Informacje dodatkowe:

Zarządzenie Nr 82/2024

Wójta Gminy Lidzbark Warmiński

z dnia 12 grudnia 2024 r.

 

 

zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Gminy Lidzbark Warmiński Procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

 

 

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1465 ze zm.) oraz art. 23 ust. 1, art. 24 ust. 1i art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), zarządzam, co następuje:

 

 

§ 1. 1. W procedurze zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 49/2024 Wójta Gminy Lidzbark Warmiński z dnia 25 września 2024 r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Gminy Lidzbark Warmiński Procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych wprowadza się następujące zmiany:

 

1) w §1 dodaje się ustęp 12 i 13 w brzmieniu:

„12. zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.”

„13. organie publicznym - należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów”.

 

2) w § 13:

a) w ustępie 1 skreśla się wyrazy: „Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.”;

b) dodaje się ustępy 4-19 w brzmieniu:

„

4. Organ publiczny po przyjęciu zgłoszenia zewnętrznego dokonuje jego weryfikacji polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
5. Organ publiczny rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu. Następnie podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przekazuje sygnaliście informację zwrotną.
6. W sytuacji, gdy zgłoszenie nie należy do zakresu działania organu, wówczas przekazuje zgłoszenie do właściwego organu niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni. Informację o przekazaniu zgłoszenia właściwemu organowi, organ publiczny przekazuje sygnaliście.
7. Organ publiczny odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa.
8. Organ publiczny informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
9. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, organ publiczny może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.
10. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu. Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu oraz nie jest możliwe jego ustalenie na podstawie podanych danych, wówczas organ publiczny nie realizuje obowiązków, o których mowa w art. 32 ust. 5, 37, 38, 40 ust. 2 zdanie drugie oraz art. 41 ustawie o ochronie sygnalistów.

11. Sposoby zgłaszania nieprawidłowości zostały opisane w § 6 niniejszej procedury.

12. Organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

13. Na żądanie sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie.

14. Organ publiczny może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji. W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ publiczny może przekazać zgłoszenie zewnętrzne:

1) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;

2) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

Organ publiczny przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.

15. Organ publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Organ publiczny informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. Fakt ten organ publiczny odnotowuje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

16. Organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa powyżej.  Organ publiczny informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

17. Ochrona danych osobowych sygnalisty została opisana w § 10 niniejszej procedury.

18. Organ publiczny za każdy rok kalendarzowy sporządza sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, które przekazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.

19. Organ publiczny raz na 3 lata dokonuje przeglądu procedury zgłoszeń zewnętrznych.”

 

3) dodaje się § 13a w brzmieniu:

„§13a

 

REJESTR NIEPRAWIDŁOWOŚCI – ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

 

1. Organ publiczny prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych, który obejmuje:

- numer zgłoszenia;

- przedmiot naruszenia prawa;

- dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

- datę dokonania zgłoszenia;

- informację o podjętych działaniach następczych;

- informację o wydaniu zaświadczenia;

- datę zakończenia sprawy;

- informacje o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadkach określonych w ustawie;

- szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia, o ile organ publiczny posiada te dane.

2. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze. Lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.”

 

4) w § 15 dodaje się ustęp 8 i 9 w brzmieniu:

„8. 8. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych” stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

9. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych”  stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.

 

§ 3. 1.  Zarządzenie podlega opublikowaniu na stronie internetowej Urzędu oraz na tablicy ogłoszeń i wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.

2. Pracownicy Urzędu Gminy Lidzbark Warmiński zobowiązani są do zapoznania się z Procedurą i podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z jej przepisami.