Wprowadza się procedurę windykacji należności z tytułu podatków stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.
1. Zobowiązuję Skarbnika Gminy oraz pozostałych pracowników Referatu Finansowego Urzędu Gminy Lidzbark Warmiński do zapoznania się z instrukcją i do ścisłego jej przestrzegania i postępowania zgodnie z zasadami i przepisami zawartymi w instrukcji.
2. Nadzór nad realizacją postanowień procedur powierzam Skarbnikowi Gminy.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
 


I.    Cel zastosowania procedury

Wprowadzenie procedury ma na celu usystematyzowanie prawidłowego i terminowego podejmowania windykacji należności z tytułu podatków.

II.    Podstawa prawna prowadzonych postępowań

1.    Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych ( Dz. U. z 2010r. Nr 95, poz. 613z późn.zm), ustawa z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz.U. 2013, poz. 1381 ze zm.), ustawa z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym ( Dz. U. z 2013 r., poz. 465 z późn. zm.), do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.- Ordynacja Podatkowa (Dz. U. z 2012r. poz. 749 z późn. zm.),
2.    Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji ( Dz. U. z 2012 r., poz. 1015 z późn. zm.),
3.    Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które musza być zawarte w rachunkach (Dz. U. z 2005 r., Nr 165, poz. 1373 z późn. zm),
4.    Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2001r. w sprawie wysokości kosztów upomnienia skierowanego przez wierzyciela do zobowiązanego przed wszczęciem egzekucji administracyjnej (Dz. U. z 2001 r., Nr 137, poz. 1543),
5.    Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U.z 2001 r., Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).

III.    Kontrola terminowej realizacji zobowiązań

1.    Osoba prowadząca analityczną ewidencję księgową dokonuje analizy zadłużenia na kontach podatników sprawdzając czy należności zostały zapłacone.
2.    Kontrolę terminowej realizacji zobowiązań wykonuje się przez analizę kont podatników, według stanu na koniec miesiąca, po zaksięgowaniu wszystkich wpłat, zwrotów, przypisów i odpisów przypadających do końca analizowanego okresu.
3.    Analiza stanu kont podatników winna być prowadzona na bieżąco, poprzez drukowanie wykazu zaległości, nie rzadziej niż raz na kwartał.

IV.    Zasady dotyczące wystawiania upomnień

1.    Jeżeli podatnik nie zapłacił należności w terminie płatności podatku pracownik zobowiązany do prowadzenia windykacji wystawia upomnienie.
2.    Upomnienia są wystawianie w następujących terminach:
1) zobowiązania podatkowe od osób fizycznych tj. podatek rolny, podatek leśny i podatek od nieruchomości;
a) pierwsza i druga rata podatku danego roku w terminie 30 dni od końca miesiąca w którym upłynął ustawowy termin płatności drugiej raty podatku za dany rok,
b) trzecia i czwarta rata podatku danego roku w terminie 30 dni od końca miesiąca w którym upłynął ustawowy termin płatności czwartej raty podatku za dany rok,
2) zobowiązania podatkowe od osób prawnych tj. podatek rolny
a) pierwsza i druga rata podatku danego roku w terminie 30 dni od końca miesiąca w którym upłynął ustawowy termin płatności drugiej raty podatku za dany rok,
b) trzecia i czwarta rata podatku danego roku w terminie 30 dni od końca miesiąca w którym upłynął ustawowy termin płatności czwartej raty podatku za dany rok,
3) zobowiązania podatkowe od osób prawnych tj. podatek leśny i podatek od nieruchomości
a) rata podatku za miesiąc styczeń, luty, marzec, kwiecień, maj, czerwiec danego roku w terminie 30 dni od końca miesiąca w którym upłynął ustawowy termin płatności raty podatku za miesiąc czerwiec danego roku,
b) rata podatku za miesiąc lipiec, sierpień, wrzesień, październik, listopad, grudzień danego roku w terminie 30 dni od końca miesiąca w którym upłynął ustawowy termin płatności raty podatku za miesiąc grudzień danego roku,
4) zobowiązania podatkowe od osób fizycznych i prawnych tj. podatek od środków transportowych
a) pierwsza rata podatku danego roku w terminie 30 dni od końca miesiąca w którym upłynął ustawowy termin płatności pierwszej raty podatku za dany rok,
b) druga rata podatku danego roku w terminie 30 dni od końca miesiąca w którym upłynął ustawowy termin płatności drugiej raty podatku za dany rok,
3.    Mając na uwadze racjonalność gospodarowania środkami publicznymi, upomnienie wystawia się w przypadku zaległości przekraczającej wysokość kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji.                       
4.    Jeżeli wysokość przypisu podatku za dany rok jest niższa niż wysokość kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, upomnienie wystawia się po upływie terminu płatności ostatniej raty za dany rok, w terminie do 10 dnia miesiąca
po miesiącu, w którym upłynął termin płatności ostatniej raty.
5.    Tryb doręczenia wezwań, pism urzędowych, decyzji, nakazów płatniczych oraz postępowanie w wypadku niemożności ich doręczenia podatnikom regulują przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.).
6.    Upomnienie wystawia się w dwóch egzemplarzach i numeruje narastająco w danym roku kalendarzowym w prowadzonej ewidencji dla danego rodzaju należności – jeden egzemplarz dla zobowiązanego, drugi pozostaje w aktach sprawy.                       
7.    Przed wysłaniem upomnienia należy sprawdzić na koncie podatnika, czy
w okresie od wystawienia upomnienia do dnia wysłania nie odnotowano wpłat zaległości.
8.    Upomnienie wysyła się za pośrednictwem operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, przesyłką poleconą listową
za potwierdzeniem odbioru, na którym umieszcza się numer upomnienia poprzedzony symbolem „Up”. W przypadku nieotrzymania potwierdzenia odbioru upomnienia
w ciągu 20 dni, należy złożyć reklamację u operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, w której nadano upomnienie lub w komórce organizacyjnej Urzędu odpowiedzialnej za korespondencję. W przypadku zaginięcia upomnienia lub braku dowodu doręczenia zobowiązanemu upomnienia, wysyła się je ponownie.                                   
9.    Pracownik, któremu powierzono wystawianie upomnień wprowadza niezwłocznie otrzymane zwrotne potwierdzenie odbioru upomnień do ewidencji podatkowej prowadzonej w systemie informatycznym w celu odnotowania dat ich odbioru oraz podpina pod kopię wysłanego upomnienia. Po 30 dniach od wystawienia upomnień należy wygenerować z systemu informatycznego wydruk ewidencji wysłanych upomnień i sprawdzić, czy zostały odnotowane wszystkie daty doręczenia. W przypadku gdy w kolumnie „data doręczenia” występuje wolne pole należy ustalić przyczynę braku wypełnienia i dokonać stosownej adnotacji, którą następnie należy nanieść na konto podatkowe.
10.    Upomnienie powinno zawierać dane zgodne z wzorem wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.                                                                   

V.    Zasady dotyczące wystawiania tytułów wykonawczych   

1.    Tytuł wykonawczy sporządza pracownik, któremu powierzono wystawianie tytułów wykonawczych na zaległości podatkowe powstałe w wyniku niezapłacenia lub częściowego zapłacenia zaległości objętych upomnieniem, najpóźniej po upływie 30 dni od chwili przekazania upomnień skierowanych do dalszej egzekucji, przez pracownika, któremu powierzono wystawianie upomnień.
2.    W przypadku kiedy prowadzone jest postępowanie podatkowe w sprawie określenia wysokości zobowiązania podatkowego, termin określony w ust. 1, liczony jest od dnia uprawomocnienia się decyzji.
3.    Tytuł wykonawczy sporządza się na druku określonym w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.                               
4.    Tytuły wykonawcze są numerowane narastająco w danym roku kalendarzowym
w prowadzonej ewidencji informatycznej.       
5.    Wystawione tytuły wykonawcze wraz z dołączonymi dowodami doręczenia upomnienia lub stwierdzeniem, że egzekucja może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia upomnienia, podpisane przez Wójta Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, rejestruje się w ewidencji tytułów wykonawczych (prowadzonej
w dwóch egzemplarzach) i przekazuje się do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego za potwierdzeniem odbioru. O każdej zmianie stanu zaległości objętej tytułem wykonawczym lub całkowitej likwidacji tej zaległości zawiadamia się niezwłocznie właściwy organ egzekucyjny.                           
6.    Pracownik, któremu powierzono wystawianie upomnień jest zobowiązany systematycznie weryfikować wygenerowaną z systemu informatycznego ewidencję zaległości objętych upomnieniem za dany okres z ewidencją wystawionych tytułów wykonawczych celem sprawdzenia, czy na wszystkie zaległości zostały wystawione tytuły wykonawcze.       
7.    W przypadku odroczenia terminu płatności zobowiązania podatkowego lub rozłożenia na raty, pracownik prowadzący windykacje podatków wprowadza decyzję do systemu informatycznego na konto podatnika.                            
8.    Jeżeli w terminie określonym w decyzji podatnik nie dokonał zapłaty odroczonego podatku lub zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę lub nie zapłacił którejkolwiek z rat, na jakie został rozłożony podatek lub zaległość podatkowa wraz
z odsetkami za zwłokę, terminem płatności podatku lub zaległości podatkowej objętej odroczeniem lub ratą staje się odpowiednio termin określony w art. 47 § 1-3 ustawy Ordynacja podatkowa.  
9.    Jeżeli podatnik nie wpłacił w wyznaczonym terminie odroczonego podatku lub wpłacił część wyznaczonej raty wystawia się upomnienie na kwotę pozostałą
do zapłacenia i doręcza się dłużnikowi – jeżeli istnieje obowiązek, a następnie wystawia się tytuł wykonawczy.
10.    Gdy istnieje realne zagrożenie, że zaległości podatkowe nie zostaną zapłacone,
a egzekucja jest nieskuteczna, dokonuje się zabezpieczenia na majątku podatnika przez wpis hipoteczny na podstawie wystawionych decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego lub wystawionych tytułów wykonawczych.