§1.

Zarządzenie reguluje sprawowanie kontroli finansowej w Urzędzie Gminy Lidzbark Warmiński, w tym ustala procedury, o których mowa w art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2()04r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.) zwanej dalej ustawą o finansach publicznych], z uwzględnieniem Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych określonych w Komunikacie Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58).

§2.

Pojęcie kontroli finansowej należy rozumieć w sposób określony w art. 47 ustawy o finansach publicznych.

 

Rozdział 1 Procedury

§3.

Czynności określone w niniejszym rozdziale wykonuje kierownik jednostki lub pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

§4.

1.    Środki publiczne należne jednostce powinny być pobierane na zasadach określonych we właściwych aktach prawnych, umowach lub innych dokumentach.

2.    Przy wykonywaniu czynności związanych z pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych uwzględnia się zasady określone w odrębnych przepisach.

3.    Jeżeli należność jednostki nie została uregulowana w terminie, wzywa się dłużnika do zapłaty w terminach określonych we właściwych przepisach. Jeśli nie zostały one przewidziane dokonuje się tego niezwłocznie, nie później niż po upływie 30 dni od wyznaczonej daty zapłaty.

4.    W razie bezskutecznych wezwań do zapłaty wszczyna się niezwłocznie właściwą procedurę egzekucyjną.

5.    Umarzanie, odraczanie lub rozkładanie na raty spłaty należności pieniężnych regulowane jest przepisami odrębnymi.

6. Gromadzenie środków wpłacanych do kasy jednostki odbywa się na zasadach określonych w odrębnym zarządzeniu (instrukcja kasowa).

§5.

1.    Zobowiązania finansowe zaciąga się z uwzględnieniem zasad, o których mowa w art. 36 ust 1 ustawy o finansach publicznych.

2.    Wydatki jednostki dokonywane są z uwzględnieniem zasad, o których mowa w art. 35 ustawy o finansach publicznych.

3.      Zaciąganie zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków realizowane jest z uwzględnieniem zapisów § 6.

4.   Zobowiązania finansowe zaciąga się oraz wydatków dokonuje w szczególności na podstawie wniosków pracowników.

§6.

1.      Zamówień publicznych udziela się z zastosowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

2.      Zamówień publicznych, do udzielenia których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych, udziela się podmiotowi wyłonionemu po dokonaniu analizy rynku, z uwzględnieniem w szczególności ceny i jakości przedmiotu zamówienia, zgodnie z zarządzeniem Nr 97/08 Wójta Gminy Lidzbark Warmiński z dnia 1 lipca 2()08r. w sprawie regulaminu ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 EURO.

4. Zamówień publicznych udziela się w szczególności na podstawie wniosków pracowników.

§7.

1.     Zwrotu środków publicznych dokonuje kierownik jednostki z zastrzeżeniem odrębnych przepisów.

2.     O stwierdzonej na podstawie ewidencji księgowej konieczności zwrotu środków publicznych niezwłocznie informuje się kierownika jednostki.

 

Rozdział 2 Wykonywanie kontroli finansowej

§8.

1. Kontrola w zakresie:

-   pobierania i gromadzenia środków publicznych,

-   zaciągania zobowiązań finansowych,

-   dokonywania wydatków ze środków publicznych,

-   udzielania zamówień publicznych,

-                         zwrotu środków publicznych

następuje poprzez badanie i porównanie stanu faktycznego - ujawnionego w dokumentach tworzonych w toku odpowiedniego postępowania - ze stanem wymaganym.

2. Dokonanie kontroli dokumentowane jest przez złożenie podpisu na dokumencie przez osobę uprawnioną do kontroli.

§9.

1.    Kontroli dokonuje się pod względem legalności, celowości, gospodarności oraz zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym.

2.    Kontrola legalności polega na ocenie zgodności operacji gospodarczej z prawem.

3.    Celowość oznacza związek pomiędzy zaciągnięciem zobowiązania/wydatkiem a realizacją zadań ustawowych/statutowych oraz adekwatność zamierzonego wydatku do spodziewanego efektu.

4.     Gospodarność oznacza korzystny stosunek nakładu związanego z daną operacją do spodziewanych efektów.

§10.

Kontrola finansowa dokonywana jest w formie kontroli wstępnej i następczej.

§11.

Pracownik podejmujący działania w przedmiocie określonym w § 9 ust. 1 zobowiązany jest do bieżącej samokontroli.

§12.

1.     Czynności kontrolne w ramach posiadanych kompetencji, z zastrzeżeniem przepisów niniejszego zarządzenia, sprawują w szczególności:

-   kierownik jednostki,

-   zastępca kierownika jednostki,

-   główny księgowy,

-   inni pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

2.  Osoby wymienione w ust. 1 zobowiązane są w szczególności do:

-   bieżącej kontroli podległych sobie pracowników,

-   bieżącej kontroli realizacji zadań podległych sobie komórek organizacyjnych,

-   podejmowania działań zmierzających do eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości i zapobiegania powstawaniu takich w przyszłości, a w szczególności do składania odpowiednich wniosków do kierownika jednostki.

3. W przypadkach nieuregulowanych w niniejszym zarządzeniu kontrolę operacji gospodarczych sprawują osoby wskazane w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla

Urzędu Gminy Lidzbark Warmiński, uregulowane w odrębnym zarządzeniem.

§13.

Kontroli pobierania i gromadzenia środków publicznych, w szczególności pod względem terminowości pobierania oraz, we właściwych przypadkach, odprowadzania do budżetu, dokonuje kierownik jednostki.

§14.

1.    Wstępna kontrola wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez kierownika jednostki na etapie sporządzania planu finansowego.

2.    Kontrola prawidłowości gospodarowania mieniem jednostki:

-   obejmuje kontrolę pozyskiwania składników majątkowych przez jednostkę,

-   obejmuje kontrolę zbywania składników majątkowych oraz ich dysponowania na rzecz innych podmiotów,

-   przeprowadzana jest w formie inwentaryzacji. Sposób jej przeprowadzania, terminy oraz przeprowadzające ją osoby zostały określone w odrębnym zarządzeniu,

-   w przypadku dysponowania na rzecz innych podmiotów prowadzona jest w formie rejestru umów,

-   obejmuje ocenę prawidłowości postępowań prowadzonych przez Komisję Likwidacyjną powołaną odrębnym zarządzeniem.

§15.

1.      Wstępna kontrola wydatków płacowych i płacopochodnych przeprowadzana jest przez kierownika jednostki na etapie sporządzania planu finansowego i polega na ustaleniu adekwatności zatrudnienia do potrzeb jednostki w tym roku budżetowym, na który sporządzany jest projekt planu.

2.      Pracownik odpowiedzialny za sprawy kadrowe winien dokonać półrocznej oceny celowości wydatków, o których mowa w ust. 1. Ustalenia i wnioski winien przekazać kierownikowi jednostki w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po ostatnim miesiącu półrocza, za który winna być dokonywana ocena.

§16.

1.    Wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym dokonuje główny księgowy przed zaciągnięciem przez jednostkę zobowiązania.

2.    Wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych dokonuje Główny Księgowy przed wykonaniem dyspozycji środkami pieniężnymi.

§17.

1. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:

-                              nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,

-    nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,

-    zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.

2. Dla celów dowodowych zalecane jest parafowanie każdej strony podpisywanego przez głównego księgowego dokumentu.

§18.

1.  W celu wypełnienia obowiązków o których mowa w § 5 i 6, główny księgowy może żądać od kierowników komórek organizacyjnych jednostki:

-     udzielania w formie ustnej lub pisemnej - w terminie przez niego określonym -niezbędnych informacji i wyjaśnień,

-     udostępnienia - w trybie natychmiastowym - do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień.

 

2.    W razie wątpliwości co do zgodności z prawem operacji gospodarczej główny księgowy może niezależnie od wyjaśnień pracownika merytorycznego zażądać również opinii radcy prawnego na temat legalności danej operacji.

3.    Główny księgowy może wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

§19.

1.     Wstępnej kontroli udzielania zamówień publicznych dokonuje przewodniczący komisji przetargowej, o którym mowa w Zarządzeniu Burmistrza powołanym w § 6 niniejszego zarządzenia.

2.  Informacja o wynikach kontroli przekazywana jest kierownikowi jednostki (osobie upoważnionej do udzielenia zamówienia) co najmniej:

-   przed przesłaniem ogłoszenia lub przesłaniem zaproszenia do składania ofert w formie informacji o przebiegu przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

-   po wykonaniu zadań komisji przetargowej określonych w w/w Zarządzeniu w formie określonej w przepisach dotyczących zamówień publicznych.

§20.

Kontroli zwrotu środków publicznych dokonuje kierownik jednostki.