Informacje dodatkowe:

Zarządzenie nr 310/2026
Wójta Gminy Lidzbark Warmiński

z dnia 29 czerwca 2026 r.

w sprawie zasad obiegu umów wprowadzanych do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych obowiązujących w Urzędzie Gminy Lidzbark Warmiński

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2026r. poz. 662), art. 34a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2025r. poz. 1483 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (Dz. U. z 2026r. poz. 440) zarządzam, co następuje:

§ 1. Przedmiot zarządzenia

1. Ustala się zasady obiegu, przekazywania, weryfikowania, wprowadzania, udostępniania
i aktualizacji informacji o umowach podlegających udostępnieniu w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, zwanym dalej „CRU JSFP”.

2. Zarządzenie ma zastosowanie do umów zawieranych przez Gminę Lidzbark Warmiński oraz Urząd Gminy Lidzbark Warmiński, które podlegają udostępnieniu w CRU JSFP na podstawie art. 34a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

3. Przez umowy, o których mowa w ust. 2, rozumie się umowy stanowiące zamówienie
w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, podlegające udostępnieniu w CRU JSFP.

§ 2. Definicje Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1. ustawie o finansach publicznych - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

2. Pzp - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych;

3. rozporządzeniu w sprawie CRU JSFP - należy przez to rozumieć rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych;

4. CRU JSFP - należy przez to rozumieć Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych prowadzony w systemie teleinformatycznym;

5. umowie - należy przez to rozumieć umowę, o której mowa w § 1 ust. 2 i 3 niniejszego zarządzenia;

6. Karcie danych do CRU JSFP - należy przez to rozumieć dokument zawierający dane niezbędne do wprowadzenia, udostępnienia albo aktualizacji informacji o umowie w CRU JSFP, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia;

7. pracowniku obsługującym CRU JSFP - należy przez to rozumieć pracownika Urzędu Gminy Lidzbark Warmiński posiadającego uprawnienia do wykonywania czynności w systemie CRU JSFP.

§ 3. Odpowiedzialność za dane dotyczące umowy

1. Za prawidłowe ustalenie, czy dana umowa podlega udostępnieniu w CRU JSFP, odpowiada kierownik referatu, który przygotowuje, zawiera, nadzoruje albo realizuje daną umowę.

2. Kierownik referatu odpowiada za:

1) terminowe przekazanie dokumentów i danych niezbędnych do udostępnienia informacji o umowie w CRU JSFP;

2) kompletność, prawidłowość i aktualność danych przekazywanych do CRU JSFP;

3) prawidłowe określenie przedmiotu umowy;

4) wskazanie wartości umowy;

5) wskazanie okresu obowiązywania umowy;

6) wskazanie stron umowy;

7) przekazanie informacji o finansowaniu umowy ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o finansach publicznych, jeżeli dotyczy;

8) przekazanie informacji o podstawie wyłączenia jawności, jeżeli dotyczy;

9) niezwłoczne przekazanie informacji o zmianach wymagających aktualizacji danych
w CRU JSFP.

3. Czynności techniczne związane z wprowadzaniem, udostępnianiem i aktualizacją informacji w CRU JSFP wykonują pracownicy obsługujący CRU JSFP.

4. Wykonywanie czynności technicznych przez pracowników, o których mowa w ust. 3, nie zwalnia komórek merytorycznych z odpowiedzialności za prawidłowość, kompletność i aktualność danych przekazanych do CRU JSFP.

§ 4. Przekazywanie dokumentów do obsługi CRU JSFP

1. Podstawą wprowadzenia informacji o umowie do CRU JSFP jest komplet dokumentów przekazany przez komórkę merytoryczną w formie papierowej, obejmujący co najmniej jeden z niżej wymienionych elementów:

1) kopię wybranych stron podpisanej umowy zawierający niezbędne informacje;

2) wypełnioną Kartę danych do CRU JSFP;

3) dokumenty lub informacje niezbędne do prawidłowego ustalenia danych podlegających udostępnieniu w CRU JSFP, jeżeli nie wynikają one bezpośrednio z treści umowy;

4) informację o wyłączeniu jawności wraz z podstawą prawną, jeżeli dotyczy.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, kierownik referatu przekazuje pracownikowi obsługującemu CRU JSFP niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy.

3. Za dzień zawarcia umowy przyjmuje się dzień złożenia podpisu przez ostatnią ze stron, chyba że z przepisów prawa, treści umowy albo sposobu jej zawarcia wynika inny dzień zawarcia umowy.

4. W przypadku nieobecności kierownika referatu dokumenty i dane przekazuje osoba przez niego wyznaczona albo osoba zastępująca kierownika zgodnie z obowiązującym podziałem zastępstw.

5. Potwierdzeniem przekazania dokumentów jest adnotacja na kopii umowy pozostającej
w referacie albo inna forma pozwalająca ustalić datę przekazania dokumentów dokonana przez pracownika obsługującego CRU JSFP własnoręcznym podpisem.

§ 5. Weryfikacja przekazanych danych

1. Pracownik obsługujący CRU JSFP dokonuje formalnej weryfikacji przekazanych dokumentów w zakresie ich kompletności.

2. W przypadku stwierdzenia braków, nieścisłości albo rozbieżności w przekazanych dokumentach lub danych, pracownik obsługujący CRU JSFP zwraca dokumenty kierownikowi referatu w celu uzupełnienia albo wyjaśnienia.

3. Kierownik referatu jest zobowiązany niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni roboczych, uzupełnić braki albo przekazać wyjaśnienia.

4. Pracownik obsługujący CRU JSFP nie dokonuje samodzielnej oceny merytorycznej treści umowy, w szczególności w zakresie kwalifikacji umowy jako podlegającej albo niepodlegającej udostępnieniu w CRU JSFP, chyba że wynika to z jego zakresu czynności.

§ 6. Ustalanie wartości umowy

1. Wartość umowy na potrzeby CRU JSFP ustala kierownik referatu zgodnie z ustawą o finansach publicznych oraz rozporządzeniem w sprawie CRU JSFP.

2. Wartość umowy należy wskazać w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

3. W przypadku gdy z treści umowy wynika wartość netto i brutto, w Karcie danych do CRU JSFP lub w innej dokumentowej formie, należy wskazać wartość zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu w sprawie CRU JSFP.

4. W przypadku wątpliwości dotyczących sposobu ustalenia wartości umowy, kierownik referatu uzgadnia wymienioną wartość ze Skarbnikiem Gminy albo osobą przez niego wyznaczoną.

5. Jeżeli umowa jest finansowana albo współfinansowana ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o finansach publicznych, kierownik referatu wskazuje tę okoliczność w Karcie danych do CRU JSFP lub wykazuje w innej dokumentowej formie.

§ 7. Wprowadzanie i udostępnianie informacji w CRU JSFP

1. Informacje o umowie oraz ich zmiany wprowadza do CRU JSFP pracownik upoważniony
do wprowadzania informacji o umowie w systemie CRU JSFP.

2. Udostępnienia informacji o umowie w CRU JSFP dokonuje pracownik upoważniony
do udostępniania, aktualizowania i wycofywania informacji o umowie w systemie CRU JSFP.

3. Wprowadzenie informacji do CRU JSFP następuje na podstawie dokumentów, o których mowa w § 4 ust. 1 niniejszego zarządzenia.

4. Potwierdzeniem wprowadzenia albo udostępnienia informacji o umowie w CRU JSFP jest:

1) adnotacja na kopii umowy albo Karcie danych do CRU JSFP;

2) wydruk/potwierdzenie z systemu CRU JSFP;

3) zapis w wewnętrznym rejestrze albo inna forma umożliwiająca ustalenie daty dokonania czynności.

5. Potwierdzenie, o którym mowa w ust. 4, powinno zawierać co najmniej:

1) datę wprowadzenia albo udostępnienia informacji;

2) oznaczenie osoby dokonującej czynności;

3) numer albo identyfikator wpisu w CRU JSFP, jeżeli został nadany przez system.

§ 8. Aktualizacja informacji o umowie

1. Zasady określone w niniejszym zarządzeniu stosuje się odpowiednio do:

1) aneksów do umów;

2) zmiany wartości umowy;

3) zmiany okresu obowiązywania umowy;

4) wypowiedzenia umowy;

5) rozwiązania umowy;

6) wygaśnięcia umowy;

7) cesji praw lub obowiązków wynikających z umowy;

8) zmiany statusu umowy;

9) korekty błędnie wprowadzonych danych;

10) innych zdarzeń powodujących konieczność aktualizacji informacji w CRU JSFP.

2. Kierownik referatu jest obowiązany przekazać informację o zdarzeniu wymagającym aktualizacji danych niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia powzięcia informacji o tym zdarzeniu.

3. Do informacji o aktualizacji należy dołączyć:

1) dokument stanowiący podstawę aktualizacji, jeżeli został sporządzony ze wskazaniem przyczyny aktualizacji lub

2) zaktualizowaną Kartę danych do CRU JSFP.

4. Aktualizacji informacji w CRU JSFP dokonuje pracownik obsługujący CRU JSFP.

§ 9. Wyłączenie jawności i ochrona danych

1. Przed przekazaniem danych do CRU JSFP kierownik referatu dokonuje oceny, czy
w odniesieniu do informacji objętych umową zachodzą podstawy do wyłączenia jawności.

2. Jeżeli zachodzą podstawy do wyłączenia jawności określonych informacji, kierownik referatu wskazuje w Karcie danych do CRU JSFP lub w innej dokumentowej formie:

1) zakres informacji podlegających wyłączeniu;

2) podstawę prawną wyłączenia jawności;

3) uzasadnienie wyłączenia;

4) osobę lub stanowisko dokonujące kwalifikacji wyłączenia.

3. Przekazywanie, wprowadzanie i udostępnianie informacji w CRU JSFP odbywa się
z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych, dostępie do informacji publicznej oraz ochronie informacji prawnie chronionych.

§ 10. Uprawnienia do obsługi CRU JSFP

1. Czynności w CRU JSFP wykonują wyłącznie pracownicy posiadający uprawnienia nadane zgodnie z zasadami funkcjonowania systemu CRU JSFP.

2. Użytkowników systemu CRU JSFP wyznacza Wójt Gminy Lidzbark Warmiński odrębnym upoważnieniem.

3. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 2, określa w szczególności zakres uprawnień użytkownika, w tym uprawnienia do:

1) zarządzania kontem jednostki jako administrator, w tym akceptowania wniosków użytkowników oraz nadawania, zmiany i odbierania uprawnień;

2) wprowadzania informacji o umowach oraz dokonywania zmian tych informacji;

3) udostępniania, aktualizowania i wycofywania informacji o umowach w CRU JSFP;

4) generowania raportów dotyczących informacji o umowach zarejestrowanych na koncie jednostki;

5) wykonywania innych czynności technicznych niezbędnych do obsługi konta jednostki w CRU JSFP, zgodnie z nadanymi uprawnieniami systemowymi

4. Kierownik referatu, w którym zatrudniony jest użytkownik CRU JSFP, niezwłocznie informuje osobę odpowiedzialną za administrowanie kontem jednostki o konieczności zmiany albo odebrania uprawnień, w szczególności w przypadku:

1) ustania zatrudnienia;

2) zmiany stanowiska pracy;

3) zmiany zakresu obowiązków;

4) długotrwałej nieobecności;

5) cofnięcia upoważnienia.

§ 11. Jednostki organizacyjne Gminy

1. Niniejsze zarządzenie określa zasady obowiązujące w Urzędzie Gminy Lidzbark Warmiński i nie narusza obowiązków kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Lidzbark Warmiński będących jednostkami sektora finansów publicznych w zakresie realizacji obowiązków wynikających z art. 34a ustawy o finansach publicznych.

2. Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Lidzbark Warmiński odpowiadają za realizację obowiązków dotyczących CRU JSFP w kierowanych przez siebie jednostkach, jeżeli jednostki
te spełniają przesłanki podmiotowe i przedmiotowe wynikające z przepisów prawa.

3. Obsługa organizacyjna, finansowa albo księgowa jednostki organizacyjnej przez Urząd Gminy Lidzbark Warmiński nie zwalnia kierownika tej jednostki z odpowiedzialności za realizację obowiązków wynikających z art. 34a ustawy o finansach publicznych, chyba że z przepisów prawa albo odrębnych porozumień wynika inny zakres czynności pomocniczych.

§ 12. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia

1. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Lidzbark Warmiński.

2. Wykonanie zarządzenia powierza się:

1) kierownikom referatów;

2) Skarbnikowi Gminy - w zakresie danych finansowych i źródeł finansowania, jeżeli wymagają one weryfikacji;

3) pracownikom upoważnionym do obsługi CRU JSFP;

4) innym pracownikom, którym powierzono czynności związane z przygotowaniem, zawieraniem, realizacją albo rozliczaniem umów.

§ 13. Wejście w życie

1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2026 r.