawozdania budżetowego, zrealizowanych dochodów budżetowych, w korespondencji z kontem 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” (roczne), 
   2. przeksięgowanie, w końcu roku obrotowego, dotacji z budżetu, płatności z budżetu środków europejskich, środków budżetowych wykorzystanych na inwestycje z konta 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje”, 
   3. różnice z aktualizacji środków trwałych – zmniejszenie wartości ewidencyjnej środków trwałych, w korespondencji z kontem 011 „Środki trwałe”, 
   4. różnice z aktualizacji środków trwałych – zwiększenie wartości dotychczasowego umorzenia, w korespondencji z kontem 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”, 
   5. wartość sprzedanych, nieodpłatnie przekazanych podstawowych środków trwałych (wartość netto), w korespondencji z kontem 011 „Środki trwałe”,  
   6. wartość sprzedanych, nieodpłatnie przekazanych wartości niematerialnych i prawnych (wartość netto) umarzanych w czasie, w korespondencji z kontem 020 „Wartości niematerialne i prawne”, 
   7. wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych w budowie, w korespondencji z kontem 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”,  
   8. wartość wniesionych w formie wkładu niepieniężnego (aportu) środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych w budowie, w korespondencji z kontami: 011 „Środki trwałe”, 020 „Wartości niematerialne i prawne”, 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”,  
   9. wartość zlikwidowanych podstawowych środków trwałych (wartość netto), w korespondencji z kontem 011 „Środki trwałe”,  
   10. wartość zaniechanych środków trwałych w budowie, w korespondencji z kontem 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, 
   11. rozliczenie niezawinionego niedoboru podstawowego środka trwałego w wartości nieumorzonej, zmniejszającego zgodnie z decyzją kierownika jednostki fundusz jednostki, w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”, 
   12. rozliczenie niezawinionego niedoboru środków trwałych w budowie, zmniejszającego zgodnie z decyzją kierownika jednostki fundusz jednostki, w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”, 
   13. pasywa przejęte od zlikwidowanych (połączonych) jednostek,
   14. dochody budżetu nie ujęte w planie urzędu  w korespondencji z kontem Ma 720;
   15. przeksięgowanie straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860 „Wynik finansowy”

 

 

     Na stronie Ma konta 800 ujmuje się w szczególności: 

1. przeksięgowanie, pod datą sprawozdania budżetowego, zrealizowanych wydatków budżetowych z konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” (roczne), 
2. równowartość środków budżetowych wykorzystanych na finansowanie inwestycji jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje”, 
3. różnice z aktualizacji środków trwałych – zwiększenie wartości ewidencyjnej środków trwałych, w korespondencji z kontem 011 „Środki trwałe”, 
4. różnice z aktualizacji środków trwałych – zmniejszenie wartości dotychczasowego umorzenia, w korespondencji z kontem 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”, 
5. nieodpłatne otrzymanie podstawowych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, dóbr kultury i środków trwałych w budowie, w korespondencji z kontami: 011 „Środki trwałe”,  020 „Wartości niematerialne i prawne”, 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, 
6. aktywa przejęte od zlikwidowanych (połączonych) jednostek, w korespondencji ze wszystkimi kontami zawierającymi salda reprezentujące aktywa, występujące na dzień likwidacji jednostek,
7.  wartość objętych akcji i udziałów w korespondencji z kontem 030 „Długoterminowe aktywa finansowe”, 
8. przeksięgowanie zysku bilansowego roku ubiegłego z konta 860 „Wynik finansowy”.

 

      Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 800 zapewnia możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki. Konto 800 wykazuje na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu jednostki.

 

W jednostce występują konta analityczne:

 

Konto 800-01 Fundusz jednostki, na którym księguje się zmniejszenia i zwiększenia funduszu jednostki,

Konto 800-02 Fundusz jednostki – środki trwałe w budowie na którym księguje się środki trwałe pochodzące z budowy.

Konto 800-03 Fundusz jednostki – środki trwałe, na którym księguje się zmniejszenia i zwiększenia środków trwałych.

Konto 800-04 – Fundusz jednostki – fundusz umorzeń środków trwałych

Konto 800-08 – Fundusz jednostki – długoterminowe aktywa finansowe.

 

Konto 810 – „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje”.

 

Konto 810 służy do ewidencji dotacji budżetowych płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje.

Na stronie Wn konta 810 ujmuje się:

•  równowartość wydatków dokonanych przez jednostki budżetowe ze środków budżetu na finansowanie środków trwałych w budowie, zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych o i prawnych (zapis równoległy do zapłaty zobowiązań Wn 810 Ma 800),
• dotacje udzielone z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dla podmiotów zewnętrznych (jednostek oświatowych, podmiotów realizujących zadania publiczne) i instytucjom kultury uznane za wykorzystane i rozliczone w korespondencji z kontem 224.

 

Na stronie Ma konta 810 ujmuje się przeksięgowanie, w końcu roku obrotowego, salda konta 810 na konto 800. Konto 810 na koniec roku nie wykazuje salda. Ewidencję analityczną do konta 810 należy prowadzić według podziałek klasyfikacji budżetowej.

Konto 840 - Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów

Konto służy do ewidencji przychodów zaliczanych do przyszłych okresów oraz innych rozliczeń międzyokresowych i rezerw.

Na stronie Ma ujmuje się utworzenie i zwiększenie rezerwy, a na stronie WN ich zmniejszenie lub rozwiązanie.

Na koncie 840 ujmuje się również te przychody, za które termin zapłaty przypada na następne lata, w korespondencji z kontem 226 „Długoterminowe należności budżetowe”.

Konto 840 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan rezerw i rozliczeń międzyokresowych przychodów.

Konto 851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

 

Konto 851 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

 

ZFŚS tworzy się przede wszystkim z odpisów  obciążających koszty działalności jednostki.

Odpis na ZFŚS dokonywany na początku roku dla planowanej liczby zatrudnionych i podlega korekcie po zakończeniu roku kalendarzowego, jeżeli  faktyczny stan zatrudnienia różni się od stanu planowanego.

 

Ponadto ZFŚS zwiększa się z tytułu:

– odsetek naliczonych od środków tego funduszu ulokowanych na wyodrębnionym rachunku bankowym,

– odsetek od udzielonych pożyczek na cele mieszkaniowe,

– opłat osób i jednostek organizacyjnych korzystających z zakładowej działalności socjalnej.

 

Kierunki i zasady wykorzystania ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określa regulaminie zakładowy.

Środki pieniężne ZFŚS gromadzone na odrębnym rachunku bankowymi ewidencjonuje się na koncie 135.

Środki  ZFŚS są w całości  przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej, prowadzonej wspólnie z innymi jednostkami, na podstawie zawartej umowy.

Wszystkie zwiększenia ZFŚS księguje się na koncie 851 po stronie Ma, zaś zmniejszenia funduszu łącznie z kosztami działalności  socjalnej ujmuje się po stronie Wn.

 

Do konta 851 należy prowadzić ewidencję szczegółową umożliwiającą ustalenie:

1) stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń ZFŚS z podziałem według źródeł  zwiększeń i kierunków  wykorzystania określonych  w planie,

2) wysokości poniesionych kosztów oraz uzyskanych przychodów poszczególnych rodzajów działalności socjalnej wyszczególnionych w ustawie o ZFŚS w układzie dostosowanym do zakładowego planu finansowego tego funduszu.

 

Konto 851 wykazuje saldo Ma, które oznacza stan zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

 

 

 

Konto 860 –  Wynik finansowy

 

Konto 860 służy do ustalania wyniku finansowego jednostki.

W końcu roku obrotowego na stronie Wn konta 860 ujmuje się sumę: 

- poniesionych kosztów, w korespondencji z kontami zespołu 4,

- wartości sprzedanych towarów w cenie zakupu lub nabycia  oraz pozostałych kosztów operacyjnych w korespon­dencji z kontem 761,

- kosztów operacji finansowych, w korespondencji z kontem 751

 

Na stronie Ma konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego su­mę:

- uzyskanych przychodów, w korespondencji z poszczególnymi kontami zespołu 7,

- pozostałe przychody operacyjne

Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finan­sowy jednostki, saldo Wn - stratę netto, saldo Ma - zysk netto. Sal­do przenoszone jest w roku następnym na konto 800 "Fundusz jednostki”.

 

 

Konta pozabilansowe:

 

Zdarzenia gospodarcze ewidencjonowane na kontach pozabilansowych nie wpływają na zmianę aktywów, pasywów i wyników działalności. Są one prowadzone ze względu na różne potrzeby jednostek, np. sprawozdawcze, rozliczeniowe lub kontrolne. Dane ujęte w ewidencji pozabilansowej nie są prezentowane w sprawozdawczości finansowej.

 Na kontach pozabilansowych obowiązuje zasada jednostronnego zapisu, co oznacza, że ujmowane na tych kontach zdarzenia gospodarcze nie są ujmowane na dwóch kontach po przeciwstawnych stronach, tylko po jednej stronie konta pozabilansowego.

 

Konto 091- Środki trwałe w likwidacji

Na koncie 091 ujmuje się środki trwałe postawione w stan likwidacji z powodu ich zużycia lub zniszczenia. Po stronie Wn tego konta księguje się wartość początkową środka trwałego postawionego w stan likwidacji. Wyksięgowanie z ewidencji pozabilansowej (zapis po stronie Ma konta 091) następuje w momencie zakończenia likwidacji środka trwałego, tj. po jego złomowaniu, sprzedaży itp. Prowadzi się do konta ewidencję analityczną z podziałem na wyposażenie i środki trwałe, w odniesieniu do których kierownik jednostki podjął decyzję o ich likwidacji. Ewidencja ta umożliwia ustalenie ilości i wartości środków trwałych znajdujących się aktualnie w likwidacji.

Konto 091 może wykazywać wyłącznie saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych postawionych w stan likwidacji.

Konto 920 – Wkład własny niepieniężny

Konto 920 służy do ewidencji wkładu własnego niepieniężnego poniesionego przez jednostkę przy realizacji projektów.

Na stronie Wn konta ujmuje się wyksięgowanie wkładu własnego niepieniężnego na podstawie dokumentu Pk w wysokości poniesionego wkładu niepieniężnego w danym roku budżetowym.

 Na stronie Ma ujmuje się przypis wkładu własnego niepieniężnego na podstawie dokumentów przedstawionych przez pracownika odpowiedzialnego merytorycznie za realizację projektu.

Saldo konta 920 to wartość wniesionego wkładu niepieniężnego.

 Analityka do konta 920 winna umożliwić ustalenie wkładu własnego niepieniężnego z podziałem na poszczególne projekty.

Konto 976 – Wzajemne rozliczenia między jednostkami

 

Konto służy do ewidencji kwot wynikających ze wzajemnych rozliczeń między jednostkami w celu sporządzenia łącznego sprawozdania finansowego. Ewidencja szczegółowa do konta 976 powinna zapewnić możliwość wyodrębnienia tytułu wzajemnych rozliczeń z poszczególnymi jednostkami według pozycji sprawozdania finansowego. Na stronie Wn konta 976 ujmuje się odrębnie koszty i należności jednostki wynikające z wzajemnych rozliczeń. Na stronie Ma konta 976 ujmuje się odrębnie przychody i zobowiązania . Nieodpłatnie przekazane jednostkom środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne ujmuje się w wartości netto przekazanych aktywów.

 

Konto 980 - Plan finansowy wydatków budżetowych

Konto 980 służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych dysponenta środków  budżetowych.

Ewidencja szczegółowa do konta 980 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych.

Konto 980 nie wykazuje na koniec roku salda.

Konto 981 - Plan finansowy niewygasających wydatków

Konto 981 służy do ewidencji planu finansowego niewygasających wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych.

Na stronie Wn konta 981 ujmuje się plan finansowy niewygasających wydatków budżetowych. Na stronie Ma konta 981 ujmuje się:

1. 1. równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych obciążających plan finansowy niewygasających wydatków budżetowych,
   2. wartość planu niewygasających wydatków budżetowych w części niezrealizowanej lub wygasłej.

Ewidencję szczegółową do konta 981 prowadzi się w szczegółowości planu finansowego niewygasających wydatków budżetowych.

Konto 981 nie powinno wykazywać salda na koniec roku.

Konto 998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

Konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego. Na stronie Wn konta 998 ujmuje się równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym, równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków , czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym – na koniec każdego. Po stronie Wn ujmuje się  równowartość zrealizowanych w danym roku wydatków budżetowych. Ewidencja szczegółowa do konta 998 prowadzona jest według podziałek klasyfikacyjnych.

Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda.

 

Konto 999 - Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

 

Konto 999 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat. Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetowych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki budżetowej. Na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość zaangażowanych wydatków lat przyszłych. Podstawą zapisu są: wieloletnie umowy inwestycyjne, umowy, których realizacja w roku następnym jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania i których termin zapłaty upływa w roku następnym . Na stronie Ma konta 999 pod data 31 grudnia ujmuje się również zobowiązania, które obciążają koszty bieżącego roku, lecz nie są wymagalne , więc obciążają plan finansowy następnego roku. Ewidencja szczegółowa do konta 999 prowadzona jest według podziałek klasyfikacyjnych i zadań planu finansowego. Na koniec roku konto 999 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych.

Ewidencja księgowa na stronie Wn konta 999 dotycząca ujęcia równowartości zaangażowania wydatków budżetowych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy bieżącego roku, dokonywana jest na początku roku. Polega na wyksięgowaniu / po dokonaniu szczegółowej analizy konta/części salda strony Ma konta 999 ustalonego na koniec poprzedniego roku, dotyczącej zaangażowania wydatków bieżącego roku i ujętych w planie finansowym jednostki na rok bieżący (Wn 999, Ma 998). Na koncie 999 dokonuje się również korekt zaangażowania. Korekty dotyczące zmniejszenia zaangażowania ujmuje się stornem czerwonym.

 

 

 

 

Zasady ewidencji księgowej w zakresie podatku od towarów i usług (VAT) w związku z centralizacją rozliczeń podatków VAT

 

1. 1. 1. 1. Ewidencję i rozliczenia podatku od towarów i usług VAT prowadzi się zgodnie z zarządzeniem Wójta Gminy w sprawie scentralizowania zasad rozliczeń podatku od towarów i usług przez Gminy Lidzbark Warmiński.
2. Urząd Gminy posiada odrębny rachunek dla rozliczeń VAT  w ramach centralizacji (Rachunek bieżący – obsługa podatku VAT) oraz odrębny rejestr.
3. Podatek VAT wynikający z deklaracji „cząstkowych” przekazywany jest przez poszczególne jednostki budżetowe na wyodrębniony rachunek  Urzędu (w groszach) i ewidencjonowany w odrębnym rejestrze.
4. Podatek VAT naliczony w wyniku korekt za lata ubiegłe podlega przyjęciu na dochody gminy w roku dokonania korekty i ujmowany jest  w klasyfikacji 758.75814 § 0940.
5. Różnice wynikające z zaokrągleń podatku do pełnych złotych wynikające z deklaracji zbiorczej Gminy odnoszone są odpowiednio na pozostałe koszty operacyjne lub pozostałe  przychody operacyjne na koniec roku (polecenie księgowania).
6. Ewidencja księgowa w jednostce – sprzedaż

-  wystawienie faktury VAT dotyczącej sprzedaży opodatkowanej:

Wn 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych (należność brutto) z klasyfikacją budżetową

Ma 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych (należność netto) z klasyfikacją budżetową,

Ma 225 Podatek VAT należny

 

- wpływ należności (kwota brutto zgodna z wyciągiem bankowym ) :

Wn 130 Dochody podatkowe (wartość brutto) z klasyfikacją budżetową

Ma 221  Należności z tytułu dochodów budżetowych (należność brutto) z klasyfikacją budżetową,

 

- ewidencja rozliczeń VAT (polecenie księgowania na koniec miesiąca):

- w urzędzie

Wn 130 – Dochody podatkowe (wartość VAT) ze znakiem minus z klasyfikacją budżetową  (zapis służący zmniejszeniu dochodów o VAT – Rb 27 S)

Ma 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (wartość VAT ) ze znakiem minus z klasyfikacją budżetową (zapis służący zmniejszeniu dochodów o VAT – Rb 27 S)

Wn 130 Rachunek – obsługa VAT (wartość VAT ) bez klasyfikacji budżetowej

Ma 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (wartość VAT)

Wn 130 Dochody budżetowe (wartość VAT )

Ma 222 Rozliczenie dochodów

 

 

7. Ewidencja księgowa centralizacja VAT

Konto 130-04  „Rachunek bieżący – obsługa podatku VAT”

Wn  konto 130-04, Ma konto 225 (przelewy podatku VAT  dokonane na podstawie  miesięcznych deklaracji ząstkowych przez jednostki  budżetowe)

Ma konto 130-04 , Wn konto 240 ( przelew do urzędu skarbowego na podstawie  deklaracji zbiorczej VAT -7.

 

 

 

 

Załącznik Nr 5

do Zarządzenia Nr 128/2019

Wójta Gminy Lidzbark Warmiński

z dnia 29 listopada 2019r.

 

I. ZASADY RACHUNKOWOŚCI STOSOWANE PRZY REALIZACJI PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ

Projekt y realizowany przez Urząd Gminy Lidzbark Warmiński – jednostkę budżetową obsługującą Gminę Lidzbark Warmiński.

Beneficjentem docelowym środków jest Gmina Lidzbark Warmiński reprezentowana przez Wójta Gminy Lidzbark Warmiński. W realizacji projektu uczestniczy Urząd Gminy Lidzbark Warmiński.

W Urzędzie Gminy Lidzbark Warmiński, jako jednostce realizującej projekt prowadzi się wyodrębnioną ewidencję księgową wraz z wyodrębnionym zbiorem dokumentów księgowych w zakresie realizacji projektu.

Księgi rachunkowe Projektu prowadzone są komputerowo w siedzibie Urzędu Gminy Lidzbark Warmiński przy użyciu programu PUMA, autorstwa ZETO Olsztyn.

W planach finansowych Gminy Lidzbark Warmiński ujmuje się dochody i wydatki na realizację projektu.

Realizacji wydatków dokonuje się na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów finansowo- księgowych.

Podstawą ewidencji zdarzeń gospodarczych są dowody księgowe - oryginały
dokumentów.

Do czasu zakończenia realizacji projektu dokumenty finansowe są przechowywane w Referacie Finansów.

 

II. KLASYFIKACJA BUDŻETOWA I PLAN KONT DLA URZĘDU GMINY LIDZBARK WARMIŃSKI ORAZ GMINY LIDZBARK WARMIŃSKI

 

Ewidencja księgowa Projektu prowadzona jest w sposób umożliwiający identyfikację zadania (kwalifikacja budżetowa oraz zadania), zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową.

 

III. WYKAZ KONT KSIĘGI GŁÓWNEJ DLA GMINY LIDZBARK WARMIŃSKI

 

 Wydatki ponoszone przez jednostkę samorządu terytorialnego na realizację projektu są ujmowane na kontach budżetu na podstawie sprawozdań z przebiegu ich realizacji. Natomiast w Urzędzie Gminy realizującym projekt w imieniu jednostki samorządu terytorialnego w wyodrębnionej ewidencji księgowej ewidencjonowane są wydatki i koszty jak  również operacje poprzedzające powstanie wydatków tj. zobowiązania i koszty bieżące lub koszty projektu, stanowiące efekty realizowanych projektów.

 W ramach rachunkowości dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego proces  wydatkowania środków na realizację projektu oraz uzyskania środków ewidencjonowany jest na następujących kontach bilansowych:

 

Gmina Lidzbark Warmiński prowadzi księgi rachunkowe w oparciu o Zakładowy Plan Kont.

Zakładowy plan kont dla projektu  zawiera wykaz księgi głównej i wykaz ksiąg pomocniczych oraz opis przyjętych przez jednostkę zasad klasyfikacji zdarzeń, a także zasady prowadzenia kont pomocniczych oraz powiązania z kontami księgi głównej.

 

Plan kont dla budżetu

Konta bilansowe

133- Rachunek budżetu

140 – Środki pieniężne w drodze

222- Rozliczenie dochodów budżetowych

223- Rozliczenie wydatków budżetowych

240 – pozostałe rozrachunki

260 – Zobowiązania finansowe (260 – z odpowiednia analityką zadania )

Zobowiązania finansowe z tytułu pożyczki na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych  ze środków pochodzących z budżetu UE

901- Dochody budżetu

902- Wydatki budżetu

960 - Skumulowane wyniki budżetu

961 – Wynik wykonania budżetu

 

Konta pozabilansowe:

991 - Planowane dochody budżetu

992 - Planowane wydatki budżetu

 

 

IV. WYKAZ KONT JEDNOSTKI BUDŻETOWEJ

Plan kont dla jednostki budżetowej

 

Natomiast w ramach rachunkowości Urzędu Gminy (jednostki budżetowej) realizacja projektu ewidencjonowania jest na niżej wymienionych kontach bilansowych na wyodrębnionej ewidencji księgowej  utworzonej w celu rozliczenia projektu.

 

• Konta bilansowe

 

Zespół 0 - Majątek trwały

 

011 - Środki trwałe

013 -Pozostałe środki trwałe

071 -  Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

072 – Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych             

080 - Środki trwałe w budowie (inwestycje) – (080- z odpowiednią analityką zadania)

 

Zespół 1 - Środki pieniężne i rachunki bankowe

 

130 – Rachunek bieżący jednostki

141 – Środki pieniężne w drodze

 

 

Zespół 2 - Rozrachunki i rozliczenia

 

201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

222 – Rozliczenie dochodów budżetowych

223 - Rozliczenie wydatków budżetowych

225 - Rozrachunki z budżetami

229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

240 - Pozostałe rozrachunki

245 – Wpływy do wyjaśnienia

 

Zespół 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

400 – 405, 409-411

 

Zespół 7 – Przychody, dochody i koszty

750 – Przychody finansowe

 

Zespół 8 - Fundusze, rezerwy i wynik finansowy

 

800 - Fundusz jednostki

810 -Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki
z budżetu na inwestycje

860 - Wynik finansowy

 

• Konta pozabilansowe

 

920- wkład własny niepieniężny,

980 - Plan finansowy wydatków budżetowych

1. 1. 1. 1. 1. 1. 998. - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżąc

 

      

Przykłady Księgowań:

 

 

V. INSTRUKCJA OBIEGU DOWODÓW KSIĘGOWYCH STOSOWANA PRZY REALIZACJI PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ

 

W celu realizacji zadania i jego rozliczenia  dopuszcza się do stosowania program komputerowy – Finanse i Księgowość FK autorstwa firmy ZETO w Olsztynie. Zasady obsługi programu zawiera instrukcja firmowa. Dane zawarte w programach są chronione zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach.

 

1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych:

• faktury, rachunki lub inne równoważne,
• wyciągi z rachunków bankowych,
• umowy zlecenia,
• inne umowy i zamówienia,
• polecenie księgowania,
• listy płac.

1.   Faktury, rachunki lub inne dokumenty równoważne wpływają do Referatu organizacyjnego (Sekretariatu), gdzie są opatrzone datą wpływu i niezwłocznie przekazywane pracownikom celem sprawdzenia pod względem formalnym i merytorycznym.
2. Pracownik – Kierownik Referatu Funduszy Pomocowych Promocji i Oświaty, sprawdza dowody księgowe pod względem formalnym, oraz pod kątem kwalifikowalności wydatku, następnie przekazuje do Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Ochrony Środowiska w celu sprawdzenia dowodów księgowych pod względem merytorycznym. Kolejnym etapem jest niezwłoczne przekazanie dowodów księgowych do Referatu Finansowego.       
3. Po dokonaniu powyższych czynności dokument podlega dekretacji, zatwierdzeniu. Dokumenty księgowe po wpłynięciu do Referatu Finansowego są sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty w formie przelewu bankowego.
4. Po wysłaniu polecenia przelewu  na dowodzie stanowiącym podstawę wypłaty osoba sporządzająca zamieszcza w sposób trwały klauzulę „zapłacono przelewem, dnia i potwierdza podpisem''.
5. Następnie dowód księgowy podlega księgowaniu w urządzeniach księgowych syntetycznie i analitycznie.
6. Dowody podlegają włączeniu do  odrębnych zbiorów w układzie chronologicznym.

 

2. Opis dokumentów księgowych

 

1. 1. 1. 1. Potwierdzeniem dokonania przelewu/zapłaty jest wyciąg bankowy.
         2. Dowody księgowe (faktury) podpisywane są i opatrzone pieczęcią przez pracownika – Kierownika Referatu Funduszy Pomocowych Oświaty i Promocji , pod względem merytorycznym podpisane są przez pracownika – Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Ochrony Środowiska (zgodnie z zakresem czynności), który poświadcza faktyczne i prawidłowe poniesienie wydatków.
         3. Pieczątki: pod względem formalnym i rachunkowym podpisane są przez pracownika Referatu Finansowego (zgodnie z zakresem czynności) oraz sprawdzone pod względem zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonano wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów - opatrzone podpisem Skarbnika lub innej upoważnionej osoby.
         4. Dowody księgowe zatwierdza: kierownik jednostki - Wójt Gminy, Zastępca Wójta Gminy lub Sekretarz, oraz jako Główny Księgowy - Skarbnik lub inna upoważniona osoba.
         5. Pracownik – Kierownik Referatu Funduszy Pomocowych Oświaty i Promocji (zgodnie z zakresem czynności) przygotowuje wnioski o płatność w sposób poprawny, terminowy i rzetelny.

 

3. Kontrola dokumentów księgowych

1. Kontrola w zakresie:

• pobieranie i gromadzenie środków,
• zaciągania zobowiązań,
• dokonywania wydatków,
• zwrotu środków,

następuje poprzez badanie i porównanie stanu faktycznego – ujawnionego w dokumentach ze stanem wymaganym.

2. Dokonanie kontroli jest dokumentowane poprzez złożenie podpisu na dokumencie przez osobę uprawnioną do kontroli.
3. W celu ustalenia, czy dokument księgowy odpowiada stawianym wymogom powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

 

4. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy przedstawione w dokumencie księgowym zdarzenie gospodarcze jest zgodne z rzeczywistością, zawartymi umowami, procedurami, oraz zgodnością z ustawą – Prawo Zamówień Publicznych,

 

5. Kontrola formalna i rachunkowa polega na dokładnym sprawdzeniu, czy dokument księgowy odpowiada stawianym mu wymogom co do formy, czy zawiera:
   1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
   2. określenie stron (nazwy i adresu) dokonujących operacji gospodarczych,
   3. opis operacji oraz jej wartość, w szczególności kwalifikowanie wydatku,
   4. datę dokonania operacji,
   5. podpis wystawcy dowodu, osoby której wydano lub od której przyjęto składnik aktywów,
   6. zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),
   7. kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy nie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach  dokonywanych na dokumencie. 
6. Skarbnik zapewnia kontrolę zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym. Przeprowadzenie kontroli musi być uwidocznione za pomocą daty, podpisu osoby sprawdzającej. Po zakończeniu czynności kontrolnych dowody księgowe uznane za prawidłowe są akceptowane przez Wójta, Zastępcę Wójta lub Sekretarza.
7. Osoby uczestniczące w sporządzaniu kontroli i obiegu dokumentów z tytułu nieprawidłowego wykonania tych czynności ponoszą odpowiedzialność określoną w przepisach szczególnych.
8. Podpis kierownika jednostki zatwierdzający operację gospodarczą do realizacji oznacza uznanie, że została ona poddana procedurom kontroli wewnętrznej zgodnie z przepisami.

 

VI. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ROZLICZENIA W TRAKCIE POSZCZEGÓLNYCH ETAPÓW DZIAŁANIA – OKREŚLENIE OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH

 

1. 1. 1. 1. Beneficjent jest odpowiedzialny za poprawność wydatkowania całości (100%) środków przeznaczonych na dany projekt.
         2. Umowa z wykonawcą jest zawierana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.
         3. Wydatki poniesione w ramach realizacji Projektu są dokładne i prawdziwe, a wyniki zostały uzyskane z systemu księgowania.
         4. Wydatki zostały faktycznie poniesione, a dokumentacja pomocnicza (faktury i dokumenty o podobnej wartości dowodowej) jest dostępna.
         5. Płatność na rzecz wykonawcy została dokonana w sposób prawidłowy.
         6. Tworzy się  odrębny dziennik księgowy wg potrzeb dla danego projektu.

 

 

Odpowiedzialność merytoryczną w zakresie realizacji Projektu, w tym za:

 

1. Prowadzenie inwestycji i jej nadzór, terminowość realizacji, przechowywaniem dokumentów, terminowe przekazywanie dokumentów finansowych do Referatu Finansowego – ponosi Kierownik Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Ochrony Środowiska (zgodnie z zakresem czynności),
2. Monitoring, zgodność z Prawem zamówień publicznych, przechowywaniem dokumentów, terminowe przekazywanie dokumentów finansowych do Referatu Finansowego – ponosi Pracownik – właściwy ds zamówień publicznych,
3. Odpowiedzialność w zakresie realizacji Projektu, tj. sporządzania wniosku o płatność z częścią sprawozdawczą - ponosi Pracownik –Kierownik Referatu Funduszy Pomocowych Oświaty i Promocji,

 

4. Odpowiedzialność w zakresie realizacji Projektu za właściwą, bieżącą i zgodną z przepisami ewidencję księgową, analizę i archiwizację ponoszą pracownicy Referatu Finansowego (zgodnie z zakresem czynności).

 

5. Nadzór nad ewidencją ponosi Skarbnik Gminy.

 

VII. PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PROJEKTU

 

1. Kierownik Referatu Funduszy Pomocowych Oświaty i  Promocji prowadzi i przechowuje dokumentację z przebiegu realizacji projektu, m.in. korespondencję związaną z projektem, dokumentację aplikacyjną (np. wniosek o dofinansowanie wraz z aneksami), oraz rozliczeniowo – sprawozdawczą. Ponadto przechowuje dokumentację kontrolną projektu.

 

2. Pracownik właściwy ds. zamówień publicznych przechowuje dokumentację przetargową oraz przechowuje dokumenty z przebiegu realizacji projektu, między innymi: dzienniki budowy, projekty budowlane, pozwolenia na budowę, zgłoszenia, przekazania placu budowy, korespondencję z Wykonawcą, inwentaryzację geodezyjną, powykonawczą, protokoły odbioru, narady z Wykonawcą. 

 

3. Referat Finansowy prowadzi księgi rachunkowe projektu oraz przechowuje dokumenty  księgowe.

 

4. Wszystkie oryginalne dowody księgowe dotyczące realizacji projektu dla których utworzono odrębny dziennik księgowy są przechowywane w oddzielnych segregatorach, w kolejności chronologicznej wynikającej z przyjętego systemu prowadzenia ksiąg rachunkowych z pomocą programu PUMA, umożliwiającego ich odszukanie i sprawdzenie. Segregatory z dowodami księgowymi Projektu przechowywane są w siedzibie Urzędu Gminy Lidzbark Warmiński w Referacie Finansów. Segregatory są czytelnie opisane. Opis zawierać powinien znak wydziału oraz informacje o nazwie Projektu i kategorii archiwalnej.

 

5. Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych Urzędu Gminy Lidzbark Warmiński i dokumentujące wydatki poniesione przez Gminę Lidzbark Warmiński: m.in. faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane oraz zestawienia obrotów i sald dotyczące projektu, w trakcie realizacji Projektu przechowywane są w Referacie Finansów.

 

6. Po zakończeniu realizacji Projektu przez Gminę Lidzbark Warmiński i rozliczeniu finansowym przez Instytucję Zarządzającą, dowody księgowe projektu oraz pozostała dokumentacja przekazywana jest przez poszczególne referaty do Referatu Organizacyjnego, celem umieszczenia w archiwum zakładowym znajdującym się w siedzibie Urzędu Gminy Lidzbark Warmiński.

 

7. Dokumentacja dotycząca realizacji Projektu przez Gminę Lidzbark Warmiński przechowywana będzie zgodnie z umową o przyznanie pomocy.

 

VII. UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI

 

Dostęp do dokumentacji projektowej, poza pracownikami Urzędu Gminy, upoważnieni są również pracownicy instytucji uprawnionych do kontroli prawidłowości realizacji Projektu.

Ponadto zbiory dokumentów lub ich części można udostępnić do wglądu osobie trzeciej na terenie Urzędu Gminy – po uzyskaniu pisemnej zgody Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 6

do Zarządzenia Nr 128/2019

Wójta Gminy Lidzbark Warmiński

z dnia 29 listopada 2019r.

 

OPIS SYTEMU INFORMATYCZNEGO

 

Księgi rachunkowe przy użyciu komputera są prowadzone w siedzibie Urzędu Gminy Lidzbark Warmiński przy ul. Krasickiego 1, 11-100 Lidzbark Warmiński.

Urząd Gminy Lidzbark Warmiński prowadzi Księgi rachunkowe opracowane przez Zakład Elektronicznej Techniki Obliczeniowej” Zeto” Sp. z. o.o w Olsztynie:

Głównym programem wykorzystywanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych jest program PUMA Nowa Gmina, który zawiera odpowiednie moduły. Program przyjęto do eksploatacji od dnia 01.01.2007 roku.

W referacie Finansowym Urzędu Gminy Lidzbark Warmiński użytkowane są systemy do przetwarzania danych, których wykaz wraz z określeniem aktualnej wersji oprogramowania oraz daty rozpoczęcia jego eksploatacji przedstawia poniższa tabela oraz załącznik:

*programy użytkowane w referacie gospodarki komunalnej i budownictwa.

 

3. Zasady ochrony danych

Uruchomienie programu i dostępu danych zapisanych w systemie chroniony jest systemem haseł.

Zabezpieczenia programu:

1. hasło dostępu do sieci,
2. hasło dostępu do programu,
3. kod operatora uprawniający do rejestrowania danych.

4. Zabezpieczenie danych:

1. Archiwizowanie danych na zewnętrznym dysku twardym.

Archiwizowanie zbiorów dokonywane jest zawsze:

• na koniec dnia pracy z modułem,
• przed zamknięciem roku obrachunkowego,
• na koniec roku obrotowego.
• Kopie zbiorów przechowywane są na dysku zewnętrznym.

 

5. Zasady stosowania algorytmów i parametrów poszczególnych programów, jak też szczegółowy opis przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania oraz wykorzystania podczas przetwarzania danych zawarte są w instrukcjach dostarczonych przez firmę Zeto. Instrukcje stanowią wyposażenie poszczególnych stanowisk pracy.

6. Wprowadzenie do użytkowania każdej zmiany (wersji) oprogramowania komputerowego stosowanego w Urzędzie Gminy Lidzbark Warmiński odbywa się poprzez przesłanie informacji od producenta „Zeto” o nowej wersji, zmianach w poszczególnych modułach. Informatyk Urzędu Gminy w porozumieniu z pracownikiem obsługującym dany program, archiwizuje bieżące dane i dokonuje aktualizacji do najnowszej wersji aktualnie obowiązującej. Fakt wprowadzenia do użytku każdej zmiany (wersji) oprogramowania komputerowego stosowanego w Urzędzie Gminy  potwierdza na piśmie w załączniku do niniejszego zarządzenia informatyk i kierownik referatu.

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 7

do Zarządzenia Nr 128/2019

Wójta Gminy Lidzbark Warmiński

z dnia 29 listopada 2019r.

 

 

INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW FINANSOWYCH

URZĘDU GMINY LIDZBARK WARMIŃSKI

 

Dla zapewnienia prawidłowego obiegu dowodów stwierdzających dokonanie poszczególnych operacji gospodarczych i finansowych oraz zapewnienia właściwej kontroli wewnętrznej, ustala się instrukcję obiegu i kontroli dowodów finansowych obowiązującej w Urzędzie Gminy Lidzbark Warmiński.

I. Dowody księgowe

Za prawidłowy uważa się dowód stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, sprawdzony pod względem merytorycznym, formalno - rachunkowym i zatwierdzony do wypłaty.

Dowody dostarczane do Referatu Finansowego Jednostki Budżetowej w języku obcym winny być przetłumaczone na język polski. Fakt ten powinien być odnotowany na tym dokumencie podpisem pracownika odpowiedzialnego merytorycznie. Na dowodach stanowiących podstawę wypłaty za wykonane usługi oraz za zakup materiałów, powinno być ponadto umieszczone potwierdzenie wykonania i przyjęcia usługi, dostarczenia materiałów lub wpisania do odpowiedniej ewidencji, podpisane czytelnie przez osobę odpowiedzialną za dokonaną operację i jej udokumentowanie. Potwierdzenie przyjęcia może być dołączone do dowodu w formie odrębnego protokółu przyjęcia.

Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wymieniona w dokumencie (dowodzie) operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego i zgodna z obowiązującymi przepisami. Kontroli merytorycznej dokonuje pracownik odpowiedzialny za przeprowadzenie operacji gospodarczej.

Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega w szczególności na sprawdzeniu:

– czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,

– czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione,

– czy planowana operacja gospodarcza, znajduje potwierdzenie w budżecie gminy,

– czy dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana, albo wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania jednostki samorządu terytorialnego, itp.,

– czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, np. czy dane dotyczące wykonania

rzeczowego faktycznie zostały wykonane (kontrola na gruncie), czy zostały wykonane w sposób

rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami,

– czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa, względnie czy złożono

zamówienie,

– czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami

obowiązującymi w danym zakresie,

– czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem w tym z Prawem

Zamówień Publicznych.

– wpisaniu źródła finansowania (dział, rozdział, paragraf,).

 

 

 

Dokonujący kontroli merytorycznej określa: (na rewersie faktury/rachunku itp.)

- przeznaczenie zakupionej usługi, towaru lub opłaconej należności,

- nr umowy/zlecenia, na podstawie której dokonywany jest wydatek,

- podstawę wydatku zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych,

- źródło finansowania (dział, rozdział, paragraf),

- kwotę do zapłaty.

 

Kontrola dowodów księgowych pod względem merytorycznym należy do zakresu czynności właściwego pracownika odpowiedzialnego za dany odcinek działalności. Za kontrolę merytoryczną w urzędzie odpowiadają kierownicy referatów oraz samodzielne stanowiska pracy, zgodnie z regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy. Powierzenie kontroli merytorycznej innemu pracownikowi odbywa się na podstawie imiennego upoważnienia. Kontrola dowodów wewnętrznych nie może być powierzona tym samym pracownikom, którzy je sporządzili.

Kontrola dowodów pod względem formalno - rachunkowym następuje po sprawdzeniu pod względem merytorycznym i potwierdzeniu przyjęcia usługi lub materiału i należy do zakresu czynności pracownika komórki księgowości. Kontrola formalno - rachunkowa polega na stwierdzeniu czy dokument zawiera:

- czy dowód księgowy sprawdzono pod względem merytorycznym,

- czy opis jest jednoznaczny i umożliwiający późniejszą identyfikację wydatku,

- czy poszczególne dowody odpowiadają postanowieniom przepisów ustawy o rachunkowości,

- czy dowody są kompletne, zawierają wszystkie wymagane załączniki,

- czy są zupełne tj. Zawierają wszystkie dane niezbędne do obrazowania czynności, dla których udowodnienia mają służyć,

- czy dowody nie zwierają błędów arytmetycznych,

- w przypadku stwierdzenia, że dowód nie odpowiada ww. wymogom jest zwracany do uzupełnienia.

Dokonanie kontroli dokumentu musi być odpowiednio potwierdzone datą, podpisem .

Zatwierdzanie dowodów do wypłaty należy do obowiązków kierownika jednostki, skarbnika lub pracowników przez nich pisemnie upoważnionych. Wykazy wraz z wzorami podpisów osób uprawnionych do kontroli dowodów pod względem merytorycznym i zatwierdzania dowodów do wypłaty znajdują się w Referacie Finansowym.

 

II. Wydatki

 

Wydatki powinny być uzasadnione pod względem legalności, celowości i gospodarności. Wydatki i zobowiązania z tytułu dostaw i usług oraz z tytułu umów i innych świadczeń mogą być dokonywane tylko w granicach kwot przewidzianych w zatwierdzonych rocznych planach finansowych oraz w granicach aktualnych możliwości finansowych jednostki. Za podstawę dokonania wypłaty służą dowody uzasadniające wypłatę i odpowiadające wymogom zawartym w dziale I - „Dowody księgowe" niniejszej instrukcji a mianowicie:

• faktury i rachunki (faktury korygujące, duplikaty faktur),
• noty księgowe obce,
• inne dowody o równowartości formalnej do faktur ( np. decyzje administracyjne, wezwania do zapłaty, postanowienia, listy płatnicze)

Stosowanie dowodów zastępczych (art.20 ust 4  ustawy o rachunkowości) i ich określenie.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności. Szczególnie dowodami zastępczymi należy dokumentować:

- dokument obliczenia opłaty,

- pokwitowanie za parking,

- opłaty za RTV, radio,

- różne opłaty i składki w tym: za przyłącza energetyczne, związane z zanieczyszczeniami wprowadzonymi do powietrza, za korzystanie ze środowiska, za pobór wód, z tytułu ubezpieczeń,

-zgłoszenie udziału w szkoleniu,

- noty księgowe,

W uzasadnionych przypadkach płatności przelewowych dokonuje się na podstawie zamówień, które dołącza się do przelewu, a otrzymana faktura po dokonanej płatności księgowana jest w koszty.

 

Dokonanie wypłat bez podstawy jest niedopuszczalne.

1. 1. Faktury

Faktury i rachunki powinny być składane na bieżąco, nie później niż na trzy dni robocze przed terminem płatności. Celem uniknięcia naliczania odsetek - pracownicy odpowiedzialni są za terminowe przekazywanie poszczególnych faktur i rachunków do Referaty Finansowego po ich odpowiednim opracowaniu i skontrolowaniu. Dowody dostarczone niegwarantującym dokonanie terminowej płatności powinny posiadać adnotację o przedłużonym terminu płatności przez kontrahenta. Do faktury powinna być dołączona umowa (zlecenie), umowa o dzieło, protokół odbioru robót oraz ewentualne aneksy. Jeżeli dana umowa obowiązuje przez dłuższy okres czasu (np. rok ) i wystawianych jest kilka faktur to obowiązuje zasada dołączania umowy do ostatniej wystawionej faktury, Faktury z datą wystawienia z poprzedniego miesiąca, a otrzymane w miesiącu następnym winny być przekazane do Referatu Finansów najpóźniej do 5-ego dnia miesiąca następnego, w celu ujęcia ich do zobowiązań miesiąca sprawozdawczego.

 

Oryginał faktury dokumentujący zrealizowany wydatek stanowi w trakcie miesiąca podstawę obciążenia kosztów na koncie zespołu „4" „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie" zgodnie z klasyfikacją budżetową w korespondencji z kontem 130 „Rachunek bieżący jednostki".

Faktury i rachunki, za które należność jest wypłacana gotówką w kasie winny być złożone do Referatu Finansowego w dniu poprzedzającym wypłatę do godziny 14-tej.

Każda faktura, rachunek, zlecenie do wypłaty pracownika merytorycznego podlega sprawdzeniu pod względem merytorycznym, legalności, celowości i gospodarności, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzeniu do wypłaty ze wskazaniem sumy i klasyfikacji budżetowej oraz złożenia podpisu wraz z podaniem daty na pieczące „Wprowadzono do ewidencji wydatków do 30 000 euro” dotyczącego projektu, programu zgodnego z zawartą umową na dofinansowanie lub współfinansowanie.

1. 2. Nota księgowa

 

 (NK) –stanowi szczególną odmianę dowodu księgowego, jest dowodem zewnętrznym własnym w jednostce wystawiającej ją dla kontrahenta lub dowodem zewnętrznym obcym w jednostce otrzymującej ją od kontrahenta. Nota księgowa może być wystawiona w przypadku gdy sprzedaż jest wyłączona z opodatkowania VAT np. sprzedaż wewnętrzna miedzy jednostka a Gminą lub miedzy jednostkami Gminy. Noty wystawiane są również w celu obciążenia dłużnika odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań lub kontrahenta karą umowną. Noty księgowe wystawia pracownik Referatu Finansowego.

 

1. 3. Polecenie księgowania

 

(PK) –to uniwersalny dowód wewnętrzny własny jednostki. Służy do udokumentowania w księgach rachunkowych tych zapisów, które nie mogą być udokumentowane na podstawie innych dokumentów źródłowych: w celu skorygowania błędnych zapisów księgowych podając numer i datę dokumentu źródłowego w celu zbiorczych księgowań dokumentów źródłowych.

 

1. 4. Listy płatnicze

Na należności powtarzające się (płace, stałe świadczenia pieniężne itp.) sporządza się listy płatnicze na podstawie umów lub innych dokumentów np. decyzji. W innych przypadkach podstawę sporządzania list płatniczych stanowią każdorazowo wydane zarządzenia lub zatwierdzone wykazy osób otrzymujących należności (np. premie, nagrody, diety dla radnych, inne świadczenia jednorazowe). Oryginały list płatniczych przechowywane są razem z dokumentami dotyczącymi wynagrodzeń pracowniczych, z wyjątkiem ryczałtów samochodowych.

 

1. 5. Polecenia wyjazdów służbowych.

O potrzebie i celowości wyjazdu służbowego pracownika decyduje przełożony lub jego zastępca pisemnie upoważniony, który jednocześnie zatwierdza rozliczenie wyjazdu służbowego po powrocie pracownika z delegacji. Polecenie wyjazdu służbowego wystawia pracownik sekretariatu, a podpisuje wójt, zastępca wójta lub sekretarz, który określa: termin i miejsce podróży służbowej;

- miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej w przypadku, gdy nie jest to miejsce pracy pracownika,

- cel podróży służbowej, rodzaj środka lokomocji, jakim pracownik może podróżować.

Polecenie wyjazdu jest wpisywane do Rejestru delegacji służbowych pod kolejnym numerem, który jest jednocześnie numerem polecenia wyjazdu. Przy przejazdach należy posługiwać się najtańszym środkiem lokomocji. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym (Dz.U. z 2004r. Nr 204, poz. 2088 z późn.zm.). Do rozliczenia kosztów podróży pracownik  załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki: nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Rozliczenie delegacji należy złożyć do Referatu Finansów w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej. O skierowaniu pracownika w delegację zagraniczną decyduje Wójt Gminy.

Pracownikom wyjeżdżającym w delegację zagraniczną wypłacana jest zaliczka w walucie obcej przeliczana na złote wg kursu średniego NBP z dnia wypłaty. Rozliczenie zaliczki dokonywane jest wg kursu kupna banku finansującego.

1. 6. Zaliczki do rozliczenia.

Zaliczki mogą być wypłacane pracownikom na koszty podróży służbowych, pokrycie drobnych wydatków oraz na płace. Wysokość zaliczki nie może przekroczyć wysokości wynagrodzenia pracownika pobierającego zaliczkę. Udzielanie zaliczki na poczet wynagrodzenia może nastąpić w sytuacjach wyjątkowych, uzasadnionych zdarzeniami losowymi i w sposób sporadyczny.

W decyzji o wypłaceniu zaliczki powinien być określony cel i termin do którego zaliczka ma być rozliczona. Termin ten nie może być dłuższy niż 7 dni po dokonaniu transakcji, dla której udzielono zaliczki, a w przypadku płac przy najbliższej wypłacie wynagrodzenia. Pracownikom, którzy w związku z czynnościami służbowymi pokrywają drobne, stale powtarzające się wydatki, mogą być wypłacane zaliczki w wysokości nie przekraczającej przeciętnej kwoty wynagrodzeń miesięcznych. Jeżeli zaliczka nie została rozliczona w ustalonym terminie, potrąca się ją z najbliższego wynagrodzenia pracownika w granicach przewidzianych obowiązującymi przepisami.

 

1. 7. Dotacje

 

1)     Dotacje przekazane z Urzędu Gminy

Dotacje udzielane z budżetu Gminy są wydatkami podlegającymi szczególnym zasadom rozliczania. Beneficjentem dotacji z budżetu gminy mogą być jednostki sektora finansów publicznych oraz podmioty do tego sektora niezaliczane (w tym fundacje i stowarzyszenia).

 

• • • Wniosek o udzielenie dotacji składany przez beneficjenta dotacji trafia do Referatu  merytorycznie odpowiedzialnego za dany zakres zadań zgodnie z regulaminem organizacyjnym urzędu.
    • Za rozpatrzenie wniosku odpowiedzialny jest  Kierownik referatu. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku Kierownik referatu przygotowuje do podpisu umowę/porozumienie. Umowa określa szczegółowe zasady wykorzystania i rozliczenia dotacji.
    • Rozliczenie dotacji polega na merytorycznej, formalnej i rachunkowej kontroli dokumentów przekazanych przez podmiot, który dotację otrzymał.
    • Kontrola merytoryczna i formalno-  rachunkowa udzielonych przez gminę dotacji realizowana jest przez Kierowników referatów odpowiedzialnych merytorycznie zgodnie z zadaniami przypisanymi do realizacji w regulaminie organizacyjnym urzędu. Pracownik odpowiedziany merytorycznie za rozliczenie dotacji składa swój podpis i wpisuje datę dokonania w/w czynności.
    • Informacja o rozliczeniu dotacji przekazana do księgowości stanowi podstawę rozliczenia udzielonej dotacji w księgach rachunkowych jednostki. 
    • Referat merytorycznie odpowiedzialny za dane zadanie prowadzi i przechowuje dokumentację z przebiegu realizacji dotacji. Referat Finansowy prowadzi księgi rachunkowe oraz przechowuje dokumenty księgowe.

 

 

2)     Dotacje otrzymane przez Urząd Gminy.

 

Dotacje otrzymane od jednostek sektora finansów publicznych:

W urzędzie gminy za realizację dotacji odpowiadają poszczególni Kierownicy referatów merytorycznie odpowiedzialnego za dany zakres zadań zgodnie z regulaminem organizacyjnym urzędu tj.

1. Przygotowanie wniosku o dotację
2. Stała współpraca z jednostką dotującą,
3. Bieżąca realizacja zadania.
4. Kontrola merytoryczna dokumentów.
5. Rozliczenie dotacji w Referacie Finansowym oraz z jednostką dotującą.
6. Referat merytorycznie odpowiedzialny za dane zadanie prowadzi i przechowuje dokumentację z przebiegu realizacji dotacji. Referat Finansowy prowadzi księgi rachunkowe oraz przechowuje dokumenty księgowe.

 

 3)      Realizacja zadań z udziałem środków budżetu Unii Europejskiej.

 

W urzędzie gminy zadania współfinansowane ze środków Unii Europejskiej koordynuje Kierownik Referatu Oświaty, Funduszy Pomocowych i promocji przy współudziale Kierownika referatu merytorycznie odpowiedzialnego za dany zakres zadań zgodnie ze strukturą organizacyjną urzędu. Do jego zadań w szczegółowości należy:

• Przygotowanie wniosku o dotację
• Stała współpraca z jednostką finansującą,
• Bieżąca koordynacja zadania .
• Opis dokumentów zgodnie z umową.
• Rozliczenie dotacji w Referacie Finansowym oraz z jednostką finansującą.
• Archiwizacja dokumentów.

 

Kierownik referatu merytorycznie odpowiedzialny za dane zadanie odpowiada i podpisuje w zakresie kontroli merytorycznej. Referat Finansowy prowadzi księgi rachunkowe oraz przechowuje dokumenty księgowe.

 

4)          Inne dowody np. wyroki sądowe, nakazy zapłaty opisuje Radca Prawny, podpisuje pod względem merytorycznym, legalności, celowości i gospodarności. Zatwierdza do wypłaty Skarbnik Gminy i Wójt lub osoby upoważnione.

 

3. Dowody księgowe wystawiane przez Urząd;

 

Gmina Lidzbark Warmiński jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Do udokumentowania operacji sprzedaży towarów i usług w Urzędzie służą następujące dowody własne:

Faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty księgowe.

Faktury są wystawiane do udokumentowania sprzedaży składników majątkowych, najmu i dzierżawy składników majątkowych, przeniesienia kosztów na osobę trzecią (re-fakturowania), innych czynności podlegających przepisom ustawy o podatku od towarów i usług wykonywanych

 

IV. Środki rzeczowe

 

Wszelkie operacje w zakresie środków rzeczowych winny być udokumentowane fakturami (rachunkami) dostawców, protokółami przyjęcia, przekazania, likwidacji itp. Na dowodach środków rzeczowych przekazywanych w formie nieodpłatnej powinna być umieszczona adnotacja „przekazano nieodpłatnie". Dowody przyjęcia środków rzeczowych z zewnątrz i wydane na zewnątrz oraz dowody likwidacji tych środków dotyczące Gminy powinny być podpisane przez Wójta lub jego Zastępcę i Skarbnika.  

 

Do środków rzeczowych zalicza się:

• Środki trwałe
• Pozostałe środki trwałe
• Materiały
• Książki

1. Środki trwałe

Dany składnik majątku powinien spełnić następujące warunki, aby mógł być zaliczony do środków trwałych:

1. 1. 1. 1. być kompletny i zdatny do użytku w momencie przyjęcia do użytkowania;
         2. przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż jeden rok;
         3. stanowić własność (współwłasność ) jednostki lub zostać przyjęty w najem dzierżawę, leasing i jednostka ma prawo dokonywać od nich odpisów amortyzacyjnych;
         4. przeznaczony na własne potrzeby jednostki lub oddania w używanie.

 

Dokumentami stanowiącymi podstawę do ewidencji operacji gospodarczych dotyczących rozpoczętych inwestycji i remontów są faktury,/rachunki dostawców/wykonawców.

Środki trwałe nabyte na podstawie aktu notarialnego wymagają dołączenia przez referat nieruchomości dodatkowej informacji zawierającej: wykaz poszczególnych elementów składowych środka trwałego wraz z określeniem wartości poszczególnych elementów (np. budynki, budowle, wyposażenie, grunt).

 

Do udokumentowania ruchu środków trwałych służą następujące dowody księgowe:

1. 1. 1. OT-przyjęcie środka trwałego;
      2. LT- likwidacja środka trwałego.
      3. PT- protokół przekazania, przyjęcia środka trwałego.
      4. MT- zmian miejsca użytkowania środka trwałego.

Środki trwałe to składniki aktywów zdefiniowane w art. 3 ust. 1 pkt.15 ustawy o rachunkowości. W rozumieniu w/w przepisów komputer razem z monitorem stanowią środek trwały. Urządzenia peryferyjne zakupione ze środków inwestycyjnych typu:

drukarka, skaner, switch, konwerter, hub, serwer, streamer zewnętrzne, zewnętrzna macierz dyskowa od momentu zakupu bez względu na wartość stanowią odrębny numer w ewidencji komputerowej środków trwałych.

 

 

Sprzedaż nieruchomości następuje na podstawie aktów notarialnych. Wykaz aktów notarialnych winien być przekazany na bieżąco celem zdjęcia z ewidencji syntetycznej środków trwałych. Nieodpłatne przekazanie środków trwałych następuje na podstawie decyzji Wójta Gminy i protokółu zdawczo - odbiorczego z określeniem wartości brutto i umorzenia.  Po potwierdzeniu przez przejmującego, 2 egz. protokółu winny być dostarczone do Referatu Finansów celem spisania z ewidencji księgowej przekazanego środka trwałego.

3. Materiały

1. 1. Urząd Gminy jest zobowiązany do wyposażenia wszystkich w niezbędne materiały biurowe oraz pracowników obsługi w środki czystości. .
   2. Środki transportowe znajdujące się na stanie Urzędu Gminy powinny mieć komisyjnie ustalone normy zużycia paliwa. Wójt Gminy powołuje komisję. W przypadku odchyleń od normy zużycia (przepały i oszczędności) należy ustalić ich przyczyny w celu zmniejszenia normy lub obciążenia kierowcy przepałem. Ustalenie normy zużycia paliwa oraz ustalenie przyczyn wystąpienia przepału powinno być udokumentowane protokółem, który zatwierdza Wójt.

 

 

V. Dowody kasowe

 

1. 1. 1. Sposób sporządzania i obiegu dokumentów kasowych, w szczególności raportów kasowych, KP i KW, czeków gotówkowych oraz bankowych dowodów wpłaty i wypłaty reguluje instrukcja kasowa.

 

1. 1. 2. Obsługi wpłat gotówkowych przy użyciu kart płatniczych w kasie urzędu obsługiwane są zgodnie z zawartą umową z Frist Data Polska S.A.   świadczącymi usługi w zakresie obsługi i rozliczania transakcji opłacanych instrumentami płatniczymi z wykorzystaniem terminala POS. Uznanie rachunku podstawowego wpłat następuje najwcześniej w następnym dniu roboczym po dokonaniu wpłaty;

 

 

3. Kwitariusze przychodowe

Stosowane są w przypadkach wpłat gotówkowych pobieranych przez inkasentów (podatki, opłata miejscowa). Kwit wpłaty z kwitariusza przychodowego wypełnia w trzech egzemplarzach inkasent podczas pobierania gotówki od wpłacającego, z przeznaczeniem:

- oryginału dla wpłacającego,

- pierwszej kopii dla komórki finansowej Urzędu gminy,

- drugiej kopii w bloczku do rozliczenia.

Formularze dowodów wpłat gotówki powinny być połączone w bloki i ponumerowane przez

pracownika komórki finansowej (odpowiedzialnego za gospodarowanie drukami) przed

przekazaniem ich do użytkowania. Formularze te podlegają ponumerowaniu z zachowaniem

ciągłości numeracji w ciągu roku obrotowego. Liczba formularzy w każdym bloku powinna być

poświadczona przez Skarbnika lub Zastępcę Skarbnika. Bloki dowodów wpłaty kwitariusza

przychodowego są wydawane przez pracownika komórki finansowej za pokwitowaniem w

specjalnie do tego prowadzonej ewidencji, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stanu bloków formularzy. Anulowane formularze dowodów kasowych kwitariusza

przychodowego nie mogą być niszczone, lecz podlegają przechowywaniu w bloku formularzy.

Wystawiający dowód wpłaty określa w nim datę wpłaty, nazwisko i imię osoby wpłacającej,

adres, dokładne określenie tytułu wpłaty oraz kwotę wpłaty cyfrą i słownie. Dowód wpłaty

zaopatrzony jest w pieczęć jednostki.

 

VI.  Dowody bankowe

 

1. Bankowy dowód wpłaty

 

Służy do udokumentowania wpłaty gotówki z kasy jednostki do banku obsługującego.

Dokument wypełniany jest przez kasjera w dwóch egzemplarzach. Dwa egzemplarze bankowego

dowodu wpłaty składa kasjer wraz z gotówką do banku. Po przyjęciu gotówki, bank zatrzymuje oryginał dla siebie, kopię przekazując osobie wpłacającej – kasjerowi, który podłącza ten dowód

pod raport kasowy.

 

2. Czek gotówkowy

 

Służy do udokumentowania podjęcia gotówki z banku do kasy na podstawie sporządzonego przez komórkę finansową zapotrzebowania.

Czeki gotówkowe winny być wystawione przez kasjera w jednym egzemplarzu i podpisane przez osoby upoważnione, zgodnie ze złożonymi podpisami w karcie wzorów podpisów. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu podlega sprawdzeniu porównawczemu z kwotą ujętą w raporcie kasowym przez wskazanego pracownika komórki finansowej.

 

 

 

VII. Podatek VAT

 

Rozliczenie sprzedaży i zakupów.

Do obowiązków pracownika prowadzącego sprzedaż towarów i usług należy:

wystawianie faktur VAT,

Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej dane wymienione w przepisach wykonawczych do ustawy o podatku od towarów i usług. W razie sprzedaży dokonywanej na podstawie pisemnego zamówienia lub oferty, faktura nie musi zawierać podpisu nabywcy. Fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty wydania towaru (data podpisania aktu notarialnego) lub wykonania usługi. Z tytułu świadczenia w kraju usług najmu, dzierżawy lub usług o podobnym charakterze, fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego wynikającego z przepisów o podatku VAT. W przypadku świadczenia w/w usług faktura nie może być wystawiona wcześniej niż 30 dnia przed powstaniem tego obowiązku.

1. 1. 1. 1. prowadzenie rejestru sprzedaży VAT

W rejestrze sprzdaży ujmowane są faktury, zestawienia (dot. czynszów za lokale mieszkalne,lokale użytkowe oraz wywóz nieczystości płynnych) dla celów podatku VAT. W oparciu o rejestr sporządzane są miesięczne zestawienia z wyszczególnieniem wartości sprzedaży netto, stawek podatku należnego oraz wysokości tego podatku.

b) prowadzenie rejestru zakupu VAT

W rejestrze zakupów ujmuje się refaktury do faktur (za czynsze, wywozy nieczystości, rozmowy komórkowe).

c) sporządzenie miesięcznych deklaracji podatku VAT

 

Składanie w urzędzie skarbowym deklaracji rozliczenia podatku od towarów i usług nastąpić

w terminie do dnia 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który składana jest deklaracja. Podstawa prawna: art. 99 ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54 poz. 535 z późn. zmianami).

Za prawidłowe naliczenie podatku należnego wykazanego w ewidencji sprzedaży, podatku naliczonego wykazanego w ewidencji zakupów są odpowiedzialni pracownicy merytoryczni prowadzący sprzedaż i zakupy.

 

VIII. Przechowywanie i zabezpieczenie dowodów księgowych.

 

1. Dokumentacja finansowo - księgowa (dowody księgowe) przechowywane są w siedzibie jednostki organizacyjnej.
2. Dowody księgowe powinny być bieżąco porządkowane i układane w segregatorach w kolejności chronologicznej, wynikającej z prowadzonych ksiąg, w celu łatwego ich odszukania i sprawdzenia, uniemożliwienia dostępu osobom nieupoważnionym.
3. W ramach stosowania ochrony danych powinno się w należyty sposób przechowywać, chronić przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem bez upoważnienia, uszkodzeniem lub zniszczeniem:

- dokumentację dotyczącą ustalonych i przyjętych dla jednostki organizacyjnej zasad prowadzenia rachunkowości, wykazu stosownych ksiąg rachunkowych, dokumentacji systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera,

- księgi rachunkowe,

- dowody księgowe,

- dokumenty inwentaryzacyjne,

- dokumentację kontrolną,

- listy płac.

4. Ochrona danych dot. prowadzenia ksiąg rachunkowych przy pomocy komputera podlega szczególnym ustaleniom określonym w ustawie o rachunkowości.
5. Sprawozdania finansowe roczne podlegają trwałemu przechowywaniu, natomiast pozostałe zbiory dokumentacji przechowuje się przez określony czas*:

- księgi rachunkowe - 5 lat,

- karty wynagrodzeń pracowników - 50 lat,

- listy płac - 50 lat,

- listy premii i nagród - 50 lat,

- zaświadczenia o wysokości zarobków - 3 lata,

- dowody księgowe dotyczące inwestycji, kredytów, pożyczek, umów itp. - 5 lat,

- dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,

- pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

- terminy przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej obejmują okres nie krótszy niż wskazany w umowie o dofinansowanie. Może on podlegać przedłużeniu.

 

*Okres przechowywania dokumentów liczy się od początku roku następnego po roku obrotowym, w którym  operacje, transakcje zostały ostatecznie zakończone, rozliczone, spłacone lub przedawnione.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Z zarządzeniem nr 128/2019 zapoznałam/łem się i przyjęłam/łem do realizacji: